Системата за документация е ... Определение, описание, характеристики

Ефективността на управленската дейност се определя от ефективността на междинните нива на администрацията. Една от тях е чиновническа работа. Тя осигурява бързината на вземането на решения. Информацията, която се съдържа в документацията, е необходима за стабилността на работата на всяка организация.

Концепцията за система за документиране

В рамките на управленските дейности се събират разнообразни статии. Комплект документи, взаимно свързани по произход, вид, цел, обхват, единни изисквания за регистрация, формира определена система. Всеки носител на тази или тези данни сам по себе си е сложна информационна структура.

Системата за документация е многостепенен модел. Състои се от много подсистеми, които на свой ред действат като сложни независими структури по отношение на елементите, които ги образуват.

класификация

Всички носители на информация се обединяват в конкретни групи - системата за документация. Това е е необходимо да се гарантира ефективността и ефикасността на управленските задачи. Класирането се извършва въз основа на специални характеристики.

Има два вида системи за документация. Това е корпоративни и функционални групи. Последните се считат за най-издръжливи и универсални. Фактът е, че основата за формирането на функционални системи за документиране се поставят знаци, които не се променят за дълго време. В момента има около 40 големи функционални групи документи.

Система за корпоративна документация се състои от информационни носители, използвани при изпълнението на управленски задачи в специфична област на държавна дейност, икономически сектор, в рамките на отделно предприятие. Същата група включва и статии, които се формират по време на живота на дадено лице или конкретно семейство.

Функционални групи

Те включват медийни информационни системи, които осигуряват изпълнението, на първо място, на общи управленски функции. Има обединенсистеми за документиране:

• Планираните.
• Отчитане и статистически данни.
• Основно.
• Според работата.
• Счетоводството.
• Сетълмент и парични, финансови.
• Отделно и статистическо отчитане.

Броят на функционалните групи включва и набор от документи, отразяващи специфичните дейности на определени институции и организации:

• Здравеопазването.
• Education.
• Проектиране и строителство и др.

Специфичност на корпоративните групи

В такива системи за документация могат да се комбинират няколко функционални системи. В този случай последният ще бъде представен като вид подсистема.

Например, съвкупността от информационни носители, използвани в университета, се формира от отчетните и статистическите, счетоводните, организационна и административна документация.

Бизнес документи

Тази документационна система се появи един от първите. Дори в Древен Египет тя е била използвана за регулиране на семейните, икономически отношения.

Системата за бизнес документация се формира от актове от административен характер. Той съдържа реквизитите, които дават правната сила на информацията, определена на материален превозвач.

Счетоводство и статистика

През XVI-XVII век. счетоводната система започна да се оформя. В началния етап информацията е отразена в специални книги за счетоводни бизнес сделки, приходи. Тази основна документация използвани за разрешаване на спорове. Впоследствие започнаха да се появяват по-сложни документи.

В момента основната документация е основата на счетоводството. Днес като начални документи се използват парични нареждания, фактури, фактури и други документи за освобождаване от отговорност. В този случай основната може да бъде и организационна и административна документация. Това е по-специално за поръчки, нареждания на ръководителя или друго упълномощено лице.

През XVI-XVII век. започна да формира статистическа сметка. За да отразяват информацията, книгите и книгите за преброяване бяха използвани. Първата съдържа описания на градовете и градовете, второ регистрирана информация, получена по време на преброяването на домакинствата.

През XVIII век. възниква статистическа отчетност.

Търговска документация

Тя възниква през втората половина на XIX век. Системата на търговските документи включва различни договори, споразумения, облигации, акции и т.н.

По време на развитието на международните отношения стана необходимо сключването на договори с чужди държави. Така започна да се формира системата от дипломатически документи. С течение на времето се разширява, включително всички нови подсистеми:

• Дипломатическа кореспонденция.
• Документиране на дейността на консулствата в чужбина и др.

Военни документи

Те започнаха да се появяват след формирането на централизирана държава. През целия период на съществуване на Империята системата на военната документация се разширява значително. Той включва:

• Ведомости, регистрирани списъци, разписания.
• Поръчки (поръчки, поръчки, поръчки).
• Обяснения (инструкции, правила, инструкции).
• Документи, които отразяват хода на въоръжените конфликти (разпореждания, измествания, списания).

Организационни и административни документи

Тази група се счита за една от най-големите сред всички системи. Тя включва две подсистеми, понякога се разглеждат като отделни единици: организационна (организационна и правна) и административна документация.

Първият от тях е набор от документи, които определят правила, наредби, стандарти, определяне на статута на организации, предприятия, институции, както и тяхната структура, компетентност, брой на персонала, са на дейност, и т.н., са включени Броят на организационни и правни документи .:

• Позиция.
• График на персонала.
• Харта.
• Описание на длъжностите и др.

