Електронен обмен на документи между организациите: как работи?

Електронното управление на документи (EDI) е бърз начин за обмен на информация, основан на използването на електронни документи с виртуални подписи. Той отдавна е спечелил признание в развитите страни по света като ефективен инструмент за бърз бизнес.

сърце

Електронният обмен на документи между организациите е набор от процеси за създаване, обработване, изпращане, прехвърляне, получаване, запазване, използване и унищожаване на документи. Всички тези процеси се извършват след проверка на целостта и потвърждаване на факта на получаване на документи.

Правилата за обмен на документи между юридически лица се извършват със съгласието на страните. Информацията се обменя чрез телекомуникационни средства и документите се съхраняват на електронни носители. Срокът на годност на счетоводната информация не трябва да надвишава установеното на законодателно равнище.

Организациите помежду си могат да обменят официални и неофициални документи с подписи на участниците. В областта на бизнеса могат да бъдат: режийни, споразумения, фактури, договори, споразумения, нареждания, известия, пълномощни и др. Информацията може да се предава под формата на текстови, таблични и графични файлове.

Целта на внедряването на EDI

Предпоставката за въвеждането на EDI може да бъде:

• намаляване на рутинната работа;
• загуба на документи;
• "Прозрачно" работи с документи;
• повишаване на дисциплината за изпълнение - предоставяне на документи на посочените дати и др.

Сред количествените цели могат да бъдат идентифицирани както следва:

• Намаляване на времето за обработка с 10 пъти.
• Намаляване на разходите за офис два пъти.

Електронен обмен на документи между организациите: как работи

В съответствие с националното законодателство електронното разпространение на документи между организациите се извършва по споразумение между двете страни. За да се обменят данни, е необходимо всички участници да са свързани към оборудването на един оператор. След това потребителят трябва да изпрати искане за добавяне към списъка на контрагентите. След потвърждаване на искането, членовете на системата могат да обменят данни.

Модулът EDM ще трябва да изпълни следните функции:

• Поканете контрагентите да споделят данни.
• Създайте адресна книга.
• Интегрирайте счетоводния софтуер, например 1C.
• Подпишете и шифровайте документацията.
• Структуриране на кореспонденцията.
• Проследяване на състоянието на буквите.

Електронният обмен на документи между организациите се осъществява с помощта на сертификати. Връзката към сървъра и удостоверяването се извършва чрез персонален цифров сертификат. EDS се издава на всеки потребител на системата, съхраняван на електронен носител на означение и защитен с ПИН код. Потребителят трябва да въведе своето потребителско име и парола в личния кабинет. Само след това ще има достъп до документите си.

Започването на обменния процес може да бъде всеки служител на организацията, свързана със системата. Преди да изпратите документ на контрагент, той трябва да бъде подписан в EDS. Тази операция се извършва с помощта на програмата "Cryptopro". Документът се изпраща чрез EDO. Работникът на контрагента получава уведомление за получаването на нов документ. Ако го приеме, той поставя и EDS. Ако трябва да направите промени в документа, тогава се създава нова електронна версия. След като редактирането приключи, трябва да запазите всички промени с EDS. След това документът се изпраща на контрагента. Ако е необходимо, се извършва електронно съгласуване на информацията.

Ако е необходимо отново да се направят корекции, цялата процедура се повтаря отново. Ако няма оплаквания относно новата версия, документът се спазва. Последната извадка е тази, подписана с два цифрови подписа. Всички версии на документа се съхраняват на сървъра и са достъпни за разглеждане. След като моделът получи статут на актьорско майсторство, документът няма да бъде променен. Отрицателните договори получават статут на "Анулирани". По този начин се осъществява електронният поток на документи между организациите.

оборудване

Какво ви е необходимо за електронно разпространение на документи между организациите? Първо, е необходимо да изберете телеком оператор и да инсталирате специален софтуер за обмен на информация. На второ място, с всеки партньор, с който организацията възнамерява да провежда електронна кореспонденция, е необходимо да се сключи "Споразумение за обмен на електронни документи".

Също така е необходимо да инсталирате EDI сървър, на който ще се съхраняват всички документи. Това може да бъде клиентско оборудване или съхранение в облак. Достъпът до системни данни отвън се осъществява чрез приложение, инсталирано на екипа на служителите на организацията. Взаимодействието на компютрите със сървъра се осъществява чрез HTTP с допълнително шифроване SSL 128. Достъпът до документи се осъществява само чрез интерфейса на приложението и след удостоверяване.

Проект EDO

Проектът за автоматизация на процеса може да продължи от няколко месеца до няколко години. Терминът директно зависи от броя на процесите, които трябва да бъдат автоматизирани, ресурсните и финансовите възможности на организацията. Обобщението на изпълнението на EDI е, както следва:

• Създайте работна група.
• Създаване на цели, срокове и бюджет на проекта.
• Проверка на съществуващи процеси.
• Разработване на задачи.
• Освобождаване от системата EDO.
• Подписване на договора за въвеждане на SED.
• Одобряване на работния график.
• Попълване на системните указатели.
• Обучение на персонала.
• Провеждане на предварителни тестове.
• Публикуване на заповедта за въвеждане на SED.
• Завършване на софтуера и работните процедури.
• Стартиране на пилотния проект.
• Пълен мащаб на прехода към EDI.

