Бизнес среща - етапите на подготовка и поведение.

Бизнес срещата е една от формите бизнес комуникация, чиято цел е колективно обсъждане, разбиране на проблеми и въпроси на предприятието (организация) и приемането на подходящо решение.

Типовете бизнес срещи се разпределят за основната цел или задачи, които трябва да бъдат разгледани: планиране, мотивация, вътрешна рутина на дейностите, мониторинг на дейностите на служителите и други.

Провеждането и подготовката на бизнес среща има определена технология, придържайки се към която можете лесно да овладеете тази форма на бизнес комуникация.

Стъпка 1. Определяне на целта на срещата и дневния ред.

Бизнес среща не е просто среща на служителите. Целта му трябва да изглежда като резултат от целта, т.е. приемането на конкретно решение. Ето защо този резултат трябва да бъде формулиран предварително. Колкото по-конкретно е формулирането на решението, толкова по-ефективно ще се проведе срещата и резултатът ще бъде постигнат. В процеса на определяне на целта, организаторът трябва да отговори на въпроса: Може ли този проблем да бъде решен от конкретен служител в текущата работна поръчка? Възможно ли е да заменим срещата с друга форма на решение?

Дневният ред е предварително изготвен. Участниците в срещата трябва да бъдат запознати с предстоящата дискусия с необходимите материали, за да могат да разгледат решението. Освен това, всяка точка от дневния ред трябва да има свой собствен резултат. В допълнение към точките от дневния ред участниците в срещата са информирани за времето, определено за обсъждане на всеки въпрос.

Стъпка 2. Часова дефиниция стопанството и броя на участниците.

Традиционно бизнес срещи (с изключение на извънредни срещи) се провеждат в определен ден от седмицата следобед. Определете кръга от участниците по такъв начин, че да управлявате минималния брой служители. Най-добрият вариант е 6-7 души. Конструктивното решаване на проблемите и проблемите зависи от присъствието само на заинтересовани лица. По-добре е да поверите срещата на служителите, които са най-компетентни по тази тема.

Стъпка 3. Организиране на мястото.

Организаторите трябва да предвидят, доколкото е възможно, съвместимостта на участниците в срещата. Това ще ви позволи да подреждате столовете и да настанявате хората, за да увеличите ефективността на комуникацията. Информацията се възприема по-добре и по-бързо, ако можете ясно да видите лицето, очите, жестовете на говорещия.

Стъпка 4. Провеждане на срещата: продължителност и график.

Бизнес срещата има някои компоненти, които пряко засягат ефективността на вземането на решения. Продължителността не трябва да надвишава 40-45 минути. Психологически колективният ум не може да работи продуктивно над това време. Ако е необходимо да продължите дискусията, препоръчваме да вземете почивка в продължение на поне 30 минути, което увеличава здравословното състояние, внимание.

Работната среща трябва да има график на речите. За да се контролира спазването на разпоредбите е отговорност на председателя. Въпреки това спазването на правилата на всички участници в срещата показва компетентността на персонала.

Стъпка 5. Протокол от заседанието.

Изготвяне на официален документ, който определя основните етапи на срещата, имената на ораторите, предложенията и взетите решения, необходимия компонент на работната среща. Въз основа на протокола управителят има право да изисква изпълнението на взетите решения.

Стъпка 6. Анализ на подготовката и провеждането на срещата.

Бизнес срещата се счита за успешна, ако е възможно да се отговори положително на въпросите: Колко добре е кръга на участниците в срещата? Местоположението на участниците допринесе ли за ефективността на комуникацията? Колко заинтересовани бяха участниците в дискусията? Какво служи като стратегии за спонтанно вземане на решения? Какви противоречия между личните и колективните цели се проявяват? Каква беше причината за конфликтите (ако възникнат)? Беше ли времето за срещи ефективно?