Обработка на първична документация: изисквания, пример. Първична счетоводна документация

Дейността на всяко предприятие е тясно свързана с поддръжката и обработката на първичната документация. Необходимо е изготвянето на отчети, изчисляването на данъчните плащания, вземането на управленски решения. В статията ще разгледаме какво представлява - основната документация в счетоводната служба - и как се извършва нейната обработка.

Основни понятия

Първична документация в счетоводството - какво е това?? Тя се нарича сертификат за факта на бизнес сделка, отразена на хартия. В момента много документи се компилират в автоматизирана система "1С ". Обработка на първична документация включва регистриране и отчитане на информация за икономическите операции.

Първичното счетоводство се отнася до началния етап на събитията, настъпили в предприятието. Икономическите операции са действия, които включват промени в състоянието на активите или капитала на организацията.

Обработка на първична документация в счетоводството: примерна схема

По принцип в предприятията терминът "работа с документация" означава:

• Получаване на първични данни.
• Предварителна обработка на информацията.
• Изпълнение на документи.
• Одобрение от ръководството или специалистите, упълномощени по заповед на директора.
• повторен обработка на първична документация.
• Извършвайте необходимите действия за извършване на бизнес транзакции.

класификация

Има еднократно и акумулиращо основна документация. обработване информацията, съдържаща се в такива документи, има редица особености.

Еднократната документация е предназначена за потвърждаване на събитието веднъж. Съответно редът за нейната обработка е значително опростен. Кумулативната документация се използва за определено време. Като правило отразява извършената операция няколко пъти. В този случай за обработка на първична документация Информацията от него се прехвърля в специални регистри.

Изисквания за съхраняване на документите

Първата документация се изготвя по време на сделката или веднага след нейното приключване.

Отразяването на информацията се извършва по специални единици. При липсата на одобрени формуляри предприятието може да ги развива независимо.

Етапи на обработване на първична счетоводна документация

При всяко предприятие в държавата има служител, който отговаря за работата с основната информация. Този специалист трябва да знае правилата обработка на първична документация, стриктно спазвайте изискванията на законодателството и последователността на действията.

стъпки обработка на първична документация Те са следните:

• Taksirovka. Това е оценка на операция, отразена на хартия, посочваща сумите, свързани с нейното изпълнение.
• Групирането. На този етап документите се разпределят в зависимост от общите характеристики.
• задача Сметка. Това включва определянето на дебит и заем.
• Закаляването. За да предотвратите повторно плащане върху първични счетоводни документир поставя марката "платена".

Грешки в документите

Те могат да възникнат по различни причини. По принцип, техният външен вид води до небрежно отношение на служителя към работата, която изпълнява, неграмотността на специалист, неизправната техника.

Корекцията на документите е силно обезкуражена. В някои случаи обаче не можете да правите без да коригирате грешки. Допусната грешка върху основната документация, счетоводителя следва да се коригира, както следва:

• Прелистете грешната линия с тънка линия, така че да може да се види ясно.
• Напишете правилната информация по линията за прерязване.
• Маркирайте "Коригираното вярване".
• Посочете датата на корекцията.
• Поставете подпис.

Корективните средства не се допускат.

Работа с входящи документи

Процесът на обработка на входящите ценни книжа включва:

• Определение на типа документ. Счетоводните документи винаги съдържат информация за ангажираните икономическите операции. Например, те включват коносамент, поръчка за получаване на пари в брой и др.
• Проверка на данните на бенефициента. Документът трябва да бъде адресиран до конкретно предприятие или негов служител. На практика става така, че документите за закупуване на материали са специално записани за компанията, въпреки че договорът с доставчика не е сключен.
• Проверка на подписите, печатите. Подписалите страни трябва да имат правомощия да го направят. Ако зрението на първичните ценни книжа не е в компетенцията на служителя, то те се признават за невалидни. Що се отнася до впечатленията, на практика често се случват грешки в предприятията, които имат няколко печата. Информацията върху печата трябва да съответства на вида на документа, на който стои.
• Проверка на състоянието на документите. В случай на откриване на щети върху документи или недостиг на листове, е необходимо да се състави акт, копие от който трябва да бъде изпратен на контрагента.
• Проверка на валидността на събитието, отразена в документа. Служителите на предприятието трябва да потвърдят информацията за факта на операцията. Документите за допускане до ценности се удостоверяват от управителя на склада, условията на договора се потвърждават от търговеца. На практика има случаи, при които доставчикът получава фактура за стоки, които предприятието не е получило.
• Определете периода, към който принадлежи документът. При обработката на първични документи е важно да не се взема предвид същата информация два пъти.
• Определение на счетоводната секция. При получаване на основната документация е необходимо да се установят целите, за които ще се използват доставените стойности. Те могат да действат като основни средства, материали, нематериални активи, стоки.
• Определение на регистъра, в който ще бъде подаден документът.
• Регистрация на хартия. Тя се извършва след всички проверки.

Работа с изходящи ценни книжа

Обработката на този вид документи е малко по-различна от горепосочената.

На първо място, упълномощеният служител на предприятието образува проект на изходящия документ. Въз основа на това се разработва проектна хартия. Тя се изпраща на ръководителя за координация. Проектът на документа обаче може да бъде одобрен от друг служител, който има подходяща власт.

След сертифицирането проектът се изготвя съгласно установените правила и се изпраща на получателя.

Планиране на работни потоци

Този етап е необходим, за да се гарантира бързото получаване, изпращане и обработка на документацията. За компетентната организация на документооборота в предприятието се разработват специални графици. Те включват:

• Място и време на регистрация на първичните ценни книжа.
• Име и длъжност на лицето, което е изготвило и предаде документите.
• Сметки, изготвени въз основа на ценни книжа.
• Време и място на съхранение на документацията.

Счетоводни регистри

Те са необходими за регистриране на основната документация. В същото време на ценните книжа се поставя и бележка за регистрацията. Необходимо е да се предотврати пререгистрирането на документи.

Първичните ценни книжа могат да се съхраняват в електронни регистри. Въпреки това, по искане на държавни агенции или контрагенти, предприятието трябва да предостави хартиени копия.

Характеристики на възстановяване на документи

Понастоящем няма ясна процедура за възстановяване на ценни книжа в регулаторните нормативни актове. На практика този процес включва следните дейности:

• Назначаване на комисия, която да разследва причините за загуба или унищожаване на документи. Ако е необходимо, ръководителят на компанията може да включи правоприлагащите органи в процедурата.
• Подаване на обжалване пред банкова организация, на колеги за копия на първични документи.
• Корекция на данъчната декларация за печалбата. Необходимостта от представяне на актуализиран отчет се дължи на факта, че документираните непотвърдени разходи не се признават за разходи за данъчни цели.

В случай на загуба на първична документация, данъчната инспекция ще изчисли сумите на данъчните удръжки въз основа на наличните ценни книжа. В същото време съществува възможност данъчните власти да прилагат мерки за отговорност под формата на глоба.

Често срещани грешки в процеса на издаване на първични ценни книжа

По правило лицата, отговорни за воденето на архиви, признават следните нарушения:

• Попълнете формуляри, които не са обединени или одобрени от ръководителя на предприятието.
• Те не посочват реквизитите или ги отразяват с грешки.
• Не виждате документите под техен подпис или не позволявайте да подпишете документите на служители, които нямат правомощия да го направят.

Документацията, потвърждаваща фактите за осъществяване на икономическите операции, е изключително важна за предприятието. За да се проектира, е необходимо да се подхожда много внимателно. Всяка грешка може да доведе до негативни последици.