Как да подписваме документите по електронен път и може ли да се направи?

В тази епоха на компютърните технологии се използва т.нар. Електронен цифров подпис или съкратено EDS за удостоверяване на документи. Въпреки това, в този брой мнозина не разбират ясно защо това е необходимо, защото повечето хора са свикнали да работят по стария начин, подписвайки документи ръчно. За това как да подписваме документите по електронен подпис, тогава ще говорим.

Какво представлява електронен електронен подпис или EDS?

EDS представлява определен обект в електронна форма, според който веднага е възможно да се определи лицето, което го формира, да установи авторството, да провери автентичността на документа и т.н.

Естествено, EDS може визуално да изглежда като обикновен подпис под формата на графичен обект, вмъкнат в документа. Всъщност тук работят асиметрични алгоритми за криптиране и криптография. Самият EDS използва частен ключ и ключов сертификат, който дава възможност да се определи упълномощеното лице и самоличността на неговия подпис, целостта на документа и потвърждаването на факта, че той е подписан.

Защо трябва да подписвате документите на EDS

Много от тях са донякъде озадачени относно това дали и дали е възможно да се подписват документи по електронен път. На този въпрос може да се отговори само положително. За опростено разбиране разгледайте един пример.

Представете си, че едно дружество в лицето на изпълнителния директор трябва да формализира двустранен договор. Ясно е, че то трябва да бъде визуализирано във всеки случай, тъй като без него няма да има правна сила. Но препращането на завършения договор, да речем, по факс е невъзможно. При изпращане по електронна поща графичният формат на сканирания документ не е добре дошъл, тъй като подписът може да бъде фалшифициран. По този начин трябва да изпратите един и същ Word файл, но този документ трябва да бъде подписан. Но как да подпише документа "Vord" електронен подпис? Като цяло това не е особено трудно. След това ще разгледаме няколко прости методи за създаване на EDS. Междувременно нека се занимаваме с правни въпроси.

Трябва ли да подписвам документите по електронен път ръчно?

Много служители и мениджъри в офиса смятат, че е необходимо допълнително (ръчно) да се налага (във всеки случай да се каже) да се визуализират документи, в които има EDS. Очевидна грешка. Това абсолютно не е необходимо.

Факт е, че при създаването на цифров подпис и сертификат се сключва специално споразумение със сертифициращия център и се нотифицира от нотариус, а на етапа на формиране на сертификата се издава частен ключ. От правна гледна точка това е потвърждение на собственика на EDS. Така се заключава заключението: не е необходимо второ зрение.

Алгоритъм на работа с EDS

Ще научим как да подпишем документа с електронен цифров подпис и да видим как работи.

Основаването на такива процеси е създаването на криптограма, която съдържа заверен файл, определящ данните на собственика, авторството и целостта на данните. Създаденият хеш е шифрован с частния ключ в следващия етап, след което се генерира цял документ с EDS или отделен файл с подписи, свързан с документа.

Получателят използва публичния ключ, за да декриптира, удостоверява (удостоверява) и проверява целостта на документа. Разбира се, по принцип повечето алгоритми са много сходни помежду си. Разликата може да се появи само в зависимост от типа на използвания софтуер.

Как да подпишем Word документ с електронен подпис, използвайки редактора?

Много потребители дори не осъзнават, че EDS може да се създаде съвсем просто дори в редактора на Word в офиса. Как да подпишем "варденски" документ с електронен подпис? По-просто, отколкото просто. Действията в различните версии на редактора са малко по-различни, но като цяло те са еднакви. Обмислете създаването на подпис с помощта на примера на Word 2007.

Така че, как да подписвате документи по електронен път, използвайки само Word? За да направите това, след като поставите курсора на мястото, където се предполага, че е подписан, се използва менюто за вмъкване, в което е избран текстовият елемент. Тогава трябва да намерите параграф на подписа линия и в падащ списък задайте подписа на MS Office.

В диалоговия прозорец трябва да посочите данните на лицето, подписващо документа, след това да изберете сканиране на оригиналния подпис, след което да въведете своето собствено име в полето до иконата "x". След това ще се покаже отпечатаната версия на подписа.

На таблет с ръчно написан вход, подписът може да бъде поставен сам по себе си. Ако искате да подпишете документ от името на няколко човека, ще трябва да настроите полета за подпис за всеки човек.

