Как да организираме вечер на срещи на възпитаници?

Вечерната среща на възпитаниците, независимо от това къде минава и която събира, изисква сериозна подготовка и материални разходи. По принцип е доста трудно едно лице да превъзмогне организирането на такава почивка и подготовка за нея.

Сега често се използват услугите на агенции, но резултатът от работата на специалистите не винаги отговаря на очакванията и може да се различава от версията на празника, която исках да организирам. Ето защо е по-добре да се вземете сами, за предпочитане от компания от два, три или четирима души.

Къде да започнем?

Започнете подготовката на вечерта на срещата на завършилите с определението за броя на участниците. Това означава, че е необходимо да се реши кой да се събере - целият въпрос, един клас или група. Поканете педагогическия персонал и точно от учителите да се обадите. Всички останали моменти зависят от броя на потенциалните участници и гостите на събитието.

След това трябва да намерите всички хора, които планирате да съберете. Планирано ли е да се проведе вечер на срещи на възпитаници в училище или студентска партия в ресторант? Проследяване на участниците е най-важният, дълъг и труден етап на подготовка.

След като бъдат намерени всички възможни координати, хората трябва да се свържат или да се обадят, а не само да им изпратят покани. Това трябва да се направи, защото някой няма да отиде и някой ще иска да не е сам. Обадете се или трябва да се регистрирате с учителите. Не изключвайте участниците предварително, като се фокусирате върху собствените им идеи. Тоест, ако например в Москва се проведе вечерта на среща на завършилите и един от потенциалните участници във Владивосток не трябва да решава сама, че човек няма да дойде.

Необходимо е да посочите предпочитания час и дата за всеки, който посещава вечерта, включително учителите. Трябва също така да попитате за финансови възможности, т.е. да попитате каква сума човек е готов да отпусне за организирането на събитието.

След тези начални етапи организаторите ще имат пълен списък с гости и участници в събитието, съдържащи информация за своето свободно време и финансови възможности.

Какво следва?

На следващия етап трябва да се определи мястото, времето и примерният сценарий на срещата на възпитаниците. Не е трудно да се направи това въз основа на приблизителен бюджет и броя на участниците. На този етап бюджетът ще трябва да "изглежда" два пъти, както и броят на участниците.

Първото нещо е да започнете да мислите за сценария - да изберете място. Ако се очаква повече от сто души да присъстват на събитието, но бюджетът е малък, кафене или малък клуб трябва да се наемат с минимална поръчка на база "за посетители". Това е да се съгласите със собствениците на институцията, че хората ще поръчат сами напитки и храна. Този начин на отдаване под наем значително ще намали разходите за плащане за институцията.

Друга възможност е да се проведе вечерна среща на завършилите в училище или институт. Но не винаги този начин на организиране на събитието е по-икономичен от наемането на институция. За пълноценно тържество е необходимо да се покрие шведската маса, т.е. да се купи алкохол, храна или готови закуски. При покупката на продуктите се нуждаете от човек, който ще се подготви. Ще ви трябва покривки, ястия и много други. Също така ще трябва да почистите всичко след празника. Освен разходите и неприятностите, провеждането на събитието в сградата на училището има и редица значителни недостатъци, като например ограничения във времето и датата, необходимостта от придвижване и преместване на мебели, тъй като ситуацията не е предназначена за празнуване.

Най-оптималният вариант за това как можете да прекарате една вечер на среща с възпитаници е комбинацията от посещаване на училище или институт с парти в ресторант. В училищната аудитория или студентска аудитория може да се проведе тържествена част, а самата забава се прехвърля в ресторант или кафене. С този избор първо трябва да откриете датите и часовете, в които институцията ще може да проведе събитието, да го комбинира с предпочитания период от време за повечето участници и всъщност да избере датата.

Не се съгласявайте незабавно с избрания брой и час на администрацията и се съгласявайте само с предварителна заявка. Това е необходимо, за да се намери подходящо кафене за избраното време близо до училището, в непосредствена близост. Много е неудобно, ако институтът или училището са на голяма разстояние от ресторанта. В тази ситуация някои няма да отидат в тържествената част, а други - в забавлението.

