Правила за документооборота на организацията. Пример за работен процес в дадена организация

Документът представлява информация, представена във форма, която съответства на съдържанието и предназначението. Създава се документ с цел, някой за някого. Но не винаги източникът на документа и / или неговият адресат ще бъде лицето. Съвременното ниво е, когато е възможно и необходимо ефективно и ефикасно да се включат машини и механизми в контролната верига.

Процесът, характеристиките и скоростта на движението на документа зависи от неговата форма, съдържание и функциониране на "средата на движение". Успехът на организацията, икономическите показатели и социалната ефективност зависи от това колко добре се организира управлението на документите в организацията и това: качеството и живота на компанията.

Относно документите и циркулацията на документи

Администрацията, формата и процедурата за разпространение на документите на примера на организацията не са регулирани от закона. Има GOST, подзаконови актове и задължителни препоръки. От страна на счетоводни документи, документи за регистрация на заем или медицински становища, съществуват норми на законодателството.

Документът не винаги е строго написан. Тя може да бъде:

• форма, в която конкретни полета се попълват по определен начин, с точно семантично и синтактично съдържание;
• страница, изготвена в специфична форма за конкретно приложение (писмо, ред, пълномощия, персонал, ...);
• (обяснителна бележка на служителя, благодарност за трудовите постижения, резолюция по молбата, ...).

И трите версии на документите могат да имат хартиено или електронно представяне и, благодарение на наличието на технически и правни инструменти, те са абсолютно еквивалентни, въпреки че все още има случаи, при които е възможно само хартиена форма.

Въпреки липсата на нормативно регламентиране на формата и съдържанието на документа и на документа, не е твърда, често срещана практика, а не за да обсъдят създаването, движението, съхранението или унищожаване на документи, които всяко предприятие е свободен да се коригира за себе си абсолютно никакъв начин.

Идеален пример за работа в дадена организация

Изключително невъзможно е да се постигне идеалното:

• във всяка сфера на живот и дейност,
• по всяко време,
• във всяка точка на пространството,

Тъй като всяко ново приближение позволява да се видят нови хоризонти. Има желание и нужда да ги следваме. Циркулацията на документи не е изключение. Напротив, илюстративен и жив пример за динамично фиксиране на процеса на информационен поток.

Няма значение как се фиксира информацията: на хартия или в електронна форма. Понастоящем и двата формуляра имат същото правно значение, въпреки че в някои случаи хартиената версия има предимства.

Пример на работния процес в една организация, която се счита, неговата сфера на дейност спазва държавните органи, техните партньори, доставчици и потребители (клиенти) не е задължително винаги да дават на електронната система, която контролира, да вземе предвид документите и осигурява цикъл на движение на момента външен вид (създаване), докато бъдат депозирани или унищожени.

Не всички организации имат разбирането, че много документи могат да бъдат изпълнявани директно от машини и механизми без човешко участие, а не всички източници (автори) трябва да бъдат само хора.

Обща разбирателство автоматизация на работния поток в преобладаващото мнозинство от случаите е на ниво проста "идея за сигнал", когато програмата има доверие да докладва само за началото на събитията.

Вътрешен и външен оборот на документи

Двете схеми са важни за успешната организация. Външният оборот има статична стойност и вътрешна динамика.

Колкото повече ръководството на компанията разбира това обстоятелство, толкова по-перспективна е системата за управление на електронни документи, която тя избира. Тези, които желаят да покажат идеален пример за движението на бизнес документи в организацията, пишат собствена информационна система.

Документите могат да бъдат първични и вторични. Последните винаги имат история на движение в рамките на организацията.

Анализирайки прилагането на знания за документа и неговата употреба, можете да оцените функционалните характеристики на компанията, социално-икономическите индикатори и параметрите на времето. Това е важно както за партньорите, така и за потребителите.

Хартия, но ефективна или електронна, но придобита

Уникалността е характерна не само за човека, но и за организацията. Освен това всеки човек оценява неговата индивидуалност и се стреми по всякакъв начин да подчертава роклята, поведението, образованието и т.н.

Дружество, което купува готови информационни системи, е идеален пример за разпространение на документи в организация, която лишава собствения си човек и принуждава служителите да се обличат в "дрехите на други хора".

По-добре е да поверите вашите служители да работят с хартиени носители по старомоден начин, отколкото да им налагат трето, но съвременно мнение за документите и тяхното използване. Всеки служител е важен елемент от функционалността на организацията, а не изследовател на ефективността на идеите и дизайна на други хора за управление на документи от трети страни.

