Официалният документ е какво? Концепция и видове

Документите съществуват отдавна. Те се появиха заедно с писането. Ключът функции на документите

класификация

Както бе споменато по-горе, се използват различни сфери на живота, включително официални документи. какво все още има носители на данни? Документите могат да бъдат лични. Такива документи се създават извън официалните дейности или изпълняват обществени задължения. Те включват кореспонденция, дневници, мемоари.

Официален документ

RF - държава със специална държавна структура. На нейната територия има законодателство, клонове на властта, държавни органи. Като основа за дейността на последния официални разпоредби. Тези актове установяват реда за функциониране на институциите, границите на тяхната компетентност, задълженията, правата, отговорността на длъжностните лица. Тяхното създаване е трудно и отнема много време работа. Официални документи закони, стандарти, правила, заповеди, поръчки и т.н. Повечето от тях са управленски.

Видове хартия

В зависимост от начина на записване на информацията се различават следните:

1. Текстов документ. Това е акт, в който има вербална информация. Той се записва от всяка система за запис на звук или от която и да е вид писмо.
2. електронен официален документ. Това е акт, създаден и четен с помощта на компютър.
3. машинописен официален документ. Това е акт, чието създаване се осъществява чрез технически средства.
4. саморъчен официален документ. Това е хартия, в която знаците се нанасят ръчно.

Тези категории актове се използват в дейността на предприятията, властите. Услугите за офис услуги обработват и съхраняват документи.

Документи за управление

В зависимост от отношението към административния апарат на предприятие или орган, се разграничават следните документи:

1. Входящи.
2. Вътрешен.
3. Изх.

Действията също се различават в нивото на ограничаване на достъпа. Според тази характеристика документите са:

1. Secret. Те са маркирани със специален печат. За да работите с такива документи, ви е необходимо специално разрешение.
2. Simple.
3. Използване на услугата. Тези действия също се отбелязват със съответния печат. Те се използват от служители на органа или предприятието.

Степен на автентичност

Въз основа на това документите са разделени на:

1. Скриптове.
2. Дубликати.
3. Екземпляра.

Оригиналът на акта е първото или единствено копие, което има правна сила. Оригиналът е удостоверен с официалния подпис на служителя, печат на одобрение, отпечатък от печат и регистрационен индекс. В оригинала информацията задължително потвърждава неговата надеждност. Например, тя може да бъде информация за мястото, времето на създаване. Дублиране - второ копие на оригинала. Този документ също има правна сила. Издава се в случай на загуба на оригинала. Копието е акт, при който оригиналната информация е изцяло възпроизведена, нейните външни знаци. Тя обаче няма правна сила. Копие може да има специални реквизити, които удостоверяват кореспонденцията му с оригинала. В този случай тя придобива правна сила.

Метод на съхранение и предаване

За всеки официален документ той установява своето собствено време в архива. Актовете могат да бъдат постоянни, временни (до 10 години) или дългосрочни (повече от 10 години) съхранение. Терминът се определя от Федералния архив и се определя в списъка с документи. В зависимост от начина на предаване те различават:

1. Letters.
2. Телефонни съобщения.
3. Телеграми.
4. Faksogrammy.
5. Телекси.
6. Електронни комуникации.

Всеки официален документ се използва за определени цели. Управлението действа в зависимост от съдържанието може да бъде:

1. Организационни и управленски. Те включват по-специално устав, наредби, заповеди, решения, инструкции, разпоредби, персонал и т.н.
2. Справка и информация. Тази категория включва телеграми, писма, обяснителни, официални, меморандуми, сертификати, сертификати и т.н.
3. Документи за персонала. Те включват лични файлове, поръчки, работни книги, приложения, договори, резюмета, въпросници, характеристики и т.н.

структура

Има два компонента, които съставят официалния документ. Това е информационен и правен елемент. В началото на 70-те. в архивите бе въведена нова концепция. Това стана терминът "документална информация". Тя трябва да се разбира като обществена информация или да се обработва на нивото на човешките мислещи форми и видове различни данни и да се записва на носител на материали за обработка и съхранение. При анализа на съществуващите дефиниции на документа са избрани няколко подхода към неговата интерпретация. Той е:

1. Материален обект.
2. Носител на информация.
3. Документирана информация.

уговорена среща

Дефинициите, използвани на практика, подчертават нейната информационна същност. Актът, показващ информация, по този начин осигурява тяхното запазване и натрупване. Заедно с това документът предполага възможността за по-нататъшно предаване на информация на други лица, нейната многократна употреба. Действайки като носител на данни, тя е неразделна част от вътрешната организация на всяка компания, организация или предприятие. Информацията се използва при вземането на административни решения, се използва като доказателство за тяхното изпълнение и източник на обобщение на информацията. Освен това документът служи като инструмент за справка и търсене. В рамките на управлението то е обект на труда и неговия резултат, тъй като решението се записва и фиксира в акта.

принадлежности

Те са задължителни елементи, които присъстват във всеки документ. По-специално те включват:

1. Името.
2. Текст.
3. Датата.
4. Резолюция.
5. Грифо на одобрение / одобрение.
6. Адресатът и т.н.

При различните актове има различен брой реквизити. Техният брой се определя от целта на създаването на документа, изискванията, които се налагат върху съдържанието, целта и други фактори. В много документи броят на реквизитите е строго ограничен. Ако актът не съдържа или посочи неправилно някой от задължителните елементи, то той може да бъде признат за невалиден.