Сортиране в Excel. Работете в Excel. Excel в примерите

Програмата Microsoft Excel е необходима за работа с номера и таблици. Тя ви позволява лесно да произвеждате сложни изчисления, да създавате графики и диаграми. Работата с таблици, които имат списък, Microsoft Excel дава възможност за избор на необходимите стойности и подреждане на колоните. Данните могат да бъдат сортирани във възходящ или низходящ ред според стойностите, които се намират в клетките. Същите манипулации могат да се извършват и с текстов материал, или в азбучен ред или в обратен азбучен ред. Сортирането в Excel е необходимо, за да бъде информацията достъпна за възприемане и лесна за четене.

Създаване на собствена поръчка за сортиране

Понякога има ситуации, при които трябва да сортирате данните в ред, който се различава от вече съществуващите. В този случай можете да създадете своя собствена поръчка, която е необходима за по-нататъшна работа.

За да създадете своя собствена поръчка, отворете раздела "Инструменти" и след това изберете опцията "Опции". Там има меню "Линия", където в лявата част на прозореца има вече съществуващи списъци, използвани за сортиране. За да създадете своя собствена поръчка, изберете опцията "Нов списък". Всички задължителни стойности и параметри трябва да бъдат зададени в полето "Списък на елементите".

Отделете входните стойности с клавиша "Enter". Въведете всички данни в същата последователност, според която бъдещият списък ще бъде сортиран. Когато са зададени всички стойности, трябва да кликнете върху бутона "Добавяне". За да импортирате списък, който вече е написан на работния плот, трябва да използвате опцията "Импортиране на списък от клетки", като посочите адресите на определени клетки. Но това може да стане само ако съществуващият списък съдържа елементите в реда, който е необходим за допълнително подреждане на стойностите. Накрая кликнете върху "Импортиране".

Сега можете лесно да организирате информацията работа в Excel беше удобно. За да направите това, отворете менюто "Данни", след което изберете раздела "Сортиране". В полето "Sort byhellip;" трябва да посочите конкретни параметри и да кликнете върху съответния бутон. На екрана ще се появи прозорецът "Параметри за сортиране", където трябва да посочите реда на сортиране на данните.

След това изберете свой собствен ред за сортиране и потвърдете избора, като кликнете върху OK.

За да бъдете сортирани в Excel, трябва да поставите курсора в определена клетка и да кликнете върху съответния бутон за сортиране: във възходящ или низходящ ред. Те са разположени на лентата с инструменти.

Сортиране по фамилия и заплата

Често в предприятията съществува ситуация, при която е необходимо данните да се сортират според фамилните имена на служителите. Това е удобно, защото данните, отнасящи се до конкретен служител, ще бъдат в един ред.

За по-голяма яснота информацията се сортира не само по име, но и в зависимост от размера на заплатата. В този случай един от бутоните за сортиране е незаменим. Ако такова сортиране на данни е необходимо, Excel предлага следния изход:

• Трябва да активирате командата "Данни" и след това "Сортиране".
• В прозореца "Сортиране на диапазона", който се отваря, изберете "Сортиране по четка" и посочете конкретна графа. След това преместете курсора на желаната позиция: възходящ или низходящ.

За второто поле сортирането е подобно. Програмата ще сортира по име само онези служители, които имат същата заплата.

Ако количеството информация е много голямо, можете да създадете списъците си, за да организирате данните. Това ще ви помогне да избегнете грешки при работа с материала, освен това ще бъде по-лесно да се справите.

Сортиране по азбучен ред

За да сортирате информацията в азбучен ред, трябва да отидете в менюто "Данни". Преди това трябва да изберете колоната, към която да се прилага функцията. Данните ще бъдат сортирани, като кликнете върху иконата "от A до Z" или обратно. След това на екрана ще се появи прозорец, който ще съдържа следния въпрос: "Необходимо ли е автоматично да се разшири диапазонът от данни?" Необходимо е да се съгласите и натиснете бутона "Запазване". В този случай общият документ няма да загуби значението си, а данните от останалите колони ще съответстват на промяната.

Сортирането в Excel може да се извърши по друг начин. Избирайки конкретна клетка, трябва да кликнете върху иконата. Но в този случай въпросът за разширяване на диапазона няма да се появи, той се разширява автоматично.

Сортиране на няколко нива

Когато работите с документи, може да се нуждаете и от сортиране на няколко нива в Excel. За да използвате тази функция, трябва да изберете клетка в списъка и да кликнете върху елемента "Sort" под нея. Едно ниво вече ще бъде и в него можете да изберете следващия, например по дата. За да направите това, кликнете върху "Добавяне на ниво". За удобство е възможно темите да бъдат подредени в списъка с нива.

Ако е необходимо, нивата се движат надолу или нагоре, което променя техния приоритет. За да направите това, изберете нивото и кликнете върху иконата със стрелка. Също така нивата лесно се копират или изтриват.

Формули в Microsoft Excel

Формули в Excel са изрази, които започват с равен знак, се състоят от цифрови стойности, клетъчни адреси, имена или функции. Всички те са свързани чрез признаци на аритметични операции: умножение, разделяне, изваждане или степенуване.

Операциите във формулата са разделени според приоритетите:

• Изразяване в скоби и експоненциране.
• Разделяне и размножаване.
• Изваждане и добавяне.

Клетката показва само резултата, а самата формула се намира в лентата за формули. Когато промените стойностите, крайният резултат се променя автоматично.

Как да направя промяна на формулата?

Ако има нужда да промените формулата, трябва да кликнете върху лентата за формули или да натиснете бутона F2. След всички корекции, трябва да натиснете "Enter" или иконата за въвеждане в реда. Промените могат да се правят и директно в клетката. За да направите това, кликнете два пъти върху избраната област.

Позоваването на клетките и движението на формулите

Изучаването на Excel, в примерите често виждате връзки. Използването на референции дава възможност да се използват данни във формулата, които са на различни места в листа. Възможно е да се използват препратки към клетки, разположени в други работни книги или приложения.

След като въведете формулата в клетката, можете да я прехвърлите или да я копирате на друго място. В този случай клетката, където се намира формулата, се освобождава. Само относителните препратки се променят и абсолютните се запазват постоянни.

За да преместите формулата, трябва да преместите курсора в ъгъла на клетката, така че да се появи двупосочна стрелка. Докато държите бутона на мишката, можете да го плъзнете до желаното място.