Електронни електронни таблици с Excel: тайните на ефективната работа и функции

През последните години се появиха нови "интелигентни" технологии: смартфони, умни домове, хладилници, телефонни касети, телевизори и т.н. Електронните таблици не станаха изключение. Интелигентните таблици в Excel са изпълнени от версията за 2010 година.

Концепцията за интелигентни таблици

Самият Excel е огромна маса. Тази таблица обаче изисква постоянна корекция: формули за рисуване, сортиране, обработка, ако тази таблица трябва да бъде представена в документ или презентация.

Microsoft Corp., който създаде Excel, предложи да се обадят на таблици с интелигентни таблици и това, което преди се наричаше таблици, беше наречено диапазон. Въпреки това в нашата страна тези идеи не се появиха, така че масите останаха таблици, а иновациите бяха наречени "интелигентни таблици".

Когато внедрявате интелигентни таблици, възприемането на документа за електронни таблици се подобрява, обработката на данните става по-лесно и те се насочват към конкретна система.

Създаване на интелигентна таблица в Excel

Да предположим, че вече сме въвели някои данни в Excel. В този случай ги изберете, отидете в менюто "Main" панделка и прегледайте групите от команди, намерете "Styles", кликнете върху бутона "Format as a table" в него.

Ще се отвори меню, в което ще бъдете помолени да изберете стил на таблицата - изберете желаното от вас.

След това ще има диалогов прозорец, в който ще бъдете помолени да посочите обхвата на клетките, включени в тази таблица, и ако таблицата съдържа заглавки ("header"), тогава отметнете полето "Table with headers".

След това е необходимо да потвърдите извършените действия, като натиснете бутона "OK" или натиснете Enter.

В резултат на това таблицата ще се промени съобразно избрания стил и ще включва филтриране за всяка колона.

По този начин, без много усилия, можете лесно да създадете интелигентна маса в Excel.

Падащи списъци

Една от тайните за увеличаване на скоростта на въвеждане на данни в електронна таблица е използването на падащи списъци.

Първо, създаваме списък с данни, които трябва да са в падащия списък на друг лист на приложението или извън данните за отпечатване.

Изберете клетката, в която ще се намира този списък, отидете в раздела "Данни", изберете групата "Работа с данни" и кликнете върху "Проверка на данните".

В прозореца, който се показва, кликнете върху стрелката до "Тип данни" и изберете "Списък".

След това се движим по този прозорец до полето "Източник". Поставете курсора там или кликнете върху иконата отдясно на това поле и изберете обхвата на клетките, които ще бъдат включени в падащия списък.

Потвърждаваме направените промени. В резултат на това получаваме падащ списък с вашите данни.

За да избегнете грешки при въвеждането на неправилни данни, трябва отново да кликнете върху "Потвърждаване на данни", да кликнете върху раздела "Съобщение за грешка" и да премахнете отметката от квадратчето "Показване на съобщение за грешка". Това ще ви позволи да въведете в клетката с падащ списък всички необходими данни, а не само тези, които се намират в падащия списък.

За да можете да добавяте нови данни към този списък за постоянно, трябва да използвате интелигентни електронни таблици в Excel за падащи списъци.

Първо, създаваме интелигентна таблица с заглавие, в която има само заглавие и изброяване на компонентите от падащия списък, след което създайте този списък, както е описано по-горе, без да изберете заглавие. След това потвърждаваме направените промени. Това ще ни позволи постоянно да добавяме нови стойности към списъка.

Представеният метод е една от тайните на ефективната работа с интелигентни таблици в Excel.

Променете стила на интелигентната маса

Ако следвате инструкциите, ще получите умна таблица с определен стил, но в менюто се появява символично и може да не винаги прилича на това, което изглежда на екрана. Ето защо, ако е необходимо, стилът може да бъде променен.

Как да направите интелигентна маса в Excel с нов стил? За да направите това, не е нужно да избирате цялата таблица, просто поставете курсора под формата на черен правоъгълник върху всяка клетка на интелигентната маса.

След това отиваме в раздела "Дизайнер" - групата "Стилове на таблицата". Ако няма достатъчно стилове, кликнете върху "Разширени опции" и вижте цялата палитра за стилове.

Изберете стила, който харесвате, който ще се приложи към създадената интелигентна маса.

Между другото, ако не ви харесва стил, в долната част можете да кликнете върху връзката "Създаване на стил за таблица".

Стил опции

Интелигентните таблици в Excel и по-късно, както и в Excel 2007 могат да бъдат персонализирани така, че да отговарят на вашите предпочитания и нужди.

За да направите това, преместете курсора на всяка клетка в таблицата. Отидете в раздела "Дизайн", група "Options Style Sheets", и там слагам / и махнете отметката от интерес нас опции ", Филтър бутон", "редуващи се колони или редове", "заглавна лента, или от резултатите", "Първи или последен колона" ,

Използване на формули

Формулите в интелигентните електронни таблици на Excel не се нуждаят от копиране или разтягане. Създаването на нова колона или нов ред води до това, че формулите в новосъздадените таблични елементи в самите необходими клетки са затегнати.

Ако трябва да създадете нова колона, в която искате да въведете формула, в клетката на тази графа въведете формула, която е малко по-различна от стандартната за този тип електронна таблица. Тя има формата [@[{Колона име}]] аритметични операции.

Тук {Колона Name} - конкретното име на колоната, в която изчисляването на, например, аритметика "Размерът на рубли." - е алгебрични изрази, приети във формули Excel, както и, ако е необходимо, цифри, @ - показва, че ще бъдат взети данните от същия ред.

