Актът за прехвърляне на документи - кога и защо се изисква

Сключването на всяка транзакция изисква потвърждаване на документацията. В допълнение към изготвянето на необходимите документи, често се изисква да се прехвърлят официални документи от едно физическо или юридическо лице в друго. Такова прехвърляне е правна процедура и изисква необходимата писмена форма. Документалното доказателство за събитието е акт на прехвърляне на документи, изготвен в определена форма и подписан от всички участници.

Такъв акт е законово обоснован от условието той да бъде съставен в съответствие с правилата за водене на отчетност и наличието на всички необходими подписи. Една банка или единна форма не съществува за всички случаи, тъй като ситуациите, изискващи предаването на документи, са много разнообразни. Следователно формата на този документ във всяка специфична ситуация е различна.

По принцип документът се състои от три задължителни части. Първата част, непосредствено след заглавието "Акт за приемане-прехвърляне документи "(извадката по правило има свои собствени за всяка вид документи), дата и място на съставяне, съдържа реквизитите на предаващите и получаващи страни. За физическите лица това е пълното име и данните за паспортите, за организациите - пълното име и данните на представителите. Ако документите се прехвърлят между различни отдели на една и съща организация, трябва да посочите имената на структурните единици (предаващия и получаващият), както и имената на представителите.

Във втората част актът за прехвърляне съдържа действителния списък на предадените документи, посочвайки серийните номера и данните от регистрацията, отразени в счетоводните документи. Най-удобно е да подредите такъв списък под формата на таблица.

Последната част на акта трябва да посочва броя на направените копия и подписите на страните. За представители на организации в близост до подписа е необходимо да се посочат позициите и да се води декодиране на подписите. Сертификатът трябва да бъде сертифициран и с печата на организацията.

В случай на предаване на особено важни документи, актът за прехвърляне се съставя от специална комисия, създадена по нареждане на ръководителя. В този случай подписите, имената и позициите на всички членове на комисията са задължителни.

Обратното прехвърляне на документи е възможно само при специално прилагане на установения формуляр с прехвърлянето на прехвърлените документи. Ако някои от документите бъдат загубени, това също трябва да бъде отразено в заявлението.

В кои случаи трябва се изготвя акт предаване? При предаването на документи на персонала прехвърлянето на документи от един служител към друг се извършва в случаи на отпуск, уволнение, преход към друг отдел. В допълнение, този акт се изготвя, когато документите се предават в архива за съхранение или унищожаване. Цялата необходима информация за движението на документи се отразява в специално списание или папка. Актът за изпращане и получаване на документи трябва да съдържа пълен списък от тях, независимо от броя на листовете или томовете.

За законово компетентен и правилно съставен акт на трансфер службата за човешки ресурси на организацията трябва да има списък с необходимите регулаторни документи. Задължителните документи на службата за персонала включват разпоредба относно възнаграждението на труда, вътрешни правила, трудов договор, маса за персонала, поръчки за персонал, графици за празници, лични карти на служителите и работните им книги, заявленията на служителите за отпуск и уволнение и редица други.

Особено отговорен е процесът на приемане и предаване на трудови книги, в случай на загуба, чийто процес на възстановяване е свързан със значителни трудности. Също така най-важният документ е книгата на трудовите книги, съдържаща подписи на двамата служители и уволнени. Трансферът на трудови книги се препоръчва да се извършва под формата на отделно приложение към акта, уточняващо серията и номера на всяка книга, включително и тези, които не са заявени.

В някои случаи се предоставя прехвърляне на копия от документи, главно това се отнася за тайни или юридически документи или документи със строга отчетност.

В случай на загуба на определени документи и възникване на разногласия по този въпрос актът на приемане и предаване е основното правно основание за разрешаване на споровете. Ето защо правилният дизайн е толкова важен, че е по-добре, ако е направен от специалист с опит в работата с документи.