Въпреки това, в близкото кафене може да бъде заета избраната дата или часовникът, но друг номер е безплатен, което също е удобно. Следователно е необходимо предварително да се съгласите с образователната институция и едва след като ресторантът бъде окончателно избран.

Сега можете да започнете да разработвате сценария, като отново използвате списъка с гости и данни за техните финансови възможности. Необходимо е да се определи броя на конкурси с награди, меню за вечеря, които ще бъдат предварително поръчани и други подобни моменти. Сценарий вечер среща, която ще дойде само на десет души, дори и във версията "1" ще бъде много по-различна от програмата на събитието за двадесет съученици и абсолютно няма да се хареса на стотиците хора събират.

Те обаче имат една и съща структура:

• тържествена част;
• отидете в ресторант или просто почивка преди рецепцията;
• основното време;
• официално завършване;
• "Dogulivanie".

На етапа на избор на сценарий в съответствие с бюджета и броя на гостите, човек не трябва да отива в подробности за попълване на всеки елемент, но разпределя средствата. Това е най-лесният начин да направите това, като се започне от факта, че разходите могат да бъдат изчислени с максимална точност, например от тържествената част. "Dohulunovanie" изобщо не трябва да се плаща в бюджета, но ако има свободни пари, всеки може да получи тематичен коктейл на сбогуване. Най-неясният от гледна точка на бюджета винаги е основната част от вечерта, тази, която следва сценария и включва различни състезания, лотарии и награди. Следователно, тя трябва да бъде оставена най-накрая и когато избирате какво да я запълни с оставащите пари.

В крайна сметка получавате доста подробна финансова оценка. То трябва да бъде ясно боя, така че, когато въпроси на участниците за това, което ги събират пари, не се опитвайте да се каже, че съдържанието на вечерта, трябва само да изпратите на пратеника или по пощата списък на сухи цифри. Това ще спести собствените си нерви, и по-подозрителни съученици обезкуражи желанието да се пазарят с колектора.

След като средствата бъдат събрани, е необходимо да се пристъпи към въплъщение на плана. Когато голям брой гости на събитието обикновено изискват много различни елементи и атрибути на празника. Не трябва да правите всичко според принципа "как върви", времето и покупките или поръчките трябва да бъдат планирани, това е много по-удобно и с ясен график нищо няма да бъде забравено.

Как да държим тържествената част?

Съдържанието на тържествената част зависи от това колко учители ще има и кой точно възнамерява да присъства. Например, ректорът на института или ръководителят на отдела, училищният директор на вечерната среща на завършилите винаги правят реч за откриване на събитието. Това е традиция, която трябва да бъде следвана. Ако няма "висок ранг", но има само един учител по класове или няколко учители, правото на откриване на вечерта и задържане на цялата тържествена част отива на организатора му. Няма значение кой от учителите идва на събитието, всеки, който присъства на вечерната среща на завършилите с учители получава цветя и запомнящи се писма за благодарност.

Тържествената част не трябва да бъде затегнато, но прекалено ненужно кратко, не бива да се прави. Оптималното време е 30-40 минути. Съдържанието може да бъде както следва:

• уводна реч или реч на директора;
• представяне на запомнящи се дипломи или удостоверения, но само с малък брой участници, ако има повече от двадесет души, тогава писмата се издават след тържествената част от изхода от залата;
• думи на учители, а след като учителите завършат, трябва да дадете цветя и красиво украсена "благодаря хартия", същото важи и за директора или представителя на администрацията;
• попълване и покана за придвижване до ресторанта (трябва да напомните адреса и да кажете, че е в поканата).

Ако има желание някого от възпитаниците да каже нещо, това се прави след изказванията на учителите и преди последната част от официалната реч на организатора на празника.

Ако има възможност да репетирате тържествената част, то трябва да се направи задължително. Винаги може да има някои нюанси, които отличават действителността от сценария на хартията. Продължителност на речите, неправилно функциониращ микрофон или липса на стойка за него и други дреболии, които не могат да бъдат взети под внимание при планирането. Те ще станат очевидни при репетициите и те могат да бъдат коригирани или елиминирани.

