Номенклатурата на делата на организацията: проби на пълнене. Как да направите номенклатура на делата на организацията?

Всяка организация в процес на работа е изправена пред голям оборот на документи. Договори, законови, счетоводни, вътрешни документи ... Някои от тях трябва да се съхраняват в предприятието за целия период на съществуването му, но повечето сертификати могат да бъдат унищожени след изтичане на валидността им. За да може бързо да разбере събраните документи, се съставя номенклатурата на делата на организацията. Образците на този документ и алгоритъма за неговото конструиране ще бъдат разгледани по-долу.

съдба

Във всяка организация се създават стотици документи. Всеки ден се натрупват, работниците постепенно се сменят. В един момент става трудно да се намери ред преди две години. За да се избегнат подобни ситуации, се създава номенклатура от случаи.

дефиниция

Въпросът е документ, свързан с един въпрос, част от дейността. Номенклатурата на случаите е списък, който съдържа списък на започнатите случаи, като посочва периодите на тяхното съхранение. С неговата помощ можете правилно да организирате работния процес. Номенклатурата на случаите на търговска организация, чиято извадка ще бъде разгледана по-долу, е съставена със следната цел:

• систематизиране на групирането на документите, което гарантира тяхното бързо търсене и запазване;
• възлагане на регистрационен номер за класифициране на случаите;
• приготвяне Опис на документите постоянно, дългосрочно и лично съхранение (включително действия за унищожаване).

Номенклатурата на случаите се използва при избора на документи за архивиране и унищожаване. Тази мултифункционална референция е необходима на всяка организация, за да рационализира работния процес. В същото време форма на собственост на организацията няма значение. Ако извадката от номенклатурата на случаите на медицинска организация може да бъде намерена в нормативни актове и нормативни актове, тогава анализаторът на инициираните дела на частната организация ще трябва да съставлява самостоятелно.

Задължително или принудително?

Съставянето на този списък се извършва от "Правилата за функциониране на архивите". За организациите, които създават архив като отделна услуга, е задължително. Този списък, освен държавните и общинските институции, включва и някои търговски структури, например нотариални кантори.

Всички останали институции трябва да създадат номенклатура от случаи, за да систематизират работата с документи, тъй като предприятията с всички форми на собственост са задължени да осигурят запазването на архивни удостоверения. Това е предвидено в Федерален закон № 125. Създаването или актуализирането на подробен списък от случаи следва през четвъртото тримесечие на календарната година.

структура

Номенклатурата на делата трябва да съдържа всички интраваскуларна бизнес от печатните издания: .. отчети на работниците и служителите, удостоверения за заетост, списания, книги, документи, цялата документация на структурни звена, структурни звена на кореспонденция и др Restricted документация трябва да съдържа подпис печат "DSP". В указателя трябва да фигурират делата на временните комисии, звена. Но, например, синдикатът е независима организация. Служителите му самостоятелно се занимават с формирането на директорията. Архив трябва също да съдържа заглавията на недовършени бизнес ликвидирани предприятия, са възложени на действие.

Извадка от попълването на номенклатурата на делата на организацията, която можете да видите по-долу.

Днес много предприятия поддържат документация по електронен път. Някои отчети дори не печатат на хартия. В края на всеки раздел трябва да посочите кои отчети се съхраняват в електронна форма, да посочите броя на файловете и всички ключови думи, които трябва да търсите. Някои институции създават отделна електронна номенклатура на делата на търговска организация. Извадката и алгоритъмът за попълването й трябва да отговарят изцяло на приетите стандарти.

Къде да започнем?

Отговорността за съставянето на директорията в големите институции се осигурява от службата за поддръжка на документацията (секретариат, служба), а в малък - секретар, друг назначен човек. В търговски организации тази функция се изпълнява от персонала, в който се създават повечето документи. Тъй като информацията трябва да идва от всички структурни деления, е по-целесъобразно да започнем с развитието на реда за номенклатурата на делата в организацията. Образец на такава поръчка е представен на вашето внимание.

LLC "ABC"

11/20/2017 Москва

С цел систематизиране, съхранение и записване на документацията

ПОРЪЧАЙ:

• Да одобрява и пуска в обращение номенклатурата на дейността на дружеството от 01.01.2018 г.
• Ръководителите на структурните звена осигуряват бизнес формация съгласно одобрения формуляр.
• Секретар, който изпраща на структурните звена извадки от директорията за работа.