Регулаторните документи са предназначени да регулират дейността на организациите, предприятията и институциите. Те включват решения, нареждания, нареждания, решения, указания и т.н.

Информационно-референтни и аналитични документи

Те изпълняват служебна роля във връзка с организационна и административна документация. Референтните актове за информация са меморандуми, протоколи, изявления, служебни писма, бизнес писма, телеграми, електронни съобщения и редица други.

Информационно-аналитичните документи са резюмета, справки, мнения, становища, списъци и др.

Персонална система

Той включва широк спектър от документи. Персоналните записи съдържат данни за персонала на организациите, институциите, предприятията, дейностите на самите отдели на персонала. Основната част от документите е лична. Сред тях, написаната книга:

• Държавни органи. Такива документи съдържат правни доказателства за информация, предоставена от гражданите. Те включват например паспорт, трудов запис, диплома, свидетелство, военен билет, медицинско свидетелство и др.
• В предприятието, в институцията, организацията да потвърди всички правни факти. Това могат да бъдат характеристики, петиции, сертификати за заплати, пропуски, сертификати и т.н.
• Граждани за препращане към администрацията или профсъюза за прекратяване, установяване, промяна на труда и други правни отношения. Такива документи включват автобиографии, резюмета, изявления, обяснения и др.

Броят на служителите включва официални документи. Те характеризират професионалните, бизнес, личните качества на служителя, но не са предназначени за прехвърляне към него. Такива документи са изявления за назначаване на длъжности, атестационни писма, меморандуми и т.н.

Единна система за документиране

Необходимостта от появата му възниква в края на 20-ти век. създаване унифицирана документационна система в областта на управлението се дължи на бързото развитие на цифровите технологии и усложняването на икономическите отношения.

През 1971 г. правителството на СССР прие резолюция, която предвижда ускоряване на работата по обединяването на документите и класификаторите на техническа и икономическа информация. Разработката се основаваше на функционални системи.

Основната цел на обединението е да се създаде рационален състав на документирани форми и набор от взаимосвързани социални и технически и икономически показатели. В този случай, специални изисквания към документацията.

Стойността на обединението

Една система за управление на документи осигурява:

• Намаляване на разходите за труд при осъществяването на обмена на информация. Лицето прилага минимални усилия, за да проектира или прочете информация.
• Широко използване на цифровите технологии. Единната документация е адаптирана за електронна обработка. Това се осигурява от информация, техническа, софтуерна съвместимост на документи, използване на съответните им формуляри, речници, класификатори и други помощни материали.
• Рационализиране на информационните потоци.
• Намаляване броя на документите.
• Подобряване на управлението на записите.

Всичко това значително подобрява ефективността на управленските дейности, тъй като получаването на качествена информация става по-бързо. Освен това броят на грешките, ръчните операции, обемът на разходите, включително финансовите, се намалява.

Единната система е набор от държавни стандарти, които определят:

• Основни правила за обращение на документи.
• Единствена форма на документи, включени в него.

категория

В основата на единната система са специално разработените форми на документация. Тяхното разделяне се извършва в съответствие с нивото на одобрение. Съществуват следните категории формуляри:

• All-руски.
• Отдел (промишленост).
• Регионален.
• Корпоративни (използвани в предприятия, организации и институции).

Днес в Русия има 8 унифицирани документационни системи:

• Банков.
• Организационни и административни.
• Отчитане и статистически данни.
• Според работата.
• ЗФР.
• Външнотърговски сделки и др.

Таблица на формуляри

Тя се формира в институции, организации и предприятия чрез резултатите от обединението. Таблицата е един нормативен акт - списък на формите на документи, които са необходими и достатъчни за ефективното разрешаване на управленските задачи.

В основата си това е позоваване. В таблицата в подредена форма се използват формулярите, използвани в предприятието, организацията или институцията, както и етапите на подготовка и формализиране на докладите. Изглежда, като правило, под формата на таблица.

Изследователски документи

Те се създават по време на осъществяването на научно-техническите разработки. Основните видове документи са:

• Доклади за резултатите от експерименталния дизайн, експерименталния дизайн, технологичната работа.
• Доклади за научни и технически служебни пътувания, експедиции.
• Изследователски програми.
• Бележки, прегледи, проучвания за осъществимост.
• Рецензии, пояснения, рецензии, заключения.
• Дисертации, монографии, други научни публикации.
• Депозирани ръкописи.
• Основни документи, формирани по време на изследването. Сред тях например са списанията на експериментите, резултатите от лабораторните анализи,

Научно-изследователската документация се използва при практическото прилагане на иновативни разработки. Информацията от него се използва в основата на различни инструкции, препоръки, предписания и др.

заключение

От правилното организиране на циркулацията на документите, резултатът от дейността по управление често зависи. По-специално, това е от значение за правителствените агенции. Ето защо държавните агенции използват в работата си унифицирани системи за документи.