Приоритети, динамика и функционалност

Външният облик на документооборота винаги е ограничен, непретенциозен и се различава от статичната стабилност. Като цяло той не би трябвало да придава значимост повече, отколкото заслужава. Например, какъв е смисълът на "инвестиране на душата" в отношенията с данъчните, регулаторните органи или партньорите. Можете да разнообразявате по някакъв начин процеса на обмен на информация с рекламни агенции, но това в дългосрочен план придобива статична обикновена форма.

Приоритет на собствената си система за обработка на информация, важна част от която е винаги електронното управление на документи, не предизвиква съмнения. Но винаги и всички съжаляват за времето и парите, за да създадат своя собствена система.

Комбинацията от класическите версии на "един ове" или "Галакси", който никога не е пълна без "Иксел" и чифт тристранно местното икономическо или счетоводен софтуер, заедно със свой собствен уебсайт, за да има обратна връзка и документи (заповеди, оплаквания, предложения, .. .) от клиенти и партньори - обичайно състояние на нещата, служителите са постоянно зает с рутинни, и няма разходи.

Динамиката на производствения процес може само да осигури ефективно внедряване на собствената си функционалност. Само в това качество електронното управление на документи в организацията е пример за имитация и в контекста на реализирането на собствената си бизнес идея - отлична динамика на производствените, икономически и социални показатели.

Наредба за информационната система на организацията

Всяка организация е информационна система, която възниква и съществува в подобна среда. От външната страна, организацията получава документи, също така е необходимо да се създават документи вътре в организацията, някои от които са регулирани и обвързващи.

Един прост график на работния поток на организацията е пример за това как всеки обикновено прави това. Разпоредбите относно правилата на работа, ежедневието, задълженията на служителите - обичайната норма на нещата, но много малко хора са ангажирани в разработването на "Правилника за информационната система на организацията".

От обективна гледна точка лидерите на организацията могат да се ръководят от всичко, да напишат каквито и да било позиции и длъжностни характеристики. Но само колко вътрешният регулаторен арсенал отговаря на изискванията на реалността, зависи и ефективността и практичността на това правило.

Разпоредби относно документите и тяхното движение

предприятието система за управление на документи - неразделна част от фирмите информация за сектора, в резултат на "Правилник за управление на документи" е допълнение към "Правилник за информационните системи на организацията", но това е много важно, както и свързването на всички негови съставни елементи в единна информационна система.

Ако ръководството възнамерява да създаде идеален пример за разпространение на документи в една организация, това означава, че той наистина се занимава с развиването на успешен бизнес, има за цел да реализира печалби и да увеличи благосъстоянието на служителите.

Особеността на текущото състояние в областта на разработката на софтуер, по-специално, на преден план в областта на разпределената обработка на данни (примери за програмиране в Интернет), е, че на практика е невъзможно да се създаде мобилно приложение е самонагаждащи.

Задачата за управление на електронни документи в една организация е пример за проста, но разкриваща се. Тук динамиката е особена:

• входящи и изходящи документи;
• алгоритми за обработка на вътрешни и външни бизнес документи.

Напиши код, който може да варира в съответствие с промените в данните и алгоритмите е много трудно. Разходите за време и ресурси не са на разположение на всяка организация.

Електронно управление на документи в динамика

Организацията на работния процес в предприятието по примера на задачата на електронния вариант е релевантна, проста, ориентировъчна и практична. Сложността причинява процеса на проектиране на код, който може да се промени динамично. Проблемът е и времето за разработка.

Интересно е на работния процес с цел по примера на организацията, собственост на Федералната данъчна служба, Федералната миграционна служба, "Mail на Русия", и така нататък. Н. Освен това, не е необходимо да се изработи система, точно както е достатъчно да се основава на структурата и съдържанието на документите, да се използва обща обработка на логиката.

След това потокът документи в организацията = пример + характеристики на собствената си бизнес идея. При първото сближаване резултатът няма да бъде практичен, но веднага щом бъде пусната в действие първото изпълнение на задачите, цикълът на тяхното решение ще стане необратим и със съответното внимание резултатът ще бъде постигнат.

Създаването на информационна система, способна да обработва динамично променяща се информация, е преди всичко динамиката на самия процес на създаване.

Докато няма установен механизъм за адекватни промени на входящи, изходящи и вътрешни документи, както и кодът не е имал възможност да се правят промени, без участието на програмист, за да се говори за създаването на електронна система за управление на документи няма да бъде възможно.

Въпреки това, да излезете и да внедрите своя собствена система, за да подкрепите напълно информационните процеси на организацията, е като да я направите блестящ и перфектен успех.