Електронен подпис за юридическо лице: как да получа? Използване на електронен подпис

Използването на цифрови подписи става все по-разпространено в Русия. И това не е напълно изненадващо, защото EDS е в много случаи по-сигурен от съответните подпори, снабден с химикалка или печат. Как се прави електронен подпис за юридическо лице? Как да получите подходящия инструмент?

Определение на EDS

Първо, да дефинираме същността на EDS. Какво е електронно цифров подпис? Под него се разбират реквизитите на документа, подобни на тези, които са поставени от писалката върху хартия, но се изпълняват само със специални компютърни алгоритми.

Основната цел на EDS е да потвърди, че документът е подписан от конкретно лице. Сред другите полезни свойства, които притежава електронен цифров подпис, е проверката на целостта на документа, липсата в него на каквито и да било редакции по пътя между изпращача и получателя.

Използване на цифрови подписи

В кои сфери използвате EDS? Почти същото като обичайния подпис: в разпространение на документи между организации, между бизнеса и държавните агенции, в комуникациите с участието на физически лица. Съответства на всички необходими законодателни изисквания, EDS е законно еквивалентен на подписа, който се прави с химикалка, а в някои случаи - с печат, ако е юридическо лице.

Използването на електронни подписи е широко разпространено в банковата сфера: например, когато се разрешава в системи от типа "банка-клиент", се използват подходящи механизми документи за самоличност потребител на финансов продукт. С помощта на алгоритми, приети във финансовата и кредитната организация, клиентът подписва платежни нареждания, прави различни искания и искания.

В някои случаи EDS се разглежда като още по-надеждни подпори, отколкото подпис, който се прави с химикалка. Това се дължи на факта, че тя е много трудна за подправяне, както и факта, че с помощта на електронен подпис, както отбелязахме по-горе, е възможно да се провери дали е имало промени в прикачен файл.

Универсалните електронни карти започват да се разпространяват в Русия. С тяхна помощ гражданите могат да извършват голям брой различни действия. Сред тях са подписването на документи в интернет. Как е възможно това? За да се възползвате от тази функция, трябва да си купите четец на карти, устройство, което може да чете данни от карта и да я предава чрез специални онлайн канали. Необходимо е да използвате устройство със стандартна поддръжка за PC / SC.

Структурата на EDS

Как се организира EDS? Как функционира механизмът за удостоверяване на документи? Това е много просто. Самият електронен подпис е подпомагането на документ, който може да бъде идентифициран само от едно лице (или организация). Съответният предмет на обръщение на документа има едно копие на инструмента, с помощта на което е поставен EDS - той е частен ключ на електронния подпис. Като правило, никой друг не го има, точно както в случай на уникална извадка от автограф на лицето, което той прави с химикалка. Те дават ключовете на специализирани организации - сертифициращи центрове. Те могат да бъдат акредитирани от Министерството на комуникациите.

Можете да прочетете EDS с помощта на публичен ключ, който на свой ред може да бъде на разположение на всякакъв брой хора. Използвайки този инструмент, получателят на документа гарантира, че е бил изпратен и подписан от конкретния подател. Ако публичният ключ не разпознае EDS, то се посочва от грешния човек, от когото документът трябва да дойде.

Сертификат за ключ за подпис

Важен елемент от работния процес е сертификатът на ключа за електронния подпис. По правило той е електронен източник на данни, който съдържа информация за изпращача на файлове. Сертификатът удостоверява факта, че ключът, който лицето притежава, е валиден. Също така, този документ съдържа основна информация за изпращача. Сертификатът е валиден, като правило, 1 година от момента на регистрацията му. Съответният елемент на подписа може да бъде оттеглено и по инициатива на неговия собственик, например ако изгуби контрол над ключа или заподозрените, че е паднал в неправилни ръце. Тези документи, които ще бъдат подписани без валиден сертификат, нямат правна сила.

От технологична гледна точка механизмът на обмен на файлове при използване на EDS обикновено се изпълнява в рамките на определена софтуерна среда. Тоест файловете се изпращат и получават в специален формат, използвайки интерфейса на специализиран софтуер. Той може да бъде адаптиран, например, за работен процес в областта на данъчното облагане или за обмен на файлове между различни компании.