Грешки при внедряването на EDI

В процеса на автоматизиране на документите трябва да се обърне специално внимание на процесите, при които законът изисква хартиен носител. Не можете да копирате хартиен документ по електронен път. Това значително забавя процеса на работа и предизвиква негативно отношение към процеса на автоматизация като цяло. Никой не плаща за двойна работа.

В процеса на внедряване е необходимо да се разработи нова процедура за работа с документи, да се обучава персонал и едва след това да се пристъпи към пълно прилагане. Можете да постигнете това само ако донесете на персонала ползите от използването на нови технологии.

Друга популярна грешка е слабото развитие на изискванията за SED. Ако потребителите трябва да работят в неконфигурирана система, процесът на EDO е различен от това, което се приема в организацията.

Електронен обмен на документи между организациите: предимства и недостатъци

предимства:

• Намаляване на разходите за изпращане на оригинални документи по пощата.
• Спестете място за съхранение на документацията. Всичко се съхранява по електронен път.
• Лесна употреба. Документът се изпраща от една работна станция. Бързото търсене на документ се извършва по статус (изпратен, получен, получен и др.).
• Незабавна доставка. Цялата изпратена информация достига адресата в рамките на няколко секунди.
• Документът не може да бъде изгубен до изтичане на срока на съхранението му в системата.

недостатъци:

• За да използвате оборудването, което трябва да закупите лиценз, който струва много пари.
• Обменът на данни най-често е възможно само между участниците в една и съща система.
• Електронният поток на документи между организациите в 1С или използването на друг софтуер се различава от използваната по-рано схема. С въвеждането на новия алгоритъм, всички служители ще имат въпроси относно провеждането на работа.
• Техническо оборудване. Преди да се внедри EDI на организацията, е необходимо да се закупи оборудване и да се обучат служители, които да управляват новата система.
• EDO се осъществява с помощта на EDS, чиято валидност е 1 година. Необходимо е своевременно да се наблюдават и актуализират сертификатите. Също така е необходимо да се следи срокът на валидност на сертификатите за контрагент, за да се избегнат проблеми с данъка.

Правно регулиране

Какви нормативни актове регулират електронното разпространение на документи между организациите? Законодателството на Руската федерация включва Федерален закон № 63 "За електронния подпис", правилата за подаване на документи на Федералната данъчна служба са предписани в заповед на Министерство на финансите № MMV-7-2 / 168. ЕДО между органични организации се осъществява въз основа на заповед на Министерство на финансите № 50н. Правилата за обмен на първични счетоводни документи в електронен вид са предписани в заповедта на Федералната данъчна служба № MMV-7-6 / 36 @. Всички оператори на EDO в хода на своята дейност следва да се ръководят от заповедта на Федералната данъчна служба № MMV-7-6 / 253 @.

"VLSI"

Електронният обмен на документи между организациите на VLSI дава на потребителите такива предимства:

• Изпратете документи до всяка организация, регистрирана на територията на Руската федерация. Ако контрагентът не е член на системата VLSI, служителят на компанията просто ще се свърже с представителя на организацията и ще изпрати покани за участие в системата на електронната си поща. Непосредствено след потвърждаването на искането обменът на информация между участниците ще бъде осъществен без посредници.
• Не е необходимо да инсталирате софтуера на компютъра си. Достатъчно е да имате актуална версия на браузъра и достъп до интернет.
• За да работите с данни, няма нужда от специална програма. Ако докладът първоначално е подготвен в софтуер на трети страни, например 1C, тогава можете да конфигурирате интегрирането на данни със системата VLSI.
• Примерната форма на документ не е инсталирана. Можете да изпращате текст, таблични файлове, изображения и т.н.

СКБ "Контур"

Един от първите разработчици на софтуер в Русия също така се занимава с доставката на оборудване, чрез което се осъществява обмен на електронни документи между организациите. "Contour" разработи системата Dyadok, чрез която се обменят електронни документи. Особеността на системата е, че можете да получите достъп до данни, докато сте в чужбина. Особено за тази цел компанията е разработила тарифи в роуминг. Ако желаете, моно достъп до данните чрез приложния програмен интерфейс (API).

От какво имате нужда?

За да се свържете EDO, организацията трябва да купи:

• лицензиран софтуер;
• сървър;
• да актуализирате оборудването;
• персонал на влака;
• конфигуриране и интегриране на ERMS за работа с вътрешни приложения.

Трябва ли да се реализират такива инвестиции, за да се свърже потокът от електронни документи между организацията? Включване в консултацията с техническа поддръжка, актуализиране на SED и софтуера - вторият етап от инвестицията. Тези разходи ще трябва да се изплащат месечно.

заключение

Електронният документ се заменя с документи. Това не само намалява разходите на организацията за провеждането на процесите, но също така увеличава ефикасността на бизнеса като цяло. За да може EDI да функционира успешно, е необходимо ясно да формулирате целите за внедряване на системата и да конфигурирате правилно оборудването.