Работа с таблици в Excel: стъпка по стъпка инструкции, функции и препоръки

Повечето потребители на компютърни системи, базирани на Windows с инсталирания пакет на Microsoft Office, със сигурност са изправени пред приложението MS Excel. В начинаещите потребители програма причинява известни затруднения в развитието, въпреки това работи "Eksele" с формули и таблици не са толкова трудни, колкото изглежда на пръв поглед, ако знаете, че основните принципи, определени в приложението.

Какво представлява Excel?

Присъщо Excel е пълна математическа машина за извършване на множество аритметика, алгебрични, тригонометрични, както и други по-сложни операции по управление на няколко основни типове данни, това не винаги е свързано с математика.

Работата с таблици в Excel означава използване на по-големи възможности с комбиниране и изчисление, обикновен текст и мултимедия. Но в оригиналната си форма, програмата е създадена точно като мощен математически редактор. Някои обаче първоначално приемат приложението за калкулатор с разширени функции. Най-дълбоката заблуда!

Работете в Excel с таблици за начинаещи: първо въведете интерфейса

На първо място, след отваряне на програмата, потребителят вижда основния прозорец, който съдържа основните контроли и инструменти за работа. В по-късните версии при стартирането на приложението се появява прозорец, който ви подканва да създадете нов файл, наречен "Книга 1" по подразбиране, или да изберете шаблон за по-нататъшни действия.

Работата с електронни таблици в Excel за начинаещи в първия етап на запознаване с програмата трябва да се сведе до създаването на празна маса. Засега разгледайте основните елементи.

Основното поле е самата таблица, която е разделена на клетки. Всеки има номерация, благодарение на двуизмерни координати - номера на реда и буквата на колоната (например, вземете Excel 2016). Такова номериране е необходимо, за да се определи ясно клетката с данните във формулата за зависимост, при която ще се извърши операцията.

По-горе, както и в други офис приложения, е основният бар на менюто и точно под него - инструментариума. Под нея има специална линия, в която се въвеждат формули, а прозорец с координатите на активната клетка (върху която се намира правоъгълникът) може да се види леко наляво. По-долу има панел от листове и плъзгач на хоризонтално изместване, а под него има бутони за смяна на вида и мащабиране. Отдясно има вертикална лента, за да преместите листа нагоре / надолу.

Основни видове въвеждане на данни и прости операции

Отначало се приема, че работата в Excel с таблици, започващи от потребителя, ще бъде овладяна от познати операции, например в същия текстов редактор Word.

Както обикновено, таблицата може да изпълнява операциите по копиране, рязане или поставяне на данни, въвеждане на текстови или цифрови данни.

Но входът е малко по-различен от този, който се създава в текстовите редактори. Факт е, че програмата първоначално е конфигурирана да разпознава автоматично това, което потребителят предписва в активната клетка. Ако например въведете линия 1/2/2016, данните ще бъдат разпознати като дата, а в клетката вместо въведените цифри датата ще се появи в опростена форма - 01.02.2016. Променете формата на дисплея може да бъде доста проста (ние ще спрем малко по-късно).

Същото важи и за числата. Можете да въвеждате цифрови данни, дори и с произволен брой десетични знаци, и те ще се показват във формата, в която всички те се използват. Но ако се въведе цяло число, то ще бъде представено без мантиси (десетични знаци под формата на нули). Също така е възможно да промените това.

Но когато въвеждането на данни е завършено, много начинаещи потребители се опитват да се преместят в следващата клетка, като използват клавишите със стрелки (от начина, по който може да се направи в таблиците на Word). И това не работи. Защо? Да, само защото работата с електронни таблици в Excel се различава значително от текстовия редактор Word. Преходът може да се извърши чрез натискане на клавиша Enter или чрез задаване на активния правоъгълник в друга клетка с левия бутон на мишката. Ако натиснете Esc, след като напишете нещо в активната клетка, входът ще бъде анулиран.

Действия с листове

Работата с листовете в началото на трудностите не трябва да се нарича. На долния панел има специален бутон за добавяне на листове, след като кликнете върху него ще се появи нова таблица с автоматично превключване към нея и задаване на име ("Лист 1", "Лист 2" и т.н.).

С двойно кликване можете да активирате преименуването на някоя от тях. Можете също да използвате менюто с десен бутон, за да изведете допълнително меню, което съдържа няколко основни команди.

Клетъчни формати

Сега най-важното е, че клетъчният формат е едно от основните понятия, които определят типа данни, които ще бъдат използвани за разпознаване на съдържанието му. Можете да извикате редактирането на формата чрез менюто с десния бутон, където е избран съответният ред или чрез натискане на клавиша F2.

Прозорецът вляво показва всички налични формати, а отдясно показва опциите за показване на данните. Ако погледнете примера с датата, показана по-горе, като формат е избрана "Дата" и желаният изглед е разположен вдясно (например 1 февруари 2016 г.).

За да извършвате математически операции, можете да използвате няколко формата, но в най-простия случай изберете цифров формат. Отдясно има няколко типа входове, показалец на броя знаци в мантията след запетаята и полето за задаване на разделителя на групите цифри. Използвайки други цифрови формати (експоненциални, частични, парични и др.), Можете също така да зададете желаните параметри.

По подразбиране се използва общ формат за автоматично разпознаване на данни. Но когато въвеждате текст или няколко букви, програмата може да го превърне спонтанно в нещо друго. Затова, за да въведете текст за активната клетка, трябва да зададете подходящия параметър.

Работете в Excel с формули (таблици): пример

Накрая, няколко думи за формулите. И първо, нека разгледаме един пример за сумата от две числа в клетките А1 и А2. В приложението има автоматичен бутон за сумиране с някои допълнителни функции (изчисляване на средноаритметичната стойност, максимум, минимум и т.н.). Достатъчно е да зададете активната клетка в същата колона по-долу, а когато изберете сумата, тя ще бъде изчислена автоматично. Същите работи за хоризонтално разположени стойности, но активната клетка за сумата трябва да бъде зададена надясно.

Но е възможно да въведете формулата ръчно (работата с таблици в Excel също предполага такава опция, когато не се предоставят автоматични действия). За да бъде една и съща сума в лентата за формули да се равнява и предписва на работата на А1 + А2 или SUM (A1-A2), а ако искате да посочите диапазон от клетки, използвайте формата след знака равно: (A1: A20), след което тя ще сумата от всички числа в клетките от първия до двадесетия включително се преброява.

Чертежи и диаграми

Работата с таблици в Excel също е интересна, защото включва използването на специален автоматизиран инструмент за изчертаване на графики за зависимост и диаграми, базирани на избрани диапазони.

За да направите това, на панела има специален бутон, след като кликнете върху него, можете да изберете всички параметри или желания изглед. След това диаграмата или графиката ще се покажат на листа като картина.

Връзка, импортиране и експортиране на данни

В програмата също така е възможно да се установят връзки за данни на различни листове, използване препратки до файлове с различен формат или обекти, които се намират на сървъри в Интернет и много други добавки.

В допълнение, Excel файлове могат да се изнасят в други формати (например PDF), копиране на данни от тях, и така нататък. D. Но програмата могат да отварят файлове, създадени в други приложения (текстови формати, бази данни, уеб страници, XML- документи и др.).

Както можете да видите, възможностите на редактора са почти неограничени. И, разбира се, просто нямат достатъчно време, за да ги опишат. Тук са само началните основи, но заинтересованият потребител ще трябва да прочете основната информация, за да усвои програмата на най-високо ниво.