Как да направите падащи списъци в Excel: най-простите методи

Много потребители на стандартния офис пакет от Microsoft очевидно подценяват електронната таблица на Excel. В рамките на няколко секунди се създава падащ списък в клетката, който спестява време, прекарано за въвеждане или търсене на данни, за разлика от Access, където тази процедура е по-сложна. По-долу са представени три основни метода за създаване на такива списъци и някои важни параметри за тяхното управление.

За какви са падащите списъци?

Списъците от този тип имат широко поле на приложение. В една клетка не можете да въвеждате стойност, както се прави по подразбиране, но няколко.

Опциите за въвеждане могат да бъдат две:

• Само стойности от създадения списък.
• Стойности от списъка и всякакви други данни.

Затова започваме да работим с Excel. създавам падащ списък тук е съвсем просто. Но първо, трябва да извършите няколко предварителни действия, за да намалите в крайна сметка цялата процедура до избора на метода за въвеждане на необходимите данни.

Как да направите падащи списъци в Excel: общата процедура

Първоначалният етап предоставя достъп до функция, която ви позволява да изпълните тази процедура. Как да направите падащите списъци на Excel въз основа на стандартните характеристики на програмата? Това е много просто. Първо изберете една или няколко клетки, в които трябва да въведете определен диапазон от стойности, а с десния бутон кликнете върху контекстното меню. В него първо използваме секцията "Данни", след това елемент "Проверка на данни". И отидете в раздела "Опции".

В него има условие за тестване (критерий) с низ тип данни, където избираме стойността "Списък". По принцип останалите полета могат да останат непроменени. По-долу е редът, в който ще бъде въведен източникът на стойности. Тук той ни интересува.

Падащ списък в Excel 2007: ръчно въвеждане на данни

Нека започнем с ръчното въвеждане на стойности. Ако говорим за това как да направите падащи списъци в Excel по този начин, решението е да зададете самите стойности в горното поле. Трябва да се отбележи, че за локализирането на руски език трябва да въведете стойности чрез точка и запетая. За английските задания се използва само запетаята. Неудобството на такъв метод е очевидно: отнема твърде много време.

Източник от обхвата

Във втория случай можете да използвате по-бързо решение. Например, трябва да въведем всички стойности в клетките: започвайки с A2 и завършвайки с A4. В реда, посочващ източника, поставете курсора. И тогава просто изберете желания диапазон. Самата програма ще постави знак за равенство, но ще регистрира стойността не е в форма «(A2: A4)», както това се прави в съответния ред на формулите, и във варианта «= $ A $ 2: $ A $ 4".

Методът е наистина добър при неговата скорост на въвеждане на стойности. Но най-важният недостатък е невъзможността да се използват диапазони клетки, които са на други листове, с изключение на активните в момента.

Въвеждане на избрани диапазони (списъци)

Накрая, друг метод за решаване на проблема за това как да се правят падащи списъци в Excel. Първо, самият диапазон се създава със съответното присвоено име. И тогава в изходния ред, просто трябва да въведете името му, като поставите равен знак пред него. Тази техника ви позволява да създавате списъци с данни и стойности, които се намират на различни страници на книгата. И тази опция се използва главно във версиите на редактора на Excel 2007 и по-долу, защото тези промени не знаят как да работят с диапазони, в които са посочени данни от различни листове.

Управление на опциите на списъка

Що се отнася до управлението на списъците, в редактора на Excel има много необходими функции. Но повечето, може би, интересни - разпределението на параметрите за въвеждане със същите условия. Използва се в случаите, когато има прекалено много проверки на листа и е необходимо да се променят условията. За целта направете справка в раздела "Съобщения за въвеждане" в секцията за потвърждаване на данните, която бе използвана във всички предишни методи. Тук можете да въведете намек, който ще се показва, когато съответната клетка е активирана. Съобщението може да бъде изключено и просто да се премахне отметката от точката на дисплея. В раздела за грешки можете да въведете предупреждение за некоректността на входните данни. Това е полезно при липса на строги условия за наблюдение на стойностите или ако те са частично променени.

заключение

Както можете да видите от всички по-горе, проблемът с това как да направите падащи списъци в Excel не е толкова труден. Въпросът е: какъв метод да използвате? Ако няма много данни, най-простата версия ще направи. Вторият метод е по-често срещан. За обикновения потребител той ще работи най-добре. Но ако знанието на потребителя за програмата не се ограничава само до използването на най-простите функции, създаването на именизирани списъци с последващо въвеждане на диапазони данни от тях ще бъде оптимално тук. Тъй като името в самия списък е много бързо и лесно да се промени. Като цяло, можете да изберете най-удобния начин за себе си без проблеми.