Условия и период на съхранение на първичните документи в счетоводството

Практиката показва, че практически във всяко модерно национално предприятие най-голям обем документация се генерира от счетоводната служба. Разбира се, това е така

Документи, documentshellip-

Ако цитирате статистически данни за количеството произведена документация, се оказва, че в почти всички съвременни местни предприятия счетоводството е източник на 80-90% от хартиените документи. Трябва да ги съхранявате по някаква причина. Ограниченията определят не само кой е минималният период на съхранение на първичните счетоводни документи (обикновено варира от пет години до едно десетилетие), но и при какви условия трябва да бъдат разположени тези обекти. В същото време трябва да се помни, че има разделяне в документацията за временно съхранение и постоянно.

Въпреки това, както показва практиката, мениджърите в много компании не се интересуват от разбирането на тънкостите на условията за съхранение на първичните документи. За да се освободите от главоболието, можете да използвате услугите на специализирани архивни компании. В такава фирма те знаят точно какъв вид документи колко време отнема да се съхранява, при какви условия и при какви правила. Освен това в такава организация има технически капацитет да унищожава документите, поверени на съхранение, когато срокът изтича. Това е наистина удобно, но си струва парите. Ако искате да спестите пари, тогава ще трябва да отделите специално помещение за архива и да разберете какъв е срокът на съхранение на първичните счетоводни документи в организацията по закон.

Искам - не искам

Проблемът, между другото, не възниква от нулата. Действащите закони установяват условията за съхранение на първичните счетоводни документи, а в рамките на всяко предприятие те трябва да бъдат спазвани. От законодателството следва, че всяко действащо юридическо лице носи отговорност за съхраняването на документацията. Това означава, че тя не се играе ролята на форма на дейност - независимо дали са самостоятелно заети, еднолично води делото, или голяма група, все още трябва да се погрижи за водене на счетоводна документация и други документи. Важно е да се разгледа законодателството да зададете срока на годност на електронни първични документи на хартиен носител, така че в случай на конфликт с изпълнителя или проверка от страна на контролния орган не се озове в неудобно положение. Освен това неспазването на законоустановените интервали от време може да предизвика значителна санкция при проверката. Настоящото законодателство съдържа разпоредби, които регламентират минималния период на съхранение на първичните счетоводни документи. Важно е, че бизнесът е безопасен, а поведението на бизнеса у нас е законосъобразност, спазване на установените правила.

125-ият федерален закон, приет през октомври 2004 г., показва колко дълго се съхраняват електронните първични документи, хартиените документи. На базата на името, той е посветен на архивите и правилното провеждане на бизнес. В този официален документ се разглеждат особеностите на съхранението на официалните документи, изготвени от счетоводната служба. Тук можете да намерите и двете функции, които ви позволяват да очертаете документацията за временно и постоянно съхранение, както и условията, които са специфични за определен вид ценни книжа.

На кого се разпространява?

Отговорностите за спазване на минималните срокове за съхранение на първичните документи се възлагат на:

• случаи на местно самоуправление;
• държавни органи;
• предприемачи;
• предприятие;
• лица, ангажирани в предприемаческа дейност.

Съответствието със закона ще трябва да се прилага към архивната документация, включително тези, отнасящи се до персонала. Целият срок, посочен в закона, трябва да бъде на сигурно място. В допълнение към федералните закони, особеностите на момента на съхранение на първичните документи и счетоводните регистри се разглеждат в редица регулаторни документи, които действат както в страната като цяло, така и във всеки отделен регион. Най-важният документ обаче е гореспоменатият 125-ти закон, който предоставя пълен списък на документите, регулиращи продължителността на съхранението на счетоводните книжа.

Закон № 129

През 1996 г. бе издаден федерален закон, посветен на спецификата на счетоводството. В него се посочва, че счетоводството може да формира своята документация на хартия, както и с използването на различни металорежещи машини. В същото време фирмата трябва независимо да прави копия от документацията на хартия, така че всички участници в операциите да имат достъп до данните за тях. Ако надзорният орган поиска достъп до документацията, представителите на компанията трябва да предоставят такава документация. Правото на това е в служителите на прокуратурата и представителите на съда.

Създаването, съхраняването при спазване на условията за съхранение на първичните счетоводни документи, предоставянето при поискване трябва да съответства на формите, установени в нормативните актове. Документите трябва да бъдат изпратени на заявителя на хартиен носител. Ако е възможно да се използват машините, използвани в работата, ако всички участници са съгласни, докладването може да бъде изпратено по електронен път. Това също е позволено от законите на нашата страна.

Съхраняваме по правилата

129-ия федерален закон съдържа позоваване на задължителното спазване на условията за съхранение на първичните счетоводни документи. По-специално в член 17 се посочва, че всяко юридическо лице трябва задължително да съхранява такава документация, включително регистри и отчети. Продължителността на отсъствието на време е установена от правилата, уреждащи архивния бизнес на държавно ниво. Продължителността на този период не може да бъде по-малка от 5 години.

