Примерна поръчка за персонала. Управление на човешките ресурси: поръчки

Поръчките за персонал се отнасят до ключови източници на работни потоци в съвременните предприятия. Каква е спецификата на тяхното компилиране? Как изглеждат тези документи?

Какви са поръчките за персонала?

Законодателството на Русия, регулиращо управлението на документацията на персонала, предполага редовно прилагане на различни местни правни актове в предприятията. Сред тези са поръчките. Обичайно е да се класифицират в 2 основни сорта. А именно:

• по нареждания, свързани с основната дейност;
• по нареждания, издадени с цел управление на персонала на предприятието.

В този случай става въпрос за правен акт от втори тип.

Поръчка за персонала - вид административна документация на предприятието. Тези източници са публикувани от компанията за юридическа регистрация:

• набирането на персонал;
• преместване на персонала от един пост в друг;
• нареждания на конкретни служители или на колектива като цяло;
• уволнение на служители.

Тези задачи предполагат, че фирмата ще издаде подходящи видове поръчки за персонал. Как могат да бъдат те?

Например има поръчки:

• относно назначаването на служители при освобождаването им от длъжност;
• за възлагане, насърчаване на служителите;
• при преместване на служител на друго място.

Въвеждането и коригирането на информацията, записана в работни книги и други документи за персонала, в много случаи се извършва въз основа на въпросните поръчки.

Форми на поръчките за основни дейности

В руските предприятия се използват активно обединени поръчки за персонал - въз основа на одобрените от различни източници на закона формуляри. Основното е постановлението на Комитета за държавна статистика № 1, издадено от отдела на 5 януари 2004 г. Различават се следните основни видове поръчки за персонал, определени в съответната резолюция:

• за приемане на служител (изготвен въз основа на единна форма на T-1 или T-1a, първата е лична, втората е консолидирана);
• относно прехвърлянето на служител (формуляри Т-5, Т-5а);
• относно освобождаването на служителя в отпуск (документи Т-6, Т6а);
• при прекратяване на договора (формуляри Т-8, Т-8а);
• при пътуване на специалист (документи Т-9, Т-9а);
• относно насърчаването на служителя (формуляри Т-11, Т11-а).

Трябва да се отбележи, че документооборота на предприятията може също да използва свои собствени форми на поръчки, ако това не е забранено от закона. Това е възможно и в случай, че една или друга извадка от поръчката за персонала под формата на единна форма не е одобрена от закона.

Ако фирмата прави отделен документ независимо - препоръчително е да приложите разпоредбите на специален държавен стандарт GOST R 6.30-2003. Как може да изглежда единна заповед за персонал? Пример за такъв документ е на снимката по-долу.

В този случай примерна поръчка за работа с унифицирана форма № T-1.

Еднообразните форми на поръчки се използват най-често в бюджетните организации, както и в държавните предприятия. В много случаи това се дължи на наличието на одобрени образци от ведомствените източници.

На свой ред, в частните фирми често използват свои собствени форми на поръчки. Но, като правило, само в случаите, когато единен документ не е одобрен за решаване на задачите на персонала. Ако те са в обращение, обикновено предприятията не губят време да създават нови форми, които всъщност ще дублират единни. Което освен това се характеризира с доста висока степен на удобство по отношение на структурата.

Как могат да изглеждат образците на поръчките за персонала, разработени от компанията? Пример за една от тях е в следната картинка.

В този случай се взема предвид образец от реда на одобрение графика на празниците. Обикновено се представя в доста проста структура.

Обърнете внимание, че обикновено предприятията нямат специални причини да заменят обединените формуляри с вътрешнокорпоративни модели - освен ако фирмата не организира особено сложни производствени формати, които изискват създаването на отделни счетоводни механизми. Или, ако тяхната структура е достатъчно проста - както в случая с графика на празниците.

Може да се отбележи, че има няколко критерия за класифициране на въпросните поръчки. Сред тях са структурата на документа. Нека да разгледаме неговите характеристики по-подробно.

Структура на поръчките: прости и сложни документи

Така че най-важният критерий за класифициране на разглежданите поръчки е структурата. В съответствие с него, документите са разделени на основните 2 вида - прости и сложни.

Заповедите от тип 1 се характеризират с наличието на един административен блок (с думите "да се приеме", "да се освободи от длъжност", "да се прехвърли" и т.н.). Ако например това е нареждане за назначаването на един специалист, тогава то ще се счита за физическо лице, ако в неговата юрисдикция има няколко служители, то ще се счита за консолидиран документ.

Ако в източника има няколко административни блока, то ще се счита за трудно. Те са доста често срещани, но употребата им се счита за много труден процес дори при използването на съвременни технически решения, тъй като в този случай може да се наложи да се сравнят по същество големи количества данни, които се намират в различни секции.

Сега нека да продължим да изучаваме различните елементи на структурата на документите, които могат да съдържат поръчки в организацията.

