Номенклатура на случаите. Редът на формирането

Всички документи след тяхното изпълнение трябва да бъдат групирани в бизнеса. Терминът "бизнес" в съответствие с ГОСТ 51141-98 трябва да се разбира един документ или набор от документи, които се отнасят до определена посока на организацията и се поставят в папка в отделен плик. За правилното формиране, съхранение и документирането на случаите във всяка организация ежегодно трябва (като се вземат предвид промените във външната и вътрешната среда) съставни номенклатура работи, което е от съществено значение за бързо търсене на документи.

при формулиране на случаи всяка единица трябва да се ръководи от изискванията на една държавна система за управление на записите. Основните разпоредби са изложени в ГОСТ 51141-98, основните документи на Архивен отдел на руското правителство, насоки архив органи, списъци на документални материали. Необходимо е да се спазват времето за съхранение на документи и случаи. Ако има организация със сложна структура и множество функции, то във всяко отделение и в цялата организация съществуват общи принципи за систематизиране на документите, формирането и индексирането на случаите. Следователно, номенклатурата на делата на персонала отдел, качеството услуга, всяка друга структурна единица или самата организация трябва да бъде създадена, като се вземат предвид изискванията на нормативните документи.

На първия етап е необходимо да се определи обхватът на въпросите и категориите документи, които трябва да включват номенклатурата на делата на единицата или организацията. Тук трябва да продължим от необходимостта да покрием целия обем на документацията, създадена и получена. Когато има нови въпроси в работата, които не са дадени от Номенклатурата, трябва да бъдат направени допълнения към нея. Формата на номенклатурата на случаите трябва да позволява своевременното ѝ актуализиране. Поради това при индексиране на случаите трябва да е възможно да се създават нови индекси и да се изключи замяната на вече присвоени индекси на вече образувани случаи. Предстоящата незавършена дейност се прехвърля в номенклатурата на следващата година със запазване на първоначалното число.

Заглавието на всеки случай трябва да е ясно и напълно да разкрие състава на делото и съдържанието на документите, които са поставени в тази папка. В папката трябва да посочите индекс и срок на годност случай. Консолидирането на случаите се извършва на номинална основа, например, нареждания, протоколи, заповеди и т.н. Случаи може да бъде конфигуриран в подробности, например, кореспонденция с определен репортер, кореспонденция за доставка на суровини, кореспонденция с репортери, съчетани на териториална основа, и така нататък.

Когато групирате документи, трябва да обърнете внимание на времето на тяхното съхранение. Документите за временно и постоянно съхранение или с различен срок на годност не могат да се комбинират в едно досие. В случая не е разрешено да се включват проекти, неподходящи документи или копия на копия. При формирането на случаи е необходимо да се провери наличието на всички подписи в документа, както и правилността на изпълнението му.

Индексирането на случаите и редът на тяхната поръчка трябва да се направи по отношение на важността. Първите са най-важните документи (поръчки, поръчки или други административни документи). Номенклатурата на случаите трябва да съдържа индекси и заглавия на делата, условията за тяхното съхранение, редът за евакуация. Номенклатурата на случаите се одобрява по реда, определен в организацията и се координира с нея служител Държавен архив на региона. В края на годината окончателният протокол се издава в Номенклатурата, в която се посочва броят на случаите, които са били открити през отчетната година за всяка категория. Доставянето на постоянно съхранение в архива или депонирането на дела за временно съхранение (след изтичане на срока) се извършва в установеното Инструкция за работа в офиса на тази организация.