Определя се специален период на съхранение на първични документи за документацията, регулираща счетоводната политика и някои други категории (програми, използвани на машини, които обработват информацията, работната схема на сметките). Разбира се, и тук, за периода от пет години (в някои случаи този срок може да се настрои по-висока), но срокът започва да тече от момента, в който компанията прибягва до този документ за последен път. Ръководителят на юридическото лице е лицето, което е юридически отговорно за воденето на цялата предписана документация, спазвайки интервалите от време. Това означава, че всеки образован и отговорен управител трябва да знае периода на съхранение на първичните документи в счетоводната служба, ако желае да запази положението в предприятието под негов контрол.

Както показва практиката, много организации редовно провеждат опис на официални документи и местните нормативни актове за установяване на отговорността за съхраняване на документи на лица, с които всъщност взаимодействат инспекционни органи в контрола на спазването на правилата на архивното дело.

Създаване и съхранение: всички от правилата

Въз основа на действащото законодателство, счетоводители могат да образуват като основната документация, както и обобщение, а не само на хартия, но в електронен vide- с ангажимент за създаване на копия на хартиен носител, възложени на предприятието и при поискване от заинтересованото лице, контролният орган, дружеството е длъжно в най-кратки срокове да изпратите хартиени документи на адреса. Подготовката и съхранението трябва да се извършват във формата, определена от действащите нормативни актове.

За периода на съхранение на първичните документи в счетоводството, реда на този процес, разкрива списък на документите, които разглеждат типичните ръководни документи, които се формират по време на работата на всяко предприятие. Те са създадени през 2010 г. в документ, одобрен от Министерството на финансите и Розархив. Освен това е необходимо да се вземат предвид изискванията на Данъчния кодекс, който регламентира, че всеки гражданин на нашата страна е отговорен за поддържане на счетоводните документи за четири години. Това се отнася за ценни книжа, свързани с разхода, компонента на дохода, както и за потвърждаване на плащането на данъци.

Приближаваме бизнеса с ума

Правилната организация на процеса в съответствие с срока на годност на първичните счетоводни документи, изисква професионален подход, участието на персонала, отговорен за счетоводните документи, обработка на архивни данни за организацията самия работен процес. Понастоящем няма практически места за специализирано обучение в архивите, така че намирането на наистина висококачествен специалист често не е лесно. От друга страна, прогресивното законодателство изисква запазването на условията за водене на първични счетоводни документи, в противен случай може да се срещнете с категорично неприятни глоби. Оптималната възможност за достатъчно голям работен процес е създаването на отдела, отговарящ за архивирането в състоянието на компанията и осигуряване на редовно обучение на персонала, отговорен за документацията на персонала с вътрешни ресурси. Това ще позволи да се запази контролът на установените в законите нововъведения и да се спазят всички изисквания.

Алтернативен вариант, който също така позволява да се разгледа периодът на съхранение на първичните документи и да се съблюдава в работата им е сътрудничеството с посредника, като се поемат задължения за запазване на ценните книжа на клиента. Изборът на фирма за архив обаче също не е лесна задача. Необходимо е внимателно да се анализират всички налични опции, за да се даде предпочитание на надеждна компания и да не се притеснявате, че тя може да се затвори и сградата да гори.

Характеристики на съхранение на определени видове документация

Както следва от действащото законодателство, първичната документация, както и регистрите, сметките и балансовите документи трябва да бъдат прехвърлени в архива. Всички тези категории официални документи, докато не бъдат изпратени в архива трябва да се съхраняват в областите на счетоводството, като юридическото лице е длъжно да осигури всички необходими условия за запазване на ценни книжа: случаи трябва да бъдат затворени, пожар и други безопасност - да се спазва. Вътре в предприятието се възлага специален документ на лицето, отговорно за съхраняването на документацията.

Ако компанията използва формуляри за стриктна отчетност, по закон тези документи трябва да се съхраняват в безопасен или специален кабинет, помещение, което е затворено и гарантира сигурността на документацията. Първичната документация за текущия интервал от време, която се обработва ръчно, трябва да се събере в съответствие с хронологията в регистрите, които след това се изпращат в архива за постоянно съхранение.

Какво друго да обърнете внимание?

Когато съхранявате банкови извлечения, касови бележки и авансови отчети, трябва да запазите цялата документация своевременно и да се преплитате за споделено съхранение на системата. Някои специфични категории документи (доклади за смени, работни поръчки) могат да се съхраняват без да се преплитат, а да се подават в папки, така че нищо да не се губи и да не се използва за нечестни цели.

