Докладване на документа: типове, формуляри, образци и дизайн

Правилното управление на документацията е важно за всяка организация, тъй като ви позволява компетентно да се занимавате с основна дейност и да не се страхувате от данъчни и други проверки. Отчетните документи се изготвят в различни форми и форми. Видовете документи варират в зависимост от вида на фирмата, характера на нейните дейности и много други фактори.

Обща концепция

Документът отразява набор от показатели с резултатите от работата на компанията за избрания период. Отчитането може да съдържа таблици със счетоводни, статистически и други данни. Докладът е резултат от работата по счетоводната информация.

Докладите се изготвят съгласно формулярите, препоръчани от Министерството на финансите и Държавната статистическа служба. Те могат да бъдат доклади за конкретни отрасли, както и за териториалните сектори - области, региони, за пълнотата на икономиката.

Докладите на документи могат да бъдат класифицирани по видове, периоди, обем на данните, степен на тяхното обобщаване.

вид

По вид отчитане се разделя на:

• счетоводството;
• статистика;
• функционира.

счетоводство - е систематизирана информация за собствеността на организацията, нейните финанси, представянето. Отчетените счетоводни документи се изготвят въз основа на счетоводна информация.

статистически се изготвя по статистически, счетоводни и оперативни сметки.

оперативен отчитането се изготвя върху оперативни материали за определени интервали от време - седмица, месец, десетилетие и т.н. Тази информация помага оперативен контрол за работните процеси в организацията.

Редовността на подготовката на счетоводните документи може да бъде:

• в рамките на деня - за деня, пет дни, едно десетилетие, един месец, една четвърт, шест месеца.
• е годишно резюме за годината.

Годишното статистическо отчитане е актуално, а счетоводството е междинно.

Степента на обобщаване на информацията в отчетите може да бъде различна. В зависимост от този индикатор отчетите са:

• първични - те се съставят директно от организацията;
• резюме - се подготвят от висшите институции.

Всяко отчитане трябва да предоставя надеждна информация за дейността на организацията, нейното финансово състояние, представяне, промени в тази информация.

Външен вид и съдържание

Формите на счетоводните документи се одобряват от правителствени наредби.

Всяка фирма поддържа вътрешно отчитане, което предоставя информация за изпълнението на планове, нареждания за управление. Тези отчети се изготвят от специалисти от различни отдели на компанията и се предоставят на ръководството. Тази документация може да се нарече отчет или сертификат.

Докладите в институциите се правят в произволна форма. Те се подават на хартиени листове или на бланката на организацията.

Следната информация е задължителна в отчета:

• име на организацията;
• наименованието на структурната единица или отдел на дружеството;
• името на документа;
• дата и номер;
• заглавието;
• директно текстът с резултатите от работата;
• подпис;
• одобрение или решение.

Текстът на доклада съдържа пълна информация за извършената работа, анализ на резултатите от дейностите. Изготвят се заключения, ако е необходимо - се правят предложения. Често обяснителните бележки са приложени към докладите. Датата на доклада трябва да бъде корелирана с изявлението на ръководителя.

Бизнес пътувания

Отделен вид отчитане са счетоводните документи за хотелско настаняване в случаите на официално пътуване на специалисти.

В цената на пътуването са включени разходи за хотелската стая. Съгласно изискванията на закона дружеството е длъжно да възстанови на служителя всички разходи, свързани с плащането на хотелска стая.

Служител, който се връща от командировка, предоставя един от следните документи:

• разход;
• провери;
• разписка.

Кой от тези документи ще бъде най-верен и няма да предизвика въпроси от данъчните органи?

Ако хотелът не използва касов апарат, тогава служителят на хотела трябва да издаде специален формуляр. Можете да го наименувате по различен начин: разписка, чек, ваучер.

Изисквания към формулярите

Във всеки хотел има форма, но е проектирана според одобрените изисквания. Докладите за настаняване отговарят на следните изисквания:

• докладът съдържа реквизитите (име на организацията, номер, серия, адрес, TIN, печат);
• самата форма се произвежда в печатница или с помощта на автоматизирани системи, защитени от неразрешен достъп и съхраняване на информация за пет години;
• документът получава номер и серия.

Ако служител представи документ, който не отговаря на одобрените изисквания и дружеството го е приело и го е извършило, ако има искания от данъчните служители, организацията ще може да защити съдебните разноски.

Ако хотелът има билет за билети

Обикновено в хотелите има касова техника. След това счетоводните документи за настаняване не се попълват и служителят получава парична разписка. Той е, който говори за факта на регистрация и плащане на хотелска стая.

Сметка или друг документ, който предоставя данни за регистрацията на конкретен служител, може да бъде приложен към чека.

Ако на служителя е дадена касова бележка вместо проверка, в такава ситуация може да има проблеми с данъчните специалисти при подготовката на сметките. Разбира се, компанията може да защити интересите си в съда, но тази процедура не е твърде проста.

Постъпленията за PKO се представят и като счетоводни документи за хотелско настаняване. Те също са приети и обикновено не предизвикват ненужни въпроси. Постъпванията се считат за официални документи, удостоверяващи получаването на пари от администрацията на хотела.

При липса на документи

Съществуват и ситуации, при които служител не предоставя един документ. Тогава счетоводителят поиска от хотела сертификат за пребиваване на конкретно лице. И в компанията трябва да бъде информация за периода на пътуване на този служител.

Такива нюанси могат да доведат до спорове със служители на данъчните органи, които се решават в съда обикновено в полза на организацията.

Случаите на непредоставяне на документи могат да се обяснят с факта, че служителят не живее в хотел, а в апартамент под наем. В този случай, компанията плаща за отдаване под наем на жилища, служителят не понася никакви разходи, така че те не са компенсирани.

Често счетоводителите задават въпрос - как тогава да се разгледат разходите по данъчното облагане? Компанията може да посочи при реализацията на своите печалби направените разходи за жилище, но само през периода, през който служителят действително е пребивавал в нея. Разходите във всички останали периоди ще се считат за неразумни разходи и няма да бъдат приети от данъчните структури.

Изготвянето на отчетни документи е важен и отговорен момент в дейността на всяка организация. Като правило служителите в счетоводството или ръководителите на структурните отдели на фирмата се занимават с това. Ако имате затруднения, можете да използвате услугите на компании от трети страни.