Check-list - какво е това? Как да съставя списък за проверка?

За да сте навреме, за да направите всичко, не забравяйте нищо и не правете грешка! Ще бъдете изненадани, но с такива мисли мнозина съвременни хора заспиват или стават сутрин. Какви методи и средства не се използват за повишаване на професионалната и лична производителност. Някой поставя будилници и напомняния на персонални електронни устройства, някой "по старинния начин" поставя всичко около себе си с цветни стикери. Но има и един наистина удобен вариант, който работи - чек-лист. Какво е това и е това магическо средство за всички?

Магическите списъци са потвърдени по време на полети

Смята се, че първоначално списъците за проверка започнаха да се използват в авиацията. Контролът на въздухоплавателното средство включва редица изпълняващи няколко сложни операции в определена последователност. И без система от напомняния, дори опитен пилот с асистент може да направи грешка, а грешките по този въпрос могат да имат пълни последици. Ето защо, като допълнителен "застрахователен" авиатор за всеки полет се предлага списък за проверка. Какво е това? Всъщност списъкът се състои от индивидуалните действия, необходими за извършване, в този случай организирани в правилната последователност. Тъй като този инструмент работи перфектно в авиацията, той се използва и от цивилни граждани, чиито професии са далеч от авиацията.

Кои ще са полезни проверки и за какво?

Дневните напомняния са полезни за всеки, който иска да повиши личната производителност. Управление на времето - това е една област на знанието, основните принципи и техники, които еднакво добре могат да се използват, както и главата, и един начинаещ предприемач и всяка домакиня. Само спецификата се променя, тъй като всеки вид дейност има своя специфичност. В стандартната си версия контролен списък е списък с действия и задачи. Но ако е необходимо, можете да го направите под формата на списък с някои отделни елементи. Много от тях са списъци за пазаруване - и това е, в действителност, също листове за проверка, както и всяка рецепта, написана колона под формата на компонентите на комплекта с препоръки за дозиране. Между другото, почти всички заведения за обществено хранене такива напомняния са окачени в кухнята за готвачи, така че те да могат да се готви по-бързо Съвети за работа с тегло порции и всеки продукт трябва да се използва по-специално поднос. Най-често контролен списък се създава за един човек, но ако определена задача ще бъде група от лица, списъкът също помогне. В този случай е необходимо да се прекъсне бизнес / крайната цел в подклаузи, всяка от които ще се изпълнява от един служител. След това всяка задача се възлага на определен изпълнител и, ако е необходимо, той рисува за себе си на етапи в личния си чек-лист.

Общи правила за изготвяне

Ако искате да станете по-продуктивни и да управлявате повече без излишни шумове, е време да се опитате да направите първия си чек-лист. Такъв план трябва да има ясна структура и привлекателен външен вид. Желателно е да се наблюдава и временна последователност (можете да я изоставите, ако всички задачи са неограничени). Избягвайте дългите абзаци, желателно е всяка задача да бъде изразена в 3-4 думи и да използвате глаголите. Как да компилирам списък за проверка, който ще работи? Това е просто - изберете подходящ за вас формат: хартия, бележка във вашия телефон или файл на вашия компютър. Като цяло трябва да имате две колони, първото число ще бъде записано и самата задача ще бъде формулирана, а във втората ще бъде поставена отметка, докато се изпълнява. Експертите съветват да не се изтрива направената работа, а именно да се маркират с отметки или кръстове.

Формулирайте задачите правилно

За да могат контролните списъци наистина да започнат да работят, е важно да научите как да формулирате правилно задачите. Случаите, които се извършват редовно, не могат да бъдат описани в подточки, но еднократните задачи и инструкции трябва да бъдат разделени на под-позиции. Например: Желателно е да се записват преговорите с нови клиенти с поне 3 ноти, като се подчертават темите, които трябва да обсъдите. Ако трябва да изпратите дневен отчет, ние написваме задача с един елемент. Не забравяйте да напишете всичко, което наистина можете да забравите. За да намалите времето за правене на бизнес, можете също така да направите подробни бележки в контролния списък, например да въведете информация за връзка с тези, с които планирате да се свържете.

Полезни съвети

Някои съветници по бизнес планиране се съветват да пишат в контролния списък, сякаш те вече съществуват. Съответно, не е необходимо да пишете "helllip", а "hellip-.complex!". Това е сравнително ефективно, по отношение на психологията, прием, но ще отнеме известно време, за да свикне. Също така е удобно да се използва система за маркиране. Изберете най-удобната опция за себе си: подчертаватели на текст, подчертайте. Но опитайте да не се включите в разпределението, в противен случай ще получите прекалено пъстър и ярък чек-лист. Попълването на списъка със задачи трябва да се извършва в един цвят, а за селекцията да се използват не повече от два цвята, които да означават най-важното.

Не се опитвайте да хванете всичко

Популярен въпрос сред тези, които тъкмо започват да работят със списъците с случаи: списък за проверка - какво е това, работен план за една седмица или всеки ден? Дългосрочните цели и действия трябва да бъдат записани отделно. Контролният списък е мини-списък, изчислен за един ден. Общият брой на артикулите не трябва да надвишава 20. В противен случай или вие не сте успели или сте претоварени и тези две възможности нямат нищо общо с производителността. Създаването на контролен лист може да стане редовен вечерен или сутрешен ритуал. В крайна сметка е време да прегледате списъка си и да проверите дали всички случаи са завършени в точната сума.

Изисква се проверка

Представете си, че сте готови да компилирате първия си чек-лист. Какво да направите после? Това е просто, сега е моментът да го прочетете внимателно и да го проверите. Първо, важно е наистина да забравите нищо и да не пропуснете. На второ място, по време на проверката можете да коригирате нещо и да го добавите, ако е необходимо. И само ако всичко ви подхожда, можете да вземете контролен лист, за да работите. Опитайте се да не забравяте своевременно да отбелязвате изпълнението на работата. Ако ви се струва, че създаването на контролни списъци е дълго и трудно, ние бързаме да ви разубедим. За удобство можете да съхранявате някои шаблони, например списъци за събиране на неща по време на бизнес пътуване или основни задачи за всеки ден (при условие че се повтарят). Като цяло попълването на контролния списък отнема не повече от 10-15 минути заедно с проверката. Важно е само да изберете времето, когато вие и никой няма да бъде разсеян.

Инструмент за анализ

Контролният списък е не само инструмент за напомняне и увеличаване на производителността. Можете също така да използвате списъци със задачи в корпоративната среда. Мениджърът може да изготвя контролни списъци за своите подчинени и с помощта им да наблюдава и контролира процеса на изпълнение на задачите. Този инструмент ще ви бъде полезен и в случай, че започнете да работите самостоятелно, търсейки най-подходящите методи и възможности за разпространение на ежедневната дейност. В този случай също е необходимо да проверявате броя или процента на завършените случаи и нерешени задачи ежедневно и след това да създадете нова програма на следващия ден въз основа на резултатите. Оказва се, че въпросът: "Check-list - какво е?" Може да се отговори, както следва: инструмент за повишаване и оценка на производителността.