Какво представлява електронен документ?

Нивото на компютризация днес изисква преминаването към "безхартиена" офисна работа. Тя се основава на електронен документ, който, за разлика от традиционния, се характеризира с редица нови свойства и характеристики. Досега няма нито едно определение на това явление в законодателството или в научния свят на Русия.

Понятието "електронен документ" се появи още през 70-те години. Затова започнали да наричат ​​"машинно четими документи". Тяхната особеност е, че те трябва да бъдат създадени с помощта на компютърни технологии и да бъдат подходящи за обработка на компютър. В същото време задължителните реквизити се формализират стриктно в реда, определен за всички документи.

Електронен документ - този обект Информация, състояща се от две задължителни части: 1) данни (име, автор на данни, време, място на създаване и т.н.) и цифров podpisi- 2) основното съдържание част съдържащ текст, графика и цифрова информация се обработва до като цяло.

Трябва да бъде подписан електронен документ квалифициран електронен подпис, което го прави еквивалентно на хартия, подписана със собствените си ръце. Информацията е представена в нея в цифрова (електронна) форма. Данните могат да се възприемат чрез компютри, предавани чрез информационни и телекомуникационни мрежи и обработени в информационни системи. Ако е необходимо, такъв документ може да придобие форма на визуално показване на екрана и на хартия.

Управление на електронни документи - този цикъл живот на електронните документи в предприятието (в организацията, фирма) от получаването им, промяна на състоянието (съгласувано, съобщено, подписано, закрито и т.н.) преди отписването им в архива. Този работен поток понякога се нарича "работен процес", който характеризира движението на документите като един поток от отделни произведения в рамките на определен бизнес процес. всички електронна система за управление на документи включва софтуер, който е необходим за организиране и поддържане на жизнения цикъл на тези документи.

Електронният документ и документният поток на неговата основа имат редица предимства в сравнение с традиционните. Те дават възможност на служителите на организацията да контролират не само собствената си работна среда, но и целия процес. Използването на електронен архив е много по-удобно от хартията. Можете да намерите документа след няколко минути, времето за преминаване на координацията и изпълнението му е намалено. Като цяло, това е по-икономично от хартията. Има доста програми за електронно управление на документи (Motive, E1 Euphrates, DocsVision, 1C: Управление на документи и др.).

До момента има чуждестранен опит в регулирането на отношенията в областта на електронния документ от правна гледна точка. В Русия проблемът за регулирането на тези отношения никога не е получил законодателно решение, въпреки че са направени опити да се приеме подходящ закон (2005 г.). Приемането на законодателен акт по този вид документ е една от най-неотложните области на законодателното регулиране.