Генералният директор Иванов Н.А.

За институциите от някои сфери на дейност министерството вече е разработило образци от номенклатурата на случаите на организации. Този нюанс трябва да бъде изяснен преди създаването на указателя. Типичните номенклатури трябва да бъдат завършени в строго съответствие с дадена проба от номенклатурата на делата на организацията. Други институции могат да използват тези директории за съставяне на отделен документ.

Подкрепяща документация

При разработването на формата на указателя търговските организации трябва да се съсредоточат върху:

• "Правила на архивите" (решение на Розархив от 06.02.02);
• Раздел 5 от Решение № 477 от 15.06.2009 г. "За одобряване на правилата за водене на отчетност".
• Инструкция за работа в офиса.
• Списък на архивните документи.

Също така е необходимо да се изучат масата за персонала, чартърът, местни актове, разпоредби относно подразделения, правила, стандарти, инструкции, архиви. Те съдържат препратки към използваните документи. Първо, се съставят проби от номенклатурата на делата на организацията по единици, след което се формира обща справочна книга. Понякога се използва функционален, а не структурен принцип. Това означава, че разпределението не е по отдел, а по функция.

Как да направите извадка от номенклатурата на делата на организацията?

Формата на справочните книги е посочена в приложение № 8 към "Правилника за архивите". Директории се съставят върху бланката на организацията. Основната част от доклада е представена под формата на таблица и се състои от 5 колони:

• индекс на делото;
• заглавие (обем, част);
• номер (обеми, части);
• срок на годност, номер на артикула според списъка;
• Забележка.

индекс

Индексът е цифрово обозначение на структурен елемент в предприятието. Например: 04-06, където 04 е ранният номер на персонала, 06 е серийният номер на делото. Индексът може да се състои от три двойки цифри, например: 04-03-08, където 04 е кода на финансовия и икономически отдел, 03 е наименованието на счетоводната служба, а 08 е номерът на делото. Индексът може да бъде числен, азбучен или смесен.

заглавия

Заглавията са разделени според важността на документите. Първо, се вземат под внимание организационната и административната документация (те започват с по-високи единици и преминават към структурни подразделения). Тогава са изброени правилата и правилата, разработени от самата организация. След това се вземат предвид плановете и отчетите (годишни, тримесечни, месечни). Проектите на административни документи се поставят след основните документи. Подобни случаи (например лични карти на служителите) се попълват по азбучен ред.

Заглавието трябва в обобщена форма да отразява съдържанието на документа. Не се допуска използването на общи формули като "разнообразни", "кореспонденция", "входящи / изходящи документи". Заглавието на файла съдържа следните елементи:

• заглавието на документа или естеството на делото, ако документът е част от голям обем;
• автор на документа (име на организацията или разделяне);
• адресат (от кого са получени или кои ще бъдат изпратени документи);
• резюме / същност (например "Въпроси за атестация");
• името на територията;
• дата / период;
• забележете, ако файлът съдържа копия на други документи, а не оригиналите им.

Обхватът на всеки случай не трябва да надвишава 250 листа. Ако се приеме, че случаят ще бъде обем, тогава той е разделен на части и обеми. В третата колона в края на календарната година е посочен броят на реално инициираните случаи.

В четвъртата колона се посочва срокът на съхранение на документите, съгласно Правилата. Те трябва да се зачитат както от държавни, така и от търговски организации. Ако документът не е в Правилата, периодът на съхранение трябва да бъде определен въз основа на списъка. Срокът на съхранение започва от 1 януари на следващата година след създаването му. Ако сертификатът е издаден през 2016 г., обратното броене трябва да започне на 01.01.2017.

Актуализиране на списъка

Ежегодно при подаване на делата в архива се предоставя подробен списък. Ето как изглежда актуализираният пример за номенклатурата на бизнеса на клона на охранителните организации:

През годината всички документи се групират по одобрения формуляр. Ако искате да добавите неизползван отчет, генерира се нов хедър. Процесът се повтаря съгласно алгоритъма, описан по-горе.