11 Ключови организационни умения, които ще ви помогнат да развиете кариерата си

Огромни купчини бизнес документи няма да ви позволят да впечатлите професионалиста. Затрупаният десктоп изглежда твърде хаотичен, мониторът, покрит с хартиени напомняния, няма да осигури напредък в работата. Ако се чувствате неудобно, когато шефът влезе във вашия офис, е време да се запознаете с уменията, които ви позволяват да станете по-организирани. В този случай работата ви ще бъде по-продуктивна и увеличението няма да бъде далеч.

Съхранявайте на масата само това, от което се нуждаете

Един от най-простите съвети за организиране на пространството е препоръката да се съхраняват само най-необходимите елементи на пръсти. Това, което използвате всеки ден, трябва да бъде по-близо от това, което използвате рядко. В идеалния случай, като седите на масата, трябва да можете да вземете всички необходими неща, за да изпълнявате работните задачи, без да се изправите от стола си. Опитайте се да направите десктопа си възможно най-ергономичен. Ако се чудите, как направи всичко, за да организира, да го стартирате, като поставите всички необходими елементи на една ръка разстояние - в този случай, ще бъде по-лесно да се постави на мястото на желания обект, след като приключите да го използвате. Това ще поддържа реда, без да се измъква от вашето работно място. Нямате достатъчно място за съхранение близо до работния плот? Количката на колела може да бъде най-доброто решение! Можете да го поставите близо до вас, докато работите, и след това да го почистите някъде. Веднага щом опитате този метод за организиране на пространството, веднага ще забележите подобрения в производителността.

Използвайте етикети за всички елементи

Възможността да се организира пространство с етикети е ключово умение. Това сериозно помага да поддържате офиса си в отлично състояние. Когато просто научавате организацията на пространството, опитайте се да използвате етикети - тогава вашето работно място ще изглежда по-професионално. Ще бъде много лесно да намерите всичко, от което се нуждаете, и да го върнете на мястото след употреба. Колко правилно да подписвате етикети? Посочете информацията възможно най-точно. Не използвайте неясни дефиниции като "смесени", "тази седмица" или "запаси". Напишете конкретни имена на елементи или датите на крайния срок за проекта. Това веднага ще направи вашия офис образцов.

Привеждане на чистотата в графика си

Задачи като фиксиране на ред, изхвърляне на допълнителни елементи и организиране на пространство често остават без внимание, защото се занимавате с други въпроси, свързани с работата. Същевременно чистият и безполезен офис означава по-продуктивна работа. Дайте чистота на няколко минути всеки ден, а след това бъркотията няма да се натрупа. Отърви се от всички ненужни, не поставяйте на масата допълнителни неща и запаси от офиса, премахнете всички неща, които не се използват. Ако нещо се счупи, незабавно го изхвърлете - няма смисъл да съхранявате стаплер, който не държи хартията. Всички стари неща трябва да бъдат унищожени незабавно. Развийте този навик в себе си и тогава ще забравите, че някога сте се борили с разстройството.

Отърви се от неща, които привличат разстройство

Многоетажни хоризонтални щандове за хартия, кошници за входяща и изходяща документация, допълнителни столове - всичко това се оказва център на акумулиращо безредие. Опитайте се да се отървете от такива обекти или да реорганизирате пространството, така че хаосът вече да не се появява. Трябва да имате добре разработена система за съхранение, която да предотврати бързия растеж на боклука. Това прави вашето работно място много по-чист.

Отърви се от всички източници на излишни боклуци предварително

Опитайте внимателно да анализирате откъде идва боклукът. Това ще ви помогне да разберете как да предотвратите объркване. Например отменете безполезни абонаменти за каталози и брошури от фирми, които имат информационни уебсайтове в интернет. Не събирайте хартия, която е в електронна версия, дубликати и брошури. Винаги внимателно помислете какво точно отпечатвате - не е ли по-добре да запазите файла на работен компютър? Всичко това ще ви помогне значително да намалите скоростта на препълване. Рационалният подход към всяка тема е изключително важен за организацията на пространството.

Използвайте правилната канцелария

Идеята да се запълни кутии десктоп канцеларски материали може да изглежда много съблазнително, обаче, трябва да се разбере, че никой не иска опаковки самозалепващи се ленти от шестте парчета. Разгънете масивните опаковки и запазете само необходимото количество на ръка, с резервни принадлежности е най-добре да отидете до мястото за съхранение. Този подход ще ви позволи да се отървете от бъркотията на масата. А работната повърхност и кутиите ще изглеждат чисти, като всички необходими ще бъдат винаги на пръсти. Опитайте, и вие сте сигурни, че обичате това правило на организацията!

Не позволявайте натрупване на малки задачи

Незабавно изпълнявайте прости задачи, ако само трябва да работите върху тях за няколко минути. Например, важен документ трябва незабавно да бъде изпратен в правилната папка и да не бъде отложен по-късно на масата. Съхранявайте поръчката и в електронната пощенска кутия, веднага да четете получените писма и да ги отговаряте. Това е една от най-важните организационни умения - способността да се справяте с малки случаи едновременно.

Бъдете внимателни, когато използвате напомняния

Друго полезно организационно умение е воденето на записи в специален преносим компютър. В този случай, вие ще можете да се отървете от елементарно, което създаде много стикери с напомняния и обрязване на хартия с телефонни номера, дати и друга информация. Внимателно запишете всичко, което ви трябва, в един бележник и тогава не трябва да се притеснявате за бъркотията или да забравите нещо.

Използвайте технологията

Направете снимка с вашия смартфон, за да запомните важни детайли като правилното поставяне на кабели и други подобни. Бързата снимка ще ви помогне да възстановите желаната конфигурация. Тази организация ще бъде сериозен плюс в очите на властите. Използвайте този принцип, за да поддържате винаги необходимата информация, като например модел на касета за принтер или размера на батериите, от които се нуждаете. Когато всичко, което ви трябва, е на телефона ви, не е нужно да губите време.

Подредете поръчката в края на деня

Един от най-добрите начини за създаване на чистота на работното място е навикът да завършите деня, като поставите нещата в ред. Отделете няколко минути, за да подредите документите и материалите, преди да се приберете у дома. Това ще ви помогне да започнете утре ден утре.

Стремете се да постигнете по-успешен следващ ден

Когато завършите работата си в края на деня, опитайте се да се подготвите за това, което ви очаква утре. Внимателно погледнете календара си и направете списък на случаите в същия момент. Получете материалите, които ще са необходими за вашия работен ден, например файлове за правилните клиенти и други подобни. Това организационно умение ще ви помогне да започнете деня изключително продуктивно. Вие ще бъдете невероятно ефективен служител, който е гарантирано да привлече вниманието на началниците, така че увеличението вероятно ще бъде следващата стъпка в кариерата ви.