Тези формули могат да се въвеждат както обикновено в Excel, като се кликнат върху съответните полета и само се осигурят необходимите функции, в този случай всички допълнителни икони, необходими за формулата, ще бъдат добавени автоматично.

Натискането на Enter ще преизчисли в тази колона във всички клетки на таблицата.

Ако е необходимо, резултатите от преброяването в края на таблицата в раздела "Дизайн" в група "каскадни стилове параметри" на поставените проверка на опцията "String резултати", която ще се изчисляват общите суми за колоните, където бяха въведени формули.

Ако се интересувате от тази информация, владеете добре чужди езици и търсите допълнителни източници на информация в чужбина, не забравяйте, че в Русия и в чужбина има различни сепаратори на елементите от списъка. Те имат запетая и имаме точка и запетая, която трябва да се има предвид във формулите.

AutoFilter

Както споменахме по-горе, когато създавате интелигентни таблици в Excel, всяка колона в заглавката им показва самофилтър, с който можете да посочите какво искате да изведете или обратно, да не се показват в дадения момент. Например, можете да използвате клавиши като "повече", "по-малко", "съдържа", "не съдържа" и т.н. Тази функция може да се използва при работа с голям набор от данни.

Например има таблица с купувачите, а в другата колона са посочени месеците на покупките. Интересуваме се само от февруари. За да не търсите ръчно купувачи през февруари, кликнете върху стрелката на графата "Месец" и поставете отметка до "Февруари", като премахнете оставащия отметка. По този начин само купувачите, които са направили покупки през февруари, ще бъдат показани. Останалите няма да изчезнат никъде, ако натиснете отново стрелката в заглавието "Месец" и отбележете всички месеци, тогава всички купувачи ще се появят отново на екрана.

Задайте името на таблицата

След като се създаде интелигентна таблица в Excel, приложението я задава в съответствие с нейната поръчка (ако тази първа таблица е наречена "Table1" и т.н.).

За да разберете името на масата, поставете курсора в някоя от килията си, отидете на раздела "Дизайн", група "Properties" и да намерят там на "Таблица Name", който може да се редактира, която трябва да бъде поставен върху "Таблица 1" курсор, маркирайте и Въведете ново име, след което натиснете Enter.

Това име може да се използва във формули, вградени функции, падащи списъци.

Името на таблицата може да се използва при кандидатстване функции на VLOOK, PGR. Например искаме да разберем кои сме имали като 1229-и купувач. За да направите това, въведете 1229 в свободна клетка, например K1, в клетката L1, въведете формулата = VLR (K1-Table1 (или нейното променено име) -1). Тук 1 е номерът на колоната, в която ще се извърши търсенето. В резултат на това в клетката L1 ще има FIO на купувача под номер 1229 (ако, разбира се, беше в първата колона).

Адресиране в интелигентни таблици

Интелигентните таблици в Excel ви позволяват да използвате имена на полета вместо набор от клетки. Така че, за да изчислите сумата по колона С от 1 до 21 клетка, можете да въведете обща формула в Excel = SUM (C1: C21). Да предположим, че в колона В сме въвели информацията върху сумата на покупката напредна с всеки отделен клиент, и се нарича колона "Сума рубли.", А масата е преименуван на "Купувачите". По този начин, следният израз може да бъде въведен като формула: = SUM (купувачи [размер, разтриване]).

Освен това можете да използвате специално адресиране:

• "= Купувачи [# Този ред]" ще се отнасят до текущия ред.
• "= Купувачи [# Данни]" ще се отнасят до данните, без да се вземат предвид заглавните линии.
• "= Купувачи [# Headers]" ще се отнасят до заглавията на колоните в таблицата, намираща се в първия ред на таблицата.
• "= Купувачи [# Totals]" ще се отнасят до последния ред (ако съществува в интелигентна таблица).
• "= Купувачи [# Всички]" ще се отнасят до цялата таблица, включително всички горепосочени формули.

Можете например да изчислите размера на покупките, като въведете формулата = SUM (Купувачи [# Всички]).

Допълнителни "чипове" интелигентни таблици

Превъртането на колоните в таблицата с големия размер не изисква закрепване на участъци, тъй като имената на колоните на таблицата се преместват в заглавията на колоните на конкретен лист на определена книга.

В Excel 2010 можете да създавате срезове, когато работите с интелигентни таблици. Те са самофилтър на отделна колона, представена като графичен елемент. Отидете в раздела "Конструктор", в групата "Команди" на "Инструменти", кликнете върху "Вмъкване на парче", в диалоговия прозорец изберете имената на колоните (или колоната), от които ще се оформя парчето. Ако искате да филтрирате таблицата, изберете желаната категория или категории, като задържите клавиша Ctrl.

Как да изтриете електронна таблица на Excel

Понякога може да се случи, че трябва да запазвате данни в обикновен формат на електронна таблица, като премахвате сортирането, автоматизираните формули, адресирането и други интелигентни завъртания от таблици, т.е. оставяте таблицата само като база данни.

В Excel можете да превърнете интелигентната маса в обикновена таблица. За да направите това, поставете курсора във всяка клетка на интелигентната таблица, отидете в раздела "Дизайнер", в групата "Команди", щракнете върху "Преобразуване в обхват".

В резултат на това се появява диалогов прозорец, потвърдете действието, като натиснете бутона за съгласие или клавиша Enter. След това таблицата ще бъде запазена по обичайния начин с последния използван стил и данни.

В заключение

По този начин интелигентните таблици са същите таблици, които можете да създадете сами. Но използването им прави възможно ефективното използване на времето за тренировка чрез намаляване на ръчните операции, прецизно форматиране на таблици, използване на графични елементи. Ако внезапно не ви харесва създадената умна маса, тя винаги може да се превърне в обичайната.