Бележка за услугата: пример. Изготвяне на бележка

На вътрешните документи на организацията много служители знаят само от слухове - те са объркани със съобщенията за обслужване и са неверни. Това нарушава основната функция на тези документи - официална комуникация в екипа, което води до невъзможност за координирана работа. Ето защо въпросът за изготвянето на бележка, нейните различия и прилика с останалите документи, спецификацията на писането става спешна.

терминология

Сервизна бележка - средства за комуникация между длъжностни лица, структурни отделения. Понякога се определя като документ за изпълнението на дадена задача / работа, въпреки че може да има различен характер. Образците, които ще бъдат разгледани в тази статия, просто отразяват евентуалното съдържание на бележката.

Официално, класификаторът на документите за управление не съдържа информация за такъв документ като бележка. Не е представен пример за това как да се напише, но това не отрича факта, че такъв документ е широко разпространен в сферата на труда и труда поради редица причини.

Причини за използване

Сервизна бележка е известна като често използван оправдателен документ. Тя има отговорността да осигурява комуникация между елементите на работната система, т.е. служителите. Защо такъв документ е толкова популярен? Много работни моменти могат и трябва да бъдат решени без намеса на водещи позиции - това доказва автономията и ефективността на отделите самостоятелно и като система като цяло.

Удобства

Разликата от гореспоменатия меморандум е, че последната предполага обжалване пред висши служители, а бележка, която ще бъде разгледана по-долу, представлява връзка на хоризонтално ниво. Това може да е обаждане до администратора на друг отдел или до ръководителя на друго звено. Във всеки от случаите, докато споменатите лица имат еквивалентни длъжности, може да се говори за бележката. Когато възникне неравенство, то трябва да бъде съставено меморандум за разбирателство. Някои от примерите, представени тук, може да са двусмислени, причините за които ще бъдат разгледани по-късно.

Обхват на бележките за услугата

Обикновено се публикуват бележки по въпросите на предоставянето на: информация, икономическа, логистична или организационна. Често бележката може да съдържа искане или предложение. Всеки от структурните елементи обикновено е една от приоритетните теми и съответства на района, в който работи самият елемент.

регистрация

Регистрацията на бележката се извършва по същия начин като регистрацията на доклада. Следователно само промени в съдържанието. Регистрацията на официалните ноти се регулира от GOST. Това ви позволява да поддържате единството на регистрацията на всички документи за управление.

Пример за това как да напишете бележка:

Информационен и технически отдел (в горната част на страницата, вляво)

На началника на службата за сигурност (отгоре, от дясната страна) Lyubchenko R.L

Официална бележка

14.09.2015 г. № 11

В петък, 17.09.2015 г., материалната и техническата база ще бъдат заменени. Във връзка с това искам следните служители на организацията на PE "AMIR" да получат достъп за извършване на тези работи:

1. Анеско Сергей Генедиевич.
2. Мишков Лев Георгиевич.

Началник отдел (отляво) _response_ Antipov RD (от дясната страна)

Дизайнът на бележката предлага типичен лист формат - А4.

предимства

По същество, аналогът на речното съобщение, бележката има няколко предимства пред обичайната работна комуникация:

• съхраняване в писмен вид;
• официална документация;
• удобство при прехвърляне на сложна информация;
• способността да предават едно съобщение на няколко души наведнъж.

Логично последствията от това:

• възможност да се потвърди / опровергае изявление;
• ясна формулировка на задачата и ясна реализация на задачата;
• навременност на изпълнението;
• ефективност на работата.

характер

Писането на официална бележка може да има следния знак:

• информация (комуникация, уведомяване, брифинг и т.н.);
• инициатива (искане);
• докладване.

Службата, чийто пример е предоставена по-горе, има информационен характер, тъй като ръководителят на отдела уведомява другия за предстоящото изпълнение на работата, освен това дава лесен брифинг за това, което трябва да направи.

Последните два елемента често са една до друга: меморандумът е отговор на инициатива (искане).

структура

Обмислете как правилно да напишете нота за услуга въз основа на дадения пример. Така че този документ трябва да съдържа:

• изискването на адресата (в този случай ролята на това е извършена от началника на сигурността);
• името на документа (съответният надпис е непосредствено преди текста);
• дата на документа;
• текст;
• изискване и подпис на адресата (ръководител на информационния отдел).

Текстът, от своя страна, може да се разпространява и по структурата. Вярно е, че е много по-условно:

1. Първата част определя основата и мотива за писане. Сервизна бележка, извадка от която е представена по-горе, обяснява искането в първото изречение.
2. Втората част отразява същността: в примера, той отива след думите "във връзка ...".
3. Третата част е окончателна. Той може да съдържа изложение на факти, предложение или искане.

Сервизна бележка, чийто пример ни помага да разберем правилата на дизайна, свързва втората и третата части в една. Разделянето става по-забележимо в сложните бележки. Третата част задължително се появява в документите за отговор.