Завършване на тържествената част може да бъде, не се ограничава с реч. Една добра опция е да изпълните песента. Вечерта на срещата на завършилите, в отсъствието на образователна институция на химна, можете да подготвите всяка подходяща за тематична и не твърде дълга песен. Текстът и обяснението трябва да бъдат изпратени на всеки от участниците заедно с поканата. Въпреки това, ако желаете, можете да дублирате също и като отпечатате думите на входа на залата. Ако възнамерявате да използвате значки, те също се дават на всички преди тържествената част на входа.

Какво ще се изисква за тържествената част?

Има задължителни атрибути от официалния етап на събитието, независимо от броя на участниците и размера на бюджета. Те включват:

• цветя на всички учители;
• запомнящи се дипломи или "сертификати за завършено висше образование";
• благодарствени писма до учителите.

Това е основата, без която не можете да направите. Можете да поръчвате дипломи и сертификати в някоя от рекламните агенции или директно в печатниците. Въпреки това, директна поръчка от принтери, въпреки че е по-евтина, но изисква независима подготовка на оформлението. Това не е само чертеж, изпълнен във всяка програма, има редица изисквания към такива модели. Ако не разбирате как се прави оформлението за печат, не трябва да правите това, защото резултатът ще изисква преработка, а не по вина на печатарските преси. Това означава, че ще трябва да платите два пъти.

В допълнение към задължителните признаци, разходите могат да се изискват от такива елементи на събитието като:

• значки с име, класа или друга информация;
• декорация на заседателната зала, фоайе и други места, където завършващите ще отидат в учебното заведение;
• отпечатайте текста на песента, ако е необходимо.

В този случай, ако е студено, хлъзгави, а в ресторанта се намира недалеч от мястото, където вечерта на среща (февруари или март, например, не се налага да ходи продължително), можете да наемете автомобили. На отдаване под наем на автобуса, не забравяйте да уведомяват в поканите, като научите за наличието на транспорт "от врата до врата", хората могат да се откажат от намерението да се възползва от собствения си автомобил.

Отивате в ресторанта: Има ли нещо за попълване?

Попълнете съдържанието на времето на прехода от образователната институция към мястото на честване или не - индивидуален въпрос. Тя зависи от много нюанси, като например:

• продължителност и натовареност на тържествената част;
• време и сезон;
• наличието на транспорт или разходка;
• време, което ще ви отведе до ресторанта;
• брой участници.

Възможно е при хубаво време и през лятото да използвате клоуни, кукли, мимове с топки и други подобни неща по пътя. Това създава гости за празнична вечер. Ако обаче пътят е твърде кратък, например, просто трябва да отидете на отсрещната страна на улицата, след което няма нищо, което да го запълни.

Когато пътувате с автобус с продължителност поне 20 минути, можете да използвате клоун или друг художник, който казва анекдоти "в темата" или, дори по-добре, изпълняващ жанра на Stand-up. Същият жанр е оптимален за основната част от събитието.

Ако обаче се съберат по-малко от десет души, това забавление по пътя е напълно безполезно.

Как да прекарате по-голямата част от вечерта?

Структурата на начина, по който се провежда вечерта на срещата на възпитаниците в институцията, една година по-късно те се срещат или десет години след завършването на учебния процес, е същата. Но броят на участниците в събитието влияе върху структурата на празника. Ако се съберат повече от 10-15 души, ще е необходим лидер. Ако участниците са 5-7, тогава услугите на toastmaster не са необходими.

Всички състезания, лотарии или други забавления задължително трябва да съответстват на темата за вечерта, както и на речта за пиене. За да постигнете това, трябва само да използвате няколко тематични елемента в сценария.

Структурата на събитието може да бъде както следва:

• организаторът трябва да даде кратка реч за пиене, с други думи, да "отвори" отново празника;
• следващите тостове трябва да бъдат насочени към конкретни хора и да докладват за това, което са постигнали в миналото, разбира се, самите завършили могат да говорят и непроменени;
• се провеждат състезания между издигането на очила, представления на художници или участници на вечерта;
• Преди края, трябва да организирате лотария с шеги награди, например със сертификат за правото да проведете и организирате следващата среща.

Последният тост казва организаторът. Тя трябва да благодари на посетителите, да изрази увереност в предстоящата среща и да обясни, че ресторантът е на разположение на всички, които искат да продължат да се забавляват, като са определили времето, разбира се. Официалната част трябва да бъде завършена поне 2 часа преди изтичането на срока на лизинга.