Все още не е създадена универсална система за получаване и изпращане на документи в Руската федерация, но тази работа е в ход. Нейното успешно завършване ще създаде софтуерна среда, която, на теория, да е в състояние напълно да замени документа на хартиен носител, като всеки гражданин, заедно с личния автограф, може да постави върху всеки документ, като електронен подпис. Всъщност развитието на УЕК е една от първите стъпки в тази посока.

Но докато е възможно да поставяте EDS с тази карта върху ограничен брой ресурси. Следователно проверката на електронния подпис се извършва понастоящем в различни програми и тяхното използване се извършва по споразумение между изпращача и получателя на документите.

Също така е възможно да обменяте файлове извън съответните интерфейси. Всеки документ в този случай може да бъде допълнен с текстово вмъкване с уникален шифър, който се създава с помощта на частен ключ, но се чете от получателя на файла чрез отворен. Документът ще бъде разпознат, ако съвпадат съответните алгоритми, и при условие, че сертификатът, който споменахме по-горе, е валиден.

Въпросният шифър обаче ще бъде създаден по един или друг начин чрез специална програма. Теоретично, разбира се, потребителите могат да разработят свои собствени - и то официално ще се счита и за EDS, но в този случай не е необходимо да се говори за достатъчно ниво на сигурност на работния поток. В големите фирми обикновено има специфични изисквания. Както и в държавните институции. Нека разгледаме по-подробно аспекта, който отразява видовете EDS в зависимост от нивото на сигурност.

Нива на сигурност EDS

Може да се отбележи, че изпращането на документи чрез електронна поща също е една от възможностите за използване на EDS. В този случай става въпрос за използването на прост електронен подпис. Неговият "ключ" е паролата, която изпращачът въвежда. Законът за електронния подпис позволява този тип ЕДС да бъде правно важен, но практиката на прилагане на закона не винаги е придружена от прилагането на този сценарий. И това е разбираемо: паролата - чисто теоретично - може да бъде въведена от всяко лице, за което е известно, и се представя за подателя.

Следователно, същият закон за електронния подпис определя, че много по-сигурни версии на EDS могат да се използват в работния процес. Сред тях са подобрените и квалифицирани EDS. Те приемат, че техните собственици имат надеждни електронни ключове, които са много трудни за създаване. Те могат да бъдат направени под формата на специален тип eToken от типа ключодържател - в едно копие. С помощта на този инструмент и специална програма човек може да изпрати подписани документи на получател, който след това може, използвайки публичния ключ за проверка на електронния подпис, да може да провери правилния произход на файловете.

Специфичност на квалифицирания подпис

Каква е разликата между подсилена EDS и квалифицирана EDS? Технологично, те могат да бъдат много сходни и да използват по принцип подобни кодиращи алгоритми. Но в случай на квалифициран ЕДС, сертификат за издаване се издава от сертифициращия център (сред акредитираните от Министерството на съобщенията). Този вид електронен подпис се счита за най-сигурният и в повечето случаи приравнен в правния смисъл със съответната реквизиция на документа, който се поставя ръчно на хартия.

Изисква се квалифицирания електронен подпис в повечето случаи в хода на взаимодействието между бизнеса и физическите лица от правителствени агенции, така че изискванията за документи за самоличност за такива комуникационни сценарии могат да бъдат много строги. Усиленият EDS в този случай не винаги може да ги задоволи, да не говорим, разбира се, за прост електронен подпис. Акредитираните центрове за сертифициране по правило препоръчват на клиентите си оптималния тип софтуер, с който се осъществява обменът на документи чрез EDS.

Видове електронни подписи

Така че все още не е разработен универсален ЕДС, способен по всяко време да замени подписа на хартия, в Русия. Поради това инструментите, които разглеждаме, са представени в широк спектър от сортове, адаптирани към различни цели за обмен на файлове. Обмислете най-често срещаните видове комуникации, които използват електронния подпис на документите.

Популярни електронен подпис, необходими за участието на търговски дружества в различни търгове ( "Сбербанк-AST", "RTS-оферта"), както и наличието на пода търговия, например, тези, които са част от Асоциацията на ETP. Има EDS, адаптирана да работи с бази данни за фалити на юридически лица и факти, свързани с тяхната дейност.

На портала Gosuslugi.ru всички регистрирани също получават електронен подпис. Държавните услуги по този начин могат да бъдат поръчани онлайн - не е необходимо да се отправя хартиен документ към тази или тази агенция. Гражданинът отваря широка гама от услуги, можете дори да кандидатствате за паспорт онлайн. Една от възможностите за хардуерно внедряване на EDS за употреба в портала Gosuslugi.ru - UEK, за което споменахме по-горе.