Елементи на структурата на поръчките за персонала

Основният елемент на поръчката е разделът. Състои се от елементи. Те трябва да бъдат включени в заповедта въз основа на конкретен документ. В този случай трябва да включите връзка към него. Ако например бъде направена заповед за назначаване на лице на длъжност, съответните елементи могат да бъдат включени в документа въз основа на:

• лично изявление на служителя;
• трудов договор;
• бележка от ръководителя, която интервюира служителя или решава да го назначи на друга основа;
• вътрешнокорпоративен акт;
• бележка.

Препоръчва се думата "фондация" да бъде включена в реда, след това - да се посочи конкретен документ. Изглежданият източник трябва да отразява факта, че лицето, назначено на определена длъжност, е запознато с разпоредбите на заповедта. В този случай е необходимо да се включи в документа фразата "с оповестената поръчка", след което служителят, който е изучил съответния източник, подписва и посочва датата.

В заповедите - по-специално, ако се извършва отново воденето на записи на персонала, за да се отрази фактът, че служителят е назначен на длъжността, е необходимо да се даде юридически значима формулировка. Например, свързани със срока на договора със служителя, размера на заплатата му, графика на работата му.

По този начин типичната структура на поръчката по отношение на персонала предполага наличието в нея на блокове, отразяващи:

• административно действие на ръководството на дружеството;
• FIO и друга информация за служителя;
• дата на влизане в сила на параграф на документа;
• друга важна формулировка на заповедта.

Разглежданите документи могат да бъдат допълнени с различни приложения. Те могат да бъдат представени в най-широкия диапазон. Така че в приложенията към заповедите на персонала могат да бъдат отразени списъците на длъжностите на служителите, които са под юрисдикцията на съответния документ. В приложението към данните за поръчката, които могат да бъдат отразени проблематично директно в текста на документа, могат да бъдат записани - например, могат да бъдат графики, картини и диаграми, необходими за изясняване на текстовото съдържание на документа.

Изготвяне на поръчки: какво да търсите?

Какво трябва да обърна специално внимание при обработката на въпросните документи?

На първо място, както отбелязват експертите, изготвянето на поръчки за персонал не трябва да се извършва чрез съкращения. Формулировката трябва да бъде включена в документа без съкращения.

Следващият най-важен критерий за правилното изпълнение на съответните документи е липсата на информация за източници с различно време за съхранение. Например поръчките, свързани с ваканции и командировки за персонала, се съхраняват в съответствие с настоящите стандарти за срок от 3 години. Документи, които отразяват информация за заетостта на служителите, трябва да се съхраняват в архивите на фирмата в продължение на 75 години.

По този начин във всяка поръчка трябва да се отразят данни за източници със същия срок на годност.

Ще бъде полезно да се разгледат основните етапи от публикуването на въпросните документи.

Етапи на издаване на поръчки за персонал

На първо място, трябва да се отбележи, че в зависимост от специфичните стандарти, за които фирмата извършва отчети за персонала, поръчките за персонал могат да бъдат съставени съгласно различни принципи. Но в общия случай тяхното публикуване включва решението на отговорните специалисти на фирмата, като:

• иницииране на решение относно необходимостта от разработване на подходящ документ;
• събиране на данни, необходими за издаване на поръчка;
• подготовка на конкретен проект за заповед, хармонизиране, финализиране, ако е необходимо;
• вписване на необходимата информация в документа и подписване от компетентни лица;
• запознаване с реда на лицата, чиито позиции са под юрисдикцията на съответния правен акт.

Изготвяне на решение за издаване на заповед

Решаването на първата задача може да се извърши, като се използва информацията, съдържаща се в сервизни бележки, вътрешнокорпоративна информация, актове. Вътрешните нареждания обикновено се основават на местни правни актове и техният списък може да бъде много широк. Проектите на въпросните документи обикновено се изготвят с участието на отговорните служители на персонала на предприятието. Същевременно работата им може да се извършва въз основа на изложения, подписани от ръководителите на различни структурни подразделения на фирмата.

Като основа за съответните документи могат да се приложат проби от поръчки за персонал, които традиционно се използват от компанията. Основното нещо при решаването на този проблем е внимателното проучване на факторите, които предопределят публикуването на документа, основанията за разработване на поръчката. Важно е формулировката, включена в съответния документ, да отговаря на изискванията на закона.

Събиране на данни за изпълнение на поръчка

Следващата задача на отговорните специалисти на фирмата, които представляват една или друга извадка от поръчката за персонала, е да събере необходимата информация за издаването на документа. Тя може да бъде представена от:

• в официалните правни актове;
• във вътрешната документация на компанията;
• в източници, публикувани от висши структури, отдели, на които управляващият субект е отговорен;
• в архивни документи;
• в медиите, научни публикации.

Разработване на проект за поръчка

След като информацията е събрана, компетентните специалисти разработват директно проекта за поръчка на персонала. Решаването на тази задача предполага най-напред правилното изпълнение на документа. Желателно е да се посочи в него, че проектът се разработва, образецът на заповедта за персонала, а не официалният местен правен акт. Това е - напишете върху документа думата "проект". Въпреки това текстът в източника трябва да бъде даден възможно най-близо до това, което трябва да присъства в официалния ред. Възможно е компетентният ръководител предварително да одобри текста на документа в оригиналната му форма.