стилизация

Въпреки, че този документ позволява свободен формат, както и за всички други ценни книжа, управление да се знае как да напише бележка, трябва свободно да изразяват своите мисли в бизнес стил, в действителност той се използва при приготвянето на всякакъв вид документация.

видове

Сервизните бележки нямат ясна класификация, но в същото време те могат условно да бъдат разделени на типове.

Например, има бележка:

• за увеличението;
• за придобиването;
• при отмяна и др.

Всеки вид има свои собствени спецификации за правопис. За по-добро разбиране за това как да напишете бележка ще бъдат дадени и примери.

За увеличението

За работниците, които смятат, че получават недостатъчна парична компенсация за работата си, може да е необходима канцелария за увеличаване на заплатите. Логично е, че на първо място те ще се обърнат към своя шеф - ще напишат меморандум.

Офисна бележка от този тип е написана от ръководителя на отдела за служители, адресиран до ръководителя на отдела. Понякога това също е отговорност на отдел "Човешки ресурси". Първоначално това е въпрос на отдела за комуникация на служителя, който иска да получи по-голяма заплата, и персонала. Причините за увеличаването на заплатите (промяна в размера на труда, квалификация на служителя и т.н.) задължително трябва да съдържат официална бележка.

Пробата е представена по-долу.

Отдел "Счетоводство"

Генералният директор на държавното предприятие "Агро Дарина" Аниникова Г. Л.

Официална бележка

04/09/2013 № 45

Санкт Петербург

На увеличаване на заплатите Фурманец Г. В.

Фурманец Галина Викторовна работи в "Агро Дарина" от 4 март 2011 г. в позицията на водещ специалист в катедра "Счетоводство на материални активи". Тя е квалифициран майстор на занаята си, показваща висока производителност на труда, точна, задължителна и изпълнителна. По време на работата си не получих нито едно дисциплинарно наказание. Във връзка с гореизложеното ви моля да увеличите заплатата на Фурманец Галина Викторовна от 23 000 рубли на 25 000 рубли.

Ръководител на счетоводния отдел на материалните средства Signature_Galkin S.A.

Увеличението не означава само увеличение на трудовото възнаграждение, но може да означава и преминаване към по-висока позиция. Официална бележка за промоцията се изписва и от ръководителя на отдела.

Това е важна забележка: същата служебна бележка към директора, т.е. бележка от подчинените на главата се счита за доклад.

Ръководителят на отдела може да препоръча на подчинен да увеличи въз основа на:

• подобряване на неговата квалификация;
• висше образование (първо / второ);
• опит и професионален опит;
• за изключителни услуги.

Причините трябва да бъдат посочени директно в бележката. Например, следващата.

Отдел "Материална и техническа помощ"

На генералния директор на PP "Netflix" Lyashenko S. Ю.

Официална бележка

19 октомври 2001 г. № 15

Москва

На възхода на пост на Белусова Ю.

Белусова Джулия Олеговна работи в PP "Netflix" от 7 януари 1999 г. като администратор на логистичния отдел. Тя е квалифициран специалист в своята област. Служителят е изпълнителен и отговорен, има висок работен капацитет и издръжливост при стресови ситуации. 15 февруари 2001 г. получава магистърска степен по счетоводство и одит. Във връзка с това препоръчвам Юлия Белусова да се издигне до старши администратор.

Ръководител на катедра "Материална и техническа поддръжка", подпис на Elininin P.L.

За да закупите

Под покупката се разбира ремонт или подмяна на оборудване. Официална бележка за придобиването е изготвена от отдела, който се нуждае от актуализиране на материално-техническата база.

За закупуване на компютър е подготвена служебна бележка, която е представена по-долу.

Отдел "Човешки ресурси"

Ръководител на ИТ отдела на OOO "Epam" Пенков ДМ

Официална бележка

11/12/2009 г. № 4

Харков

За ремонт (подмяна) на компютър

Бих искал да ви информирам, че от 6 ноември 2009 г. служител на отдел "Човешки ресурси" Машина Татяна Евгениевна, старши администратор, редовно се сблъсква с компютъра си.

Във връзка с горепосочената причина, моля, поправете или сменете този компютър възможно най-скоро.

Ръководител на отдел "Персонал" _signature_ Chistenko V.T.

празник

Забележката за почивка тук не означава, че трябва да си заслужите почивка, но да се обадите на член на екипа от ваканция, е написана от началника на отдела, в който е включен съответният служител. Показва причината за изземването. Документът се подава до ръководителя на компанията / организацията, той от своя страна трябва да напише отговор - съгласие или отказ.

Следващото е пример за такава бележка с отговора.

Нямам нищо против

Отдел "Персонал" за подготовка на необходимите документи__Sergei 21.03.2014

На генералния директор на PE "Aukro" Сергей V.P.

Официална бележка

03/21/2014 № 1

Като се има предвид заболяване старши счетоводител на отдел счетоводство и одит Татяна Морозова, подавам предложение да се обадя счетоводител Matveichuk Павел Sergeevnu от почивка, за да 22/03/2014 г.