Можете да го направите просто като изберете реда "Подготовка" в менюто на бутона "Office", след това да посочите добавянето на подписа, след това да използвате целта за подписване на документа, след това да направите избор на подписа и накрая елемента "Sign". Подписването ще бъде потвърдено от червената икона на панела и от надписа, в който се посочва, че документът съдържа EDS.

Най-популярните инструменти за създаване на цифрови подписи

Сега нека видим какво може да бъде решението на проблема за подписването на документ квалифициран електронен подпис. За да направите това, е желателно да използвате софтуер на трети страни.

От рускоезичния софтуер най-популярните и най-често срещани са следните софтуерни пакети:

• "CryptoARM";
• "Crypto PRO";
• "KriptoTri".

Първата програма изглежда е най-простата, затова следва да обмислим как да подписваме документите по електронен път.

Създаване на цифров подпис на примера на приложението "CryptoARM"

За да създадете цифров подпис с това приложение, има два метода: използване на контекстното меню и извършване на действия чрез главния интерфейс на програмата. За по-лесно разбиране на процеса, нека да се занимаем с първия вариант, особено след като втория е почти идентичен, само главното действие се нарича директно от програмата. Да предположим, че трябва да подпишете цифров документ на Word.

Първо, в "Explorer" трябва да изберете документа, който ни интересува, и да изберете реда "Sign" в менюто на PCM. След това ще се появи прозорецът "Магьосници", който ще ви помогне да извършите всички по-нататъшни действия. Натискаме бутона за продължаване и проверяваме дали файлът е избран. Ако е необходимо, можете да добавите още няколко обекта, за да извършите едновременното им подписване.

Натиснете отново бутона "Next" и изберете метода на кодиране в следващия прозорец. По принцип не можете да промените нищо и да оставите настройките по подразбиране. В следващата стъпка можете да въведете допълнителни данни (времеви маркер, виза и т.н.). Между другото, можете да поставите отметка в полето, за да запазите подписа като отделен обект (когато проверявате подписа в документа, ще са необходими и двата файла). Ако не поставите отметка, файлът с подписа ще бъде обединен с документа.

След продължаването ще трябва да изберете сертификат, издаден от съответния сертифициращ орган (може да е на външна eToken носител или да е регистриран в системния регистър). След това останалите параметри не могат да бъдат променени. В края на всички действия ще трябва само да кликнете върху бутона "Завършване".

Забележка: Ако за подписа е избран отделен файл, той ще се намира в същата директория като оригиналния документ, подписан, и ще има разширение SIG.

Характеристики на подписване на документи PDF, HTML и XML

И накрая, няколко думи за други формати. По принцип, за PDF документи, действията ще бъдат същите, но поради спецификата на други програми от Adobe, препоръчително е да отделите подписания файл от основния документ.

Възможно е получателят на документа първо да иска да се запознае със съдържанието си, като използва същия Acrobat (Reader) и само тогава ще провери подписа. Между другото, някои приложения от Adobe също ви позволяват да подпишете файлове с ваши собствени регулярни средства.

Ако вградите подпис под формата на HTML документи, когато се работи с тънки клиенти, браузърът трябва да кликнете на "подпишете и изпратите", след скрипт Developer се активира, образувайки низ променлива с данните за проверка на документа, които ще бъдат пуснати в специална скрит-област, подписани и прехвърлен на сървъра по метода POST. Тогава документът и подписът ще бъдат проверени, след което ще бъде създадена таблица с полетата на подписания документ и неговия EDS на сървъра.

XML файлове могат да бъдат подписани като обикновени документи, да използват инструмента InfoPath Office или да създават специален таг атрибут в самия документ.

Обобщени резултати

Ето кратко и всичко за това как да подписвате документи по електронен път. Разбира се, не са въведени всички методи, които позволяват извършването на такива операции, а не всички програми за създаване на цифрови подписи са взети под внимание. Въпреки това, дори при такова кратко описание вече е възможно да се разбере за какво е предназначен електронен подпис и как работят всички необходими алгоритми.

Ако погледнете някои видове софтуер, по-специално офис програми или най-популярните продукти от Adobe, можете да използвате собствени инструменти. Въпреки това, по отношение на опростяването на работата, поне за начинаещ потребител, по-добре е да използвате помощни програми на трети страни под формата на пример с CryptoARM. От само себе си се разбира, че не трябва да забравяме правната страна на проблема. Някои компании създават електронни подписи и сертификати сами, но в крайна сметка те не са невалидни, но нямат правна сила.