Достъпът е какво? Създаване на база данни в Microsoft Access

Всеки потребител на компютърни системи, базирани на Windows, знае, че стандартният пакет Microsoft Office на всяка версия включва уникален редактор за достъп. Това е, което програмата, как да се работи с нея, сега ще бъде разгледана. Естествено, тук ще бъдат дадени само първоначални елементи, тъй като описанието на абсолютно всички характеристики на приложението ще отнеме повече от една страница.

Какво представлява достъпът?

Каква е тази програма? Access е пълнофункционална система за работа с бази данни от всякакъв тип въз основа на релационен модел с възможност за динамичен обмен на данни с други приложения или онлайн публикации. Той предвижда използването на автоматизирани средства за обработка на информация от всякакъв вид, които се представят в структурирана форма.

В допълнение, достъп - това е пакет, който включва поддръжка на ActiveX контроли, което значително разширява възможностите на програмата от гледна точка на това, което може да се използва не само в таблици или текстови елементи, но и медиите и в интернет сайтовете. Връзките между бази данни (бази данни) ви позволяват точно да проследявате промените в някои от тях с автоматична настройка на параметрите в други.

Основни указания при използването на приложението

Не е изненадващо, Microsoft Access, в повечето случаи се използва, за да се автоматизира напълно анализа на процеса на някои процеси в областта на счетоводството, бизнес и т. В. Благодарение на универсалната структура, програмата може да се елиминира появата на така наречените данни съкращения, когато е необходимо да се промени всеки един параметър не от въвеждане на нова и чрез корекция на старата и така че нейната промяна да се показва във всички свързани бази данни.

Например, в предприятие с достъп, се съхраняват записи на доставчици, клиенти и дейности, в които участват. При един банков доставчик данните се променят. Достатъчно база данни те променят начина, по който автоматичната корекция засяга всички други бази данни. Данните ще бъдат заменени, а не нови, заедно със съществуващите. И тази промяна ще засегне същите свързани дейности. Това означава, че в известен смисъл потребителят получава пълна автоматизация.

Същото важи и за, например, счетоводно счетоводство. Когато дадена група стоки се продава чрез съответното подразделение на предприятието, стоковите позиции се отписват автоматично в базата данни за продукта, която се намира в склада. Но това са най-простите примери. В действителност приложението има много повече възможности.

Структура на достъпа

Що се отнася до удобството на работа, то се постига благодарение на наличието на основните елементи, които играят важна роля в анализа и обработката на данните от базата данни. Сред основните елементи са следните:

• таблица - елемент, който съхранява основната информация в определен формат (цифров, текст, графичен и т.н.);
• Заявката е средство за достъп до свързани елементи, други бази данни или програми на трети страни;
• форма - представяне на информация или данни в удобна за потребителя форма;
• отчет - резултат от обработените резултати;
• Макросът е изпълним елемент, който ви позволява да извършвате определени действия, когато възникне събитие, създавайки заявка, генерирайки отчет;
• модул - средство на Visual Basic език, което позволява значително разширяване на възможностите на програмата въз основа на създаването на процедури и използването на множество функции.

Комуникация с други програми и външни бази данни

Както можете да видите, Access е програма, която ви позволява не само да използвате собствените си данни, въведени от потребителя, но и да ги свързвате помежду си. Възможностите на приложението са такива, че информацията може да се импортира от други приложения (FoxPro, Paradox, Excel, Word и др.). За по-голяма яснота данните не могат да бъдат импортирани, но са свързани не само с посочените програми, но и с източници в мрежова среда или в Интернет.

Самият процес на свързване се основава на заявки за начина на работа на SQL базите (Access също ги поддържа).

създаване база данни въз основа на шаблони

В таблицата за достъп е основният елемент. На външен вид този компонент е много подобен на таблиците в Excel, но възможностите на Access са много по-широки и принципите на работа с такива елементи имат свои собствени отличителни черти.

Независимо от това, можете просто да създадете своя собствена база данни в началото на програмата. След появата на добре дошъл прозореца осигурява избора на потребителя на шаблони, въз основа на който ще бъде създаден на бъдещата структура на базата данни като таблица. Това е така нареченият изглед отзад. Тук можете да намерите вградени заготовки, които са полезни за конкретни задачи, или да отидете да намерите на официалния ресурс на Microsoft, ако списък никой от тях не не отговаря на нуждите на потребителя (въпреки че това е малко вероятно).

След като изберете шаблон, трябва да го запазите като файл, като посочите местоположението и името, след което приложението ще генерира автоматично необходимата таблична структура.

База данни от нулата

Ако потребителят не излезе с нищо и иска да направи самата база данни, когато създавате нов файл в съответното меню, трябва да изберете празна база данни. Тук си заслужава да се обмислят някои ограничения. Например, база данни за настолни компютри не поддържа издателска дейност в интернет, а уеб базите данни не са съгласни с някои от функциите на предишните.

След като създадете първоначалната таблица, можете да продължите към въвеждането на данни. Обърнете внимание, че можете да въвеждате данни само в съседни колони и редове. Също така не бива да добавяте празни клетки между тях, точно както Excel прави. Освен това, най-важното условие е, че всяка колона трябва да съдържа само един вид, тоест, ако оригиналния формат включва използването на дата и час на информация с изчисленията, базирани на експонентата влезе в колоната няма да бъдат разпознати. Така че, ако е възможно, трябва да планирате таблица в тази перспектива. За да опростите работата, можете да използвате специален режим на проектиране.

Нуждите от импортиране и свързване на данни с други източници

Що се отнася до импортирането на данни, тук възможностите за програмата са почти неограничени. Основното условие е, че импортираните данни трябва да бъдат разбити на табличен тип (като таблици в Excel или Word). Ако импортирането се осъществява например в текстовата версия от Notepad, можете да създадете подобна структура с табла (клавиш Tab).

Можете да използвате списъци на SharePoint, както и данни от връзки, за да опростите работата си. За тази цел се използва специална команда в раздела за външни данни, намиращ се в групата за импортиране и свързване. Тук предлагаме готови решения (Excel, Word и др.). Ако изберете, трябва само да посочите местоположението на желания файл, да запазите мястото в текущата база данни и да потвърдите избора си.

заключение

Това е приложението за достъп. Програмата е много популярна сред широк кръг потребители, тъй като нейните разработчици са се опитвали максимално да комбинират възможностите на други софтуерни продукти от този тип. Това е, което направи това приложение много гъвкаво в конфигурирането и автоматичното прилагане на повечето функции. Остава да се добави, че Access е много мощен инструмент за обработка на данни, въпреки че тук се разглежда само най-основната информация за приложението.