Ръководител на счетоводния и одиторския отдел _signature_ Marinina R.A.

Следва да се отбележи, че в допълнение към писането и получаването на резолюция по служебната бележка все още е необходимо да се получи съгласието на самия служител за преглед от ваканция. Той също така трябва да бъде официално документиран. Ето защо бележката е само първият етап от този процес.

Относно бонусите

Сервизна бележка за бонусите се написва, когато шефът пожелае да насърчи служителя за производителна работа. От гледна точка на служителя бонусният процес е прост, защото шефът, особено ако организацията не разполага с бонус и предпочита да направи без нея, става много по-трудоемка. Но във всеки случай един от етапите на този процес ще бъде написването на официална бележка.

На първо място, трябва да проучите спецификацията на предприятието в това отношение - всяка от фирмите има свои собствени бонусни условия. Това могат да бъдат определени случаи, когато служител не може да бъде възнаграден (дисциплинарни действия, административни нарушения и т.н.), източници на премии и други подобни. След внимателно проучване можете да продължите директно към писането.

Сервизна бележка за бонусите задължително трябва да съдържа причините, поради които ръководителят на отдела смята, че служителят трябва да бъде насърчаван. Ако бонусът има ясни точки, в които е посочен стимулът за това, което трябва да се посочи, процесът е много по-опростен. Ръководителят трябва само да уведоми директора за изпълнението на такива и такива и такива точки. Тогава това е съобщение. В друг случай, ръководителят на отдела предлага само да насърчи служителя и самият той определя размера на бонуса - отново, предвид системата от материални стимули за организацията.

Интересно е, че служебните бележки за бонусите често се приписват на докладите - тъй като те са написани в името на по-висок ранг. Подобна дилема възниква и със забележки относно оттеглянето, увеличението и т.н.

За отписване

Сервизни бележки за отписване на материали Необходими са, когато имотът е развален или материалната и техническата база е остаряла. Този тип документ е тясно свързано с бележките по придобиването и е близка по спецификация: например, по същия начин, пише бележка до ръководителя на гореспоменатия проблем на отдела, който работи с увреденото имущество (както в примера за компютъра: жалба отиде в информационния отдел).

По-долу е извадка от такава бележка.

Отдел "Информационни технологии"

До началника на отдела за контрол и одит на "Троянда" Сухоруков Д.

Официална бележка

01/22/2006 № 42

Киев

При отписване на компютъра

Бих искал да ви информирам, че в момента електронният компютър, който е собственост на информационния и техническия отдел, е остарял и не е в състояние да изчисли капацитети, достатъчни за пълното функциониране на този отдел.

Във връзка с горепосочената причина, моля, отпишете горепосочената собственост като остаряла и уведомете отдела за покупки за необходимостта от попълване на материално-техническата база.

Ръководител на информационно-техническия отдел _signature_ Chashchenko V.T.

Разделяне на съобщенията за обслужване по вид

Всички горепосочени примери могат да бъдат разделени на два типа:

• бележка за служителя, директора;
• бележка до всеки отдел.

Що се отнася до дилемата на първия абзац, вече е споменато в тази статия. Въпреки факта, че информацията, как да напишем официална нота на режисьора, е много, както и примери и образци на писане, по същество това не е напълно вярно. Този принцип може да се прилага само в корпоративни организации, където всички отдели са равни и няма главен офицер. След това писането на бележки между отделите автоматично става официален, не се отчита. Във всички останали случаи, това се препоръчва, когато пишете бележки за отнемане на работника или служителя от ваканция, бонуси му уволнение, промоция за използване на наименованието на документа "Меморандум". Другите изисквания за писане остават същите.

За бележки отдели включват всички останали проби - отписване на придобиване и т.н. Те осигуряват по-точно представяне на същността на бележките: .. комуникация между отделите равностойни, че не изисква ръчна намеса.

съхранение

Сервизни бележки, свързани директно с отделни служители, се съхраняват в личните им файлове. Всички останали са изпратени в архивите на фирмата.

Може да са необходими първоначални меморандуми при проверката на организацията от висши органи: те предоставят подробна информация за вътрешните дейности на фирмата, взаимодействието между структурните елементи.

Също така официалните бележки като официални документи могат да бъдат доказателство или опровержение в производството по делото.

Подобно на други оправдателни документи, бележките могат да се разглеждат като някакъв вид привързаност към външната документация на компанията.

Честото използване на канцеларски ноти служи като критерий за оценка на общото настроение на фирмата и нейните служители за социолози, маркетинг и психолози на трудовата организация на кадрите.

Половин бизнес, полусвободен стил на съставяне на официални бележки ясно отразява ситуационните взаимоотношения в рамките на работния колектив. Особено интересна документация не е между отделите, а между отделните служители на отделите - това е по-рядко срещано и следователно по-видимо.