База данни в Excel: характеристики на създаването, примери и препоръки

Excel е мощен инструмент, който съчетава най-полезните и полезни функции за потребителите. Те включват графики, таблици, графики, счетоводство, изчисления, изчисления на различни функции и т.н. От тази статия научаваме, как да създадете база данни в Excel, за което е необходима, и какъв съвет ще ни помогне да й помогнем по-лесно да работи.

Какво представлява база данни?

Това е специална структура, която съдържа и съхранява информационни материали с различни цели. По-просто казано, това е набор от организирана и разпределена информация. Колко хора учат в класа, техните характеристики, дати на раждане и карта за докладване - всичко това заедно представлява база данни. Необходимо е навсякъде - в промишлени и технически предприятия, в образователни и лечебни заведения, в правоприлагащи органи и дори в заведения за обществено хранене. В края на краищата, списъкът с ястия, техните рецепти с калорично съдържание, както и описанието също са контейнер с данни.

Тук решихме. Сега трябва да разберете каква е базата данни в Excel и как да я създадете.

създаване склад за данни в Excel

Основата, създадена от нас, ще бъде проста и без никакви извивки. Същинските контейнери за данни са доста тромави и представляват голяма информационна система с вътрешна "ядро", която се състои от много реда код и написана от специалист.

Нашата работа ще бъде една маса, в която ще има цялата необходима информация. Преди да започнете да разглеждате въпроса как да направите база данни в Excel, трябва да научите специалните термини, използвани при взаимодействието с него.

Хоризонталните линии в маркирането на листа на Excel обикновено се наричат ​​записи и вертикални колони по полета. Можете да започнете работа. Отворете програмата и създайте нова книга. След това, на първия ред, трябва да напишете имената на полетата.

Функции за форматиране на клетки

Полезно е да научите как правилно да форматирате съдържанието на клетката. Ако вашата база данни в Excel съдържа парични суми, по-добре е да посочите цифров формат в съответните полета, където ще се появят две цифри след запетаята. И ако някъде има дата, тогава трябва да изберете това място и да зададете подходящия формат за него. По този начин всички ваши данни ще бъдат обработени правилно и без грешки. Всички операции с празни полета на програмата се извършват чрез контекстното меню "Формат на клетките".

Важно е и съответното дизайн на проекта. Листът, върху който се намира проектът, трябва да бъде подписан, за да се избегне объркване. За да може системата да прави разграничение между обикновено съдържание и заглавия и подписи, то трябва да бъде наклонено с курсив, подчертано или подчертано, като помне да постави имената в отделни, обединени полета. Струва си да се направи това за възможността за използване на инструменти като автоматичен формат и автоматично филтриране.

Какво представлява AutoForm в Excel и защо се изисква?

Създаването на база данни в Excel - окупацията е трудна и маловажна. За да помогне на потребителя да улесни работата си, програмата може да му предложи автоматично попълване на клетки с предварително определена информация. Например, ширината на колоната, височината на линията, размерът и видът на шрифта, цветът на полето и т.н. - всичко това с едно кликване може да направи за вас автоматична форма, ако е правилно конфигурирана. Удобно, нали?

Определяне на "заглавията" на базата данни

Освен това не забравяйте да фиксирате първия ред. В Excel 2007 можете да направите това по следния начин: отидете в раздела "Преглед", след това изберете "Заключи зони" и в контекстното меню кликнете върху "Преместете горния ред". Това е необходимо, за да се определи "капачката" на произведението. Тъй като базата данни на Excel може да бъде достатъчно голяма, при превъртане нагоре и надолу основната информация ще бъде загубена - имената на полетата, което е неудобно за потребителя.

След като горният ред е фиксиран, изберете първите три реда в бъдещата база данни и добавете границите на клетките.

Продължаване на работата по проекта

За да продължите да работите, трябва да излезете с основната информация, която базата данни ще съдържа в Excel. По-долу е даден пример.

Да предположим, че искаме да създадем база данни за събраните средства от родителите в училищния фонд. Размерът на сумата е неограничен и индивидуален за всяко лице. Нека има 25 деца в класа, така че ще има съответстващ брой родители. За да не се натрупва база данни с голям брой записи, струва си да направите падащи списъци, които ще скрият излишната информация и когато е необходимо отново, те ще ви помогнат отново.

Как да създам падащи списъци?

Копираме имената на полетата и ги предаваме на празен лист, който за удобство също трябва да бъде наречен. Нека това да бъде например "Родители". След като данните се копират, под тях записваме цялата необходима информация в празните клетки.