Съхраняването на документацията, както и своевременното й прехвърляне в архива, е основно област на отговорност на главния счетоводител, въпреки че местните разпоредби могат при необходимост да съдържат делегиране на правомощия на друго лице. Издаването на първична документация, отчетност, балансови документи е възможно само в определени случаи с официалната заповед на главния счетоводител. По принцип структурните звена нямат достъп до счетоводни документи. Изземването на документацията е възможно само при наличие на специализирано искане от органите за разследване, съда или други инстанции, които имат съответните правомощия по закона. В същото време е необходимо да се предостави официална резолюция, съставена в съответствие със закона. При оттеглянето е необходимо да се състави протокол, един от копията на който е предаден на представителя на организацията срещу подписа.

Срокът на съхранение на първичните документи е отразен в таблицата по-долу.

Характеристики на работния процес

Терминът "работен поток" се прилага към набор от фактори, свързани с движението на документацията от момента на създаване на хартията до нейното прехвърляне към архивния файл. Разработването на график е област на отговорност на главния счетоводител, въпреки че в някои предприятия ръководителят на документа е делегиран. Както обаче показва практиката, най-правилно е включването на такъв график в счетоводната политика на организацията, която след това се одобрява чрез специално издадена заповед, подписана от главния служител на компанията.

С помощта на графика е възможно да се координират организационните процеси и да се опрости задачата за планиране в предприятието. Графикът на документооборота на основната документация е списък на изпълнителите, времевите интервали, в които трябва да се изпрати хартията до счетоводния отдел, както и периодите, за които счетоводителите ги обработват. Периодите на отчитане, включително отчитането на баланса, задължително са описани. Често счетоводната политика съдържа регламентиране на условията за съхранение на първичните документи, като този период е равен на законния, или той е определен като голям, ако специфичността на дейността на дружеството го изисква. При представянето на годишните отчети документацията се изготвя по установения ред и се прехвърля в архивното хранилище. Същевременно се взема предвид, че в бъдеще може да се наложи да се извлекат полезни данни от обема, прехвърлен към хранилището. За да направите това, е обичайно да разделяте файловете на папки, групирането се обяснява със съдържанието. На всяка папка е присвоено съответното заглавие.

Характеристики на съхранение на случаи

Цялата документация, създадена в хода на дейността на предприятието, както беше посочено по-горе, е разделена на временно съхранение и постоянно. При прехвърлянето на ценни книжа в архива е необходимо да се предават всяка от тези категории поотделно, без да се смесват официалните документи в една папка. В този случай копията трябва да се съхраняват отделно от оригиналите. Също така в отделни папки е необходимо да се сортира документацията, показваща отчетите, плановете за годината и по тримесечия, по месеци. Един случай трябва да съдържа една част от документацията.

За да групирате един случай, можете да използвате документи, генерирани в един период (тримесечие, година, месец). Изключение са т.нар. Преходни категории - например лични файлове, закриването на които не е с календарна година. Ако файлът съдържа документацията, генерирана след няколко месеца, е необходимо всеки месец да се отделя от останалите със специален лист, като се фиксира върху него колко време блокира зад него документацията. В същото време се разрешава групиране на до 250 листа в един файл. Папка с дебелина може да бъде 4 см или по-малко.

Какво друго да обърнете внимание?

Както може да се види от правилата за архивиране, ако документацията има прикачени файлове, те (независимо от това кога са изготвени) трябва да бъдат приложени към документацията, която те придружават. По принцип последователността на архива на счетоводната документация е много важна, затова трябва стриктно да се спазва. Като правило, първо публикувайте изявленията, след това обяснителни бележки, след което балансът, допълнен с приложените документи.

При организиране на съхранението на лични сметки на служителите на фирмата е необходимо да се отдели отделен случай за това, в който документацията да е изложена през годините при стриктно спазване на хронологията. Годишната кореспонденция се формира в папки с указание за календарната година и също систематизирана в съответствие с датите. Всяко искане трябва да бъде последвано от отговор на него.

Някои функции

Сроковете за съхранение, предвидени в Данъчния кодекс, могат да се различават от посочените в законите, уреждащи дейността на счетоводната служба. При наблюдаването на такова несъответствие се препоръчва най-напред да се спази по-дългият интервал - това ще позволи, ако е необходимо, достъп до документацията, за да се използва, дори ако едно от настоящите правила вече е изтекло. В допълнение, контролните органи няма да имат какво да се оплакват. Също така е необходимо да се помни специален списък, издаден през 2000 г., посочващ продължителността на съхранение на някои специфични групи документи. Този списък редовно се актуализира и допълва, поради което главният счетоводител на предприятието и отделът, отговарящ за документооборота, трябва да следят текущата информация.

Ако условията за съхранение са били нарушени, отговорността за това се възлага на ръководителя на дружеството, независимо от факта, че въпросът за безопасността на първо място е отговорен за главния счетоводител. Ако поръчката, продължителността на съхранение е нарушена, компанията ще бъде глобена. За длъжностно лице наказанието варира обикновено в границите от две до три хиляди рубли. Но ако изобщо няма първоначална документация, те могат да бъдат наказани с глоба от пет хиляди рубли и повече.