Ако поръчаната форма, както и съдържанието й са координирани, незабавно или с корекции, то може да бъде изпратено за подписване. Каква е процедурата?

Подписване на поръчката и прехвърляне на служителите

По принцип няма нищо сложно в него - главното е, че лицето, което удостоверява документа, трябва да има властта. Като правило ръководителят на фирмата подписва поръчки за персонала. На него се предава напълно подготвена форма, обединена или вътрешнокорпоративна, с информация, донесена от отговорни специалисти. Подписването на документа предполага посочване на позицията на лицето, управляващо дружеството, неговото име, както и подписа.

В съответствие с правилата, установени в рамките на фирмата, документът се анулира, ако е необходимо.

След сертифициране от главата документът се прехвърля на служителя, който трябва да се запознае с него. Фактът, че дадено лице е изучил документа, може да бъде потвърдено чрез подпис на поръчката или чрез попълване на формуляра за регистрация.

Нека сега да проучим как се изпълняват поръчките за персонала. Основната задача, която се решава от отговорните служители на компанията, е регистрацията на въпросните документи.

Регистрация на поръчки: нюанси

Въпросната процедура включва въвеждането на информация за реда в специални вътрешнокорпоративни регистри. Смята се, че одобрена извадка от заповедта за персонала придобива правна сила само след регистрирането на съответния източник в компанията. Ако тази процедура не се изпълнява по отношение на документа, тогава няма правни последици - за служителите и управлението на дружеството.

Регистрацията на поръчките за персонал, както отбелязахме по-горе, е важен аспект от поддържането на тези документи. Съответната процедура включва решаване на три задачи:

• отчитане на документи;
• контрол върху изпълнението на поръчки;
• осигуряване на бърз достъп до документи.

За да се регистрирате във фирмата, трябва всички източници да бъдат класифицирани като административни, отчетни, финансови. Трябва да се вписват в интракорпоративни регистри на информация и на документи, които идват от външни икономически субекти. Поръчките за персонал, както и всеки друг източник, при регистрацията получават индивидуален номер, както и необходимите индекси от гледна точка на оптималната класификация на съответните източници.

В регистрите на персонала трябва да се регистрират всички документи, които са предмет на изпълнение, както и да се записват и информират заинтересованите служители за определени икономически факти. Поръчките за персонал, разбира се, се отнасят до такива източници.

Процедурата за регистрация на документи се извършва веднъж - директно, когато те се издават от ръководството (както в случая на въпросните поръчки), или когато са получени отвън. В случай, че източникът се премести от едно структурно отделение на фирмата в друг, тогава не е необходимо да го регистрирате отново.

Има 3 основни метода за регистриране на източници, използвани в работния поток на организацията.

На първо място, това е дърводобива, ако се приеме подробен отражение в специалните регистри на информация за това, което се публикува на структурата и за какви цели или че заповедта на персонала, пример за приложение.

На второ място, има картов формат за регистриране на информация за източници, които се използват в рамките на вътрешнофирменото обръщение на документи. Проектирането на контролни карти за източници, както и интегрирането им в специализирани шкафове за подаване на документи.

Трето, има автоматизирана регистрация на документи. Това включва въвеждането на информация за поръчките въпросните и други източници на вътрешните регистри автоматично - с използването на специален софтуер и необходимата инфраструктура (например, принтери, скенери, мрежови интерфейси).

Съществува нормативен акт, според който нормативните документи трябва да бъдат регистрирани - Заповед на Министерството на културата на Руската федерация № 536, приета на 8 ноември 2005 г. Този източник на закона включва размисъл в регистрите:

• името на фирмата, издала този или този документ - в този случай заповедта за персонала;
• името на източника;
• датата на издаване на документа, неговия регистрационен номер;
• заглавие и резюме на документа;
• Оперативното език;
• терминът на източника;
• информация за изпълнението на поръчката.

Включването в регистрите на организацията на информацията за определени поръчки може да се извърши при прилагане на други критерии за класифицирането им. Например, службата за човешки ресурси може да раздели съответните източници на тези, които се отнасят конкретно до отпуск за служители, бизнес пътувания, стимули. Обикновено колкото повече поръчки формират работния поток на фирмата, толкова по-оптимално е да ги класифицирате в отделни бази данни в регистъра.

Поддържане на заповеди

Друг важен аспект на поддържането на поръчки във фирмата е тяхното съхранение. По-горе отбелязахме, че поръчките за персонал се съхраняват в зависимост от конкретната цел на документа в рамките на определен период от време. Следователно документи, класифицирани според съответната характеристика, трябва да бъдат поставени на различни места.

Всяка поръчка на персонала (формулярът за него) трябва да се съхранява отделно от тези източници, които са свързани с основната дейност на предприятието. Документите, регистрирани и подадени за съхранение, трябва да бъдат представени под формата на оригинали.

Поръчките за персонал обикновено се обединяват в случаи, които са систематизирани множества от различни документи. Необходимо е отговорният специалист на персонала да подава досиета, да посочва правилно поставените в него листове, да допълва необходимите документи и да подготвя кавър за съответните комплекти от документи.