Как да създадете база данни в Access. Работа с базата данни на Access

Много от битовите потребители знаят какъв вид вълнение се е увеличил поради променения интерфейс на MS Office 2007, а просто не водят разработчиците си! "Гуру" се оплака, че новият офис пакет стана "неудобен и странен" и затова уверено предсказал предстоящото му погиване и пълното затваряне на потребителите.

Напразно! Тъй като нищо подобно не се случи, напротив, скоро стана ясно, че е много по-лесно и по-удобно да се използва новата версия на "Службата".

И тъй като (както се очаква) промени, предпоставките, за които са създадени в конкурса "Офис 2007" не само успешно се мести в новата си съществуване, но и получи логично развитие на му. Ето защо версията за 2010 г. стана изключително популярна сред професионалните потребители.

Промени в новата версия на Access

Много значими промени са засегнали известното приложение за създаване на бази данни. С новия компонент Sparklines можете да създавате и редактирате огромни масиви от информация. А благодарение на инструмента Slicer можете лесно и бързо да навигирате дори в огромни бази данни. И всичко това благодарение на висококачествените и персонализирани системи за филтриране.

В допълнение, разработчиците са добавили по-добра интеграция с Excel, директно от която можете да импортирате големи масиви от информация. Въпреки това, начинаещите потребители са много по-склонни да се чудят как да създават база данни в Access.

Какво е това?

За да създадете правилно бази данни, първо трябва да разберете тяхната същност. Базата данни наречена строго организирана структура, предназначена да съхранява и организира информация. Тя може да съдържа изключително разнообразни обекти, но логическата им единица е таблицата.

Основната им разлика от подобни структури в редактора на електронни таблици е, че те са взаимосвързани. Чрез промяна на всеки елемент автоматично започвате подмяната на всички свързани структури. Просто казано, вече няма нужда да се притеснявате за ръчно редактиране на огромни информационни таблици.

Какви операции могат да се извършват чрез MS Access?

Не предполагайте, че това приложение е вид "логическо продължение" на Excel. Възможностите на въпросната програма са много по-широки. По-специално, всеки създаване на база данни MS Access включва задълбочено обмисляне на информационната структура на конкретен документ, проверка на целостта на изходните данни и използване на тази информация за моделиране на заявки, формуляри и отчети.

Пример за създаване

Тъй като е възможно да се създаде база данни в Access чрез "Wizard", което опростява работата за начинаещи потребители, процесът не е особено сложен. Но ние не бихме препоръчали да вървим по този начин, защото за продуктивна работа е необходимо да се разберат всички процеси, които се случват.

Първо стартирайте приложението. Върху монитора се показва диалогов прозорец за създаване на нов документ. В него трябва да изберете елемента "Нова база данни". В полето "Име на файл" има смисъл. Избягвайте повтарящи се и безсмислени имена: в резултат на всяка грешка или невнимание лесно можете да загубите важна информация.

След това натиснете бутона "Нов". Веднага след това, а диалогов прозорец създайте нова информационна таблица, въз основа на която ще създадете проекта си.

Кой режим да изберем?

Таблицата може да се монтира в няколко режима, но бихме посъветвали дизайнера, защото е по-лесно да се контролира целият процес и да се представи по-добре цялата вътрешна структура на документа.

За да отидете в него, използвайте прехода "View-Constructor". След това можете да въведете желаното име на конкретна таблица. Тъй като те могат да бъдат изискани няколко пъти наведнъж, препоръчваме отново да използвате някои смислени имена.

Сега, всъщност, самият процес. Как да създадем база данни в Access? На първо място, трябва да изберете и попълнете имената на полетата, дефинирайте типове данни, както и да зададете правилното поле на клавишите. Само след това можете да започнете да попълвате таблицата с данни.

За целта използвайте командата "Режим на таблица с изгледи". Обърнете внимание! Ако полето "Код на артикула" във вашия случай е настроено на "Counter", тогава не е необходимо да попълвате конкретно поле. Когато приключите работата по въвеждането на информация, можете да я затворите. В случай, че дадена база данни се нуждае от втора таблица, тя се монтира с командата "Create-Table Designer".

Примери за бази

Всичко това ще бъде празен звук, без да ви предоставя информация от "полевия опит", в който базите данни за достъп са полезни. Примерите в тази област могат да бъдат обсъдени почти неопределено, но ще се занимаем с вариант, който може значително да улесни преминаването на учебния процес.

Нека накратко да опишем създаването на документ учебна програма. Какво ще бъде включено в него? Това трябва да включва следните полета: специален код, номер на групата, предмет и учители. Забележка: Полетата "Предмет" и "Учител" трябва да бъдат свързани с допълнителни таблици, от които програмата ще извлече необходимата информация.

Как се прави това?

Първо изпълнете всички действия, съгласно горните инструкции. Отидете на "Designer", започнете да попълвате полетата. В съответствие със специалния код, типът данни трябва да бъде означен като "Counter, key field".

В "Група" и подобни редове въведете полето "Текст". Но в полетата "Subject" и "Teacher" трябва да изберете "Wizard of substitutions". Не се притеснявайте: веднага след като изберете тази стойност, програмата ще ви покаже диалоговия прозорец. Следвайки инструкциите му, можете да създадете връзка към други таблици. Както разбирате, те трябва да бъдат създадени предварително.

Щом кликнете върху бутона "Готово", ще видите предупреждение, което трябва да запазите, за да създадете връзката. Потвърдете това действие.

Създаване на взаимоотношения между таблици

Вече казахме, че работата с базата данни на Access предполага, че има връзки между няколко електронни таблици наведнъж. Как да ги създадем?

За да направите това, отворете документа, от който се нуждаете, и отидете в "Работа с бази данни - Схема с данни". За да дефинирате и дефинирате естеството на връзката, трябва да щракнете двукратно върху левия бутон на мишката в диалоговия прозорец "Промяна на връзките". След това кликнете върху бутона "OK". В резултат на това зададете стандартния параметър "Един до много".

Затова обсъдихме въпроса как да създадем база данни в Access. Надяваме се, че информацията ще ви бъде от полза.