Сервизна бележка, процедурата за писане и регистриране

Функции и цел

Сервизната бележка е форма на вътрешна кореспонденция и, в зависимост от съдържанието, може да бъде информативна, инициатива или докладване. Той очертава бизнес позициите на независимо звено или лидер по всеки въпрос. Официалната бележка може да съдържа предложения или искания и да бъде адресирана до всеки управител, включително началник.

Подписване и регистрация

Сервизните бележки се подписват от незабавния ръководител на отдела. В долната част на левия ъгъл изпълнителят трябва да го покаже. Там той написа името си и се свърже с телефонен номер.

В структурните единици бележките за офис са регистрирани в програмата за електронно управление на документи. На тях се дава номер, изпратен на звената на хартиен носител и на електронен носител. Номерирането се състои от индекса на отдел и регистрационния номер.

Датата на бележката е времето на нейната регистрация. Неговият оригинал с разрешението на водещия е изпратен на главата. Копие от бележката се връща на художника.

Разнообразие от бележки за услугата

Меморандумът за разбирателство е вариант бележка, насочени към прекия лидер. Меморандум за разбирателство се съставя, когато е необходимо да се отрази мнението на отдела или ръководителя по конкретен въпрос и да се дадат конкретни предложения.

В зависимост от целта и съдържанието на меморандумните записи могат да бъдат проактивни (под формата на коментари и предложения) или докладване (за резултатите от инспекцията, по време на бизнес пътуване).

Датата или периодът, в който информацията, записана в меморандума, включва отделен ред, включен в заглавието или в началото на текста. Меморандумът се подписва от автора-съставител.

Обхват на бележките за услугата

Текстът на бележката и меморандума се препоръчва да бъде съставен от 2 части. Първата част от него трябва да се състои от фактите, които служат като извинение за неговото писане, а втората - от предложенията и съответните заключения по темата.

Всеки документ, който се разработва, може да съдържа само един въпрос. Изключения са протоколи, нареждания, планове, доклади и обобщаващи документи.

Обявата за услугата трябва да включва обоснована информация, посочена обективно, кратко, правилно, ясно и без ненужно повторение. Текстната част е направена под формата на солиден текст, таблица, въпросник или комбинация от тези формуляри.

Комплектът от твърди текстове на всеки документ трябва да се състои от логически и граматически съгласувана информация за управленските действия, които са отразени в съответните регламенти, норми, правила и административни документи.

Memo трябва да има задължителни детайли и неизменна цел на настаняването: автора, името на фирмата и нейния код, пощенски код, дата, заглавие текст тяло, визи, художник подпис, отпечатък върху изпълнението и посоката на документа в случая.

Заглавието на бележката трябва да бъде обобщено. Ако документът е за няколко проблема, заглавието може да бъде обобщено.

Решаване на правилата

Сервизните бележки се адресират до организации, звена или конкретен мениджър в предприятието. В документ, адресиран до много хомогенни организации, адресатът се посочва по общ начин. Сервизна бележка не трябва да има повече от 4 получатели.

заключение

Цялата изходяща информация в обхвата на бележката трябва да бъде предоставена при поискване и изпратена само официално. Предоставената информация трябва да бъде подписана и одобрена от управителя, чиято сфера на дейност засяга.

Всички бележки са задължителни при запознанства. Датата на документа и всички маркировки за услуги върху него са незаменими реквизити на всеки документ.