Как да получите EDS

Поради липсата на унифицирана структура за издаване на универсални ЕДС в Руската федерация, съществуват голям брой частни фирми, ангажирани с електронни подписи. Те са наричани, както отбелязахме по-горе, сертифициращи центрове. Тези организации изпълняват следните основни функции:

- регистриране на потребителите като юридически компетентни субекти на работа с документи при използване на EDS;

- да издава удостоверение за електронен подпис;

- в редица случаи, да осигурят изпращането и проверката на документи с EDS.

По този начин, ако гражданите или организациите се нуждаят от цифров подпис, те трябва да отидат в съответния сертифициращ център.

Документи за получаване на EDS

Как се издава електронен подпис за юридическо лице? Как да получите такъв инструмент полезен за бизнеса? Първото нещо, което трябва да направите, е да изберете сертифициращ център. Препоръчително е да се прилагат към структури, които имат акредитация на държавни органи. Списъкът на тези организации може да бъде намерен на уебсайта на Министерството на съобщенията на Руската федерация - minsvyaz.ru.

Необходимо е да се предоставят следните сертификационни документи на сертифициращия център:

- извлечение от Единния държавен регистър на юридическите лица;

- сертификати: за регистрация на юридическото лице, при регистрация в Федералната данъчна служба.

Ако става дума за получаване на личен подпис на ръководителя на организацията - посоченият набор от документи трябва да бъде допълнен с копие от протокола за назначаване на генерален директор на длъжността. Ако EDS е получено от служител, който не е член на висшите управителни органи на дружеството, тогава се изисква копие от заповедта за неговото наемане, както и пълномощно. Естествено ще ви трябва паспорт и специалист SNLS.

Както може да се види, процесът, при който е форматизиран електронен подпис за юридическо лице, изобщо не е сложно. Как да получите EDS за индивидуален предприемач?

Това е много просто. Ще се изискват следните основни документи:

- екстракт от EGRIP;

- сертификати: при регистрация като ПР и при регистрация в Федералната данъчна служба;

- паспорта;

- SNILS.

Ако EDS иска да получи човек, който не е в състояние на PI, собственик или представител LLC, всичко, което е необходимо да се въвеждат в удостоверяващия орган, който, - данъчен номер, паспорт и SNILS.

Получаването на електронен подпис обикновено не е много дълъг процес. Много центрове за сертифициране са готови да осигурят ключ eToken или негов аналог, както и ръководство за използването на EDS в рамките на няколко часа след регистрацията на съответното приложение.

Практически нюанси на работа с EDS

Разгледахме как е форматиран електронен подпис за юридическо лице, как да се получи този инструмент. Помислете сега за някои забележителни нюанси на практическото използване на EDS.

По този начин, организиране на документи между две или повече предприятия, е желателно да се използват услугите на посредници, които ще помогнат на компаниите да избягват грешки при споделяне на файлове, както и да гарантират спазването на всички законови изисквания по отношение на данните за съобщенията. Сред оптималните възможности за регистрация на такива споразумения е сключването на споразумения за взаимно свързване, които са предвидени в член 428 от Гражданския кодекс на Руската федерация.

При организиране на работен процес между различни организации се препоръчва също така да се одобри процедурата за работа с файлове в случаите, когато автентичността на EDS не може да бъде определена. Например това е възможно, ако сертификатът на ключа за електронния подпис е изтекъл.

В началото на статията разгледахме класификацията на EDS по степента на сигурност. Какви са механизмите за правилното използване на прости, подобрени и квалифицирани електронни подписи?

Ако фирмата реши да използва прост цифров подпис при обмен на документи с друга организация, тогава е необходимо да сключи допълнителни споразумения, които определят този механизъм. Съответните споразумения следва да отразяват правилата за определяне на това кой е изпратил документа по електронна поща и по този начин да постави прост EDS.

При електронните търгове подписът задължително трябва да бъде укрепен (най-малкото) и да отговаря на критериите, приети на ниво онлайн сайт, където се извършват подобни съобщения.

Отчитането на държавните структури трябва да се извършва само чрез използването на квалифициран електронен подпис. Ако става дума за установяване на отдалечени трудови правоотношения (тъй като неотдавна РК ТК допусна този вид комуникация), тогава в този процес трябва да се използва квалифициран подпис.