Правила за регистрация на документи

Дейността на всеки бизнес субект е свързана с необходимостта от съставяне на голям брой документи, регистрацията на които е обвързана с единни формуляри, както и управленска и ежедневна функция (удостоверения и разпореждания, пълномощни и заповеди). Много често има въпроси относно размера на полетата и шрифта, местоположението на печатите и т.н.

Правилата за издаване на документи се уреждат от GOST. Тези регулаторни и правни актове са разработени и одобрени на федерално ниво. Изискванията, съдържащи се в тях, са от препоръчителен характер. Те намират приложение в административните и организационни документи, които са включени в единната система. Те включват нареждания и решения, решения и заповеди, актове и протоколи, писма и др.

Правилата за регистрация на документи установяват списъка с реквизитите, които ги съдържат, както и изискванията за тяхната регистрация. В приложенията към GOST има примерни формуляри. Поради факта, че стандартите за подготовка на документи са от консултантски характер, всеки бизнес субект трябва да издаде местен нормативен акт. В него и ще бъде определен ред на офис работа.

Формулярите, на които се изготвят документите, трябва да съответстват на формати А4 или А5. Хартията трябва да е бяла на цвят. Възможно е да се използват форми на светлинни тонове. Правният марж на документа не трябва да надвишава десет милиметра. Другите три - за да отделите текста от ръба на листа поне с два сантиметра.

Правилата за регистрация на документи предвиждат възможност за поставяне на формуляри:

- държавната емблема на Русия;

- емблемата на предмета на Руската федерация;

- емблеми на организацията.

Правила за проектиране реквизити на документи регулират поставянето на тези знаци над името на фирмата. Дори по-ниско от формуляра са референтните данни на организацията. Те са:

- номер на държавната регистрация в органите данъчен контрол BIN;

- TIN / CPR, за регистрация в Министерството на данъците и митата;

- OKUD, класифициран като код на формата на документа, който ще бъде съставен;

- Код OKPO.

Общите правила за обработване на документи гласят, че реквизитите, които са името на организацията, трябва да съответстват на тези, които са записани в нормативните актове. Ако бизнес организацията има съкратено съкращение, то трябва да бъде посочено и. Задължителният референтен елемент е и името на организацията, която изпълнява функциите на началника.

Номерът на документа, по който е подадена регистрационната процедура, включва редния номер, който може да бъде допълнен от индекса, определен в номенклатурата на делата, както и уведомяване на изпълнителите, кореспондентите и др.

Правилата за регистрация на документи предвиждат поставянето на името на получателя. Те могат да бъдат както организации и звена, които са част от тяхната структура, така и лица и длъжностни лица. Документът се одобрява или с подпис на упълномощеното от него лице, или чрез изготвяне на отделен акт. Формулярът може да бъде прехвърлен на изпълнителите с разделителна способност. Това подпори съдържа формулировката на конкретна задача, както и сроковете за нейното изпълнение.

Заглавието трябва да бъде отразено вид документ, и също така да включи в него резюме. Основният текст, съставен на държавния език в съответствие с нормативните актове, е под формата на кохерентен разказ, въпросници, таблици, както и връзките на всички тези елементи. Първата част от документа отразява целите, които се преследват при неговото публикуване, а във втората част се вземат решения, се правят заключения или искания, се правят предложения.

В долната част на формуляра се прикрепват подписите, както и координацията. Документът е подпечатан. То служи за потвърждаване на автентичността на подписа, даден от служителя.