За да може базата данни на MS Excel да предостави възможност за избор на данни от падащия списък, трябва да създадете специална формула. За да направите това, трябва да зададете набор от стойности, имена и цялата информация за родителите. Преминаваме към страницата, където са написани всички данни под името "Родители" и отваряме специален прозорец за създаване на името. Например в Excel 2007 можете да направите това, като кликнете върху "Формули" и кликнете върху "Присвои име". В полето на името напишете: FIO_delater_selection. Но какво да пиша в областта на стойността? Тук всичко е по-сложно.

Стойност в Excel

Има няколко типа диапазони на стойности. Диапазонът, с който работим, се нарича динамичен. Това означава, че всички имени клетки в базата данни могат да променят границите си. Тяхната промяна възниква в зависимост от броя на стойностите в определен диапазон.

За да получите динамичен диапазон, трябва да използвате формула OFFSET. Тя, независимо от това как са били дадени аргументите, връща препратка към оригиналните данни. В падащия списък, в резултат на което няма да има нулеви стойности. С това просто перфектно се справя с динамичния диапазон. Тя се дава от две координати на клетките: горната лява и дясна дъно, като на диагонал. Ето защо трябва да обърнете внимание на мястото, където започва вашата маса, или по-скоро на координатите на горната лява клетка. Нека плочата да започне при A5. Тази стойност е горната горна клетка на диапазона. Сега, когато се намери първият елемент, който се открива, нека преминем към втория.

Долната дясна клетка се дефинира от аргументи като ширина и височина. Стойността на последната ще бъде 1, а първата ще изчисли формулата СЧЕТ3 (Родители! $ B $ 5: $ I $ 5).

Така че в полето на полето пишете = OFFSET (Родители! $ A $ 5-0-0-COUNTRIES (Родители! $ A: $ A) -1-1). Натиснете бутона OK. Във всички следващи диапазони буквата А се променя на B, C и така нататък.

Работата с базата данни в Excel е почти завършена. Върнете се в първия лист и създайте падащи списъци на съответните клетки. За целта кликнете върху празна клетка (например B3), намираща се под полето "Име на родител". Ще има въведена информация. В прозореца "Проверка на входните стойности" в раздела "Параметри" пишете в "Източник" = FIR_Prodiator_selection. В менюто "Тип данни" изберете "Списък".

По същия начин ние правим и с останалите полета, като сменим името на източника към съответните клетки. Работете върху падащи списъци почти завършен. След това изберете третата клетка и я "разтегнете" по цялата таблица. Базата данни в Excel е почти готова!

Изглед на базата данни

Красив дизайн също играе важна роля в създаването на проекта. Excel може да предложи различни начини за създаване на база данни за избор на потребител. Броят на цветовите схеми е много богат, просто трябва да изберете правилния цвят според вашите предпочитания. Освен това не е необходимо да изпълнявате цялата база данни в един стил, можете да нарисувате една колона в синьо, другата в зелено и т.н.

Как да прехвърляте база данни от Excel до Access

Не само Excel може да направи база данни. Microsoft пусна друг продукт, който перфектно управлява тази трудна задача. Името е "Достъп". Тъй като тази програма е по-адаптирана за създаване на база от Excel, тогава работата в нея ще бъде по-бърза и по-удобна.

Но как мога да получа бази данни за достъп? Excel отчита това желание на потребителя. Това може да се направи по няколко начина:

• Можете да изберете цялата информация, съдържаща се в работния лист в Excel, да я копирате и да я прехвърлите в друга програма. За да направите това, изберете данните, които искате да копирате, и щракнете с десния бутон върху него. В контекстното меню щракнете върху Copy (Копиране). След това превключете към Access, изберете раздела "Table", групата "Views" и натиснете безопасно бутона "View". Изберете елемента "Режим на таблица" и въведете информацията, като кликнете с десен бутон и изберете "Поставяне".

• Можете да импортирате формат лист .xls (.xlsx). Отваряне на достъп чрез затваряне на Excel. В менюто изберете командата "Импортиране" и кликнете върху желаната версия на програмата, от която ще импортирате файла. След това кликнете върху "OK".

• Можете да свържете файл в Excel с таблица в Access. За да направите това, в "Excel" трябва да изберете набор от клетки, съдържащи необходимата информация, и като щракнете върху тях с десния бутон на мишката, задайте името на диапазона. Запишете данните и затворете Excel. Отворен достъп, в раздела, наречен "Външни данни", изберете Excel Spreadsheet и въведете името му. След това кликнете върху елемента, който ви подканва да създадете таблица за комуникация със източника на данни и да посочите името му.

Това е всичко. Работата е готова!