Какво да кажа в "целенасочени" тостове?

Поздравления за вечерта на срещата на завършилите не са много различни от тост за други празници. Тоест, тази кратка реч, съдържаща приятни думи за някого, разказва за постиженията на този човек и го призовава да пие.

Можете да говорите за всичко, но, разбира се, трябва да сте подготвени. Всеки има постижения. Например, ако отличен студент и активист стана домакиня, тогава човек трябва да помни за семейните ценности и да подчертае, че къщата е най-важното нещо, което човек има. Ако един съученик работи като механик във фабрика, трябва да говорим за стойността на прости професии, без които всички удобства на съвременния живот са немислими. Тоест, насочените тостове трябва да повишат самочувствието на човека и да го направят щастлив.

След тези изказвания е необходимо да предадете дипломата "За постижения". Но това трябва да се направи, само ако тостът е готов за всеки от гостите. Ако в партията има сто души, няма нужда да подготвяте дипломи. Но самите тостове трябва да бъдат изречени. Те трябва да се мислят за около половината участници. След всяка двойка такива речи гостите трябва да бъдат насърчавани да говорят по същия начин за съучениците си.

По този начин, вечният въпрос за това какво да пие е напълно отстранен и всеки от поканените се чувства правилно, а не излишен в честването.

Какво да включите в програмата?

Най-оптималната версия на програмата на такива събития са изпълненията на самите участници. Но по-голямата част от хората, като правило, отказват предложението да говорят, затова организаторите трябва да го прикрият с конкурси или лотарии.

Това означава, че като победители за победа във всяка конкуренция, победителят трябва, например, да прочете стиховете. На вечерната среща на завършилите, проведена по програма, организирана по този принцип, е необходимо предварително да се подготвят печатни текстове. Не всички хора помнят по сърце всякакви стихотворения.

Можете да правите без конкурси и да играете на представления под формата на лотария или фантоми. Можете да организирате търг. Това означава, че участникът получава възможността да продаде на някого правото да говори и парите за тази партида ще бъдат началото на бюджета за следващата вечер на срещата на бившите ученици, чиято дата, разбира се, трябва да бъде обявена например през следващата година.

Как да подготвим реч?

Този въпрос често обърква дори най-педантичните и талантливи организатори. Всъщност всичко е просто. Думите за вечерната среща на завършилите не трябва да бъдат патос, искрени и любезни. Това е достатъчно.

Не си струва да се забави. На откриването на официалната част отговаря на 5-7 минути, разбира се, ако той не казва директорът или един от "важни" учителите. Те не трябва да бъдат ограничени във времето - това е нелепо. В заключение на официалната част от нея трае 4-5 минути, можете да започнете с думите: "среща вечер започва", "Сега отидете на ресторант и ние да се забавляват", както и друга информация, например за шините и адреса на институцията.

Първият тост е напълно символичен и трябва да звучи просто: "Момчета! Така че се срещнахме! Нека да го празнуваме! ". Адресираните тостове се състоят от няколко предложения и отнемат 2-4 минути.

Сложностите с речи за пиене могат да бъдат избегнати чрез наемане на фасилитатор или максимално използване на останалите участници.

Какво не може да се забрави?

Когато планирате вечерта, не трябва да забравяте за трите нюанса, като например:

• Организиране на фото и видео заснемане;
• търсене на фасилитатор;
• изпращане на покани.

Не забравяйте да наемете фотограф и / или видеограф. Това е много важен елемент от срещата. И вие трябва да поръчате услуги за цялата вечер - от тържествената официална част до "dolgulivanie". Резултатите от неговата работа трябва да бъдат изпратени по електронен път на всички гости на събитието.

Наемането на фасилитатор е необходимо за вечери, където се събират повече от 10 души. В крайна сметка самият организатор също е завършил и трябва да се забавлява, а не да гледа програмата и настроението на гостите.

следва да се издаде покана, да се включи цялата необходима информация: за времето и мястото на събиране, името и адреса на ресторанта, наличието на автобуса, ако имате намерение да го текста на песента под наем, разбира се, с включването на този елемент в сценария, и така нататък.

Не е нужно да отпечатвате покани, много по-лесно е да ги организирате по електронен път и да ги изпращате чрез куриер или електронна поща.