Как да шиете документи с нишки: стъпка по стъпка инструкции

"Номерирани и номерирани в броя на" брой листове ", може би само това идва на ум, когато става въпрос за необходимостта от шиене на документи. Как да шият документи? Новодошлите незабавно представят купчина хартии, които са здраво свързани банкови връзки,

Не всичко обаче е толкова просто и повърхностно, колкото изглежда на пръв поглед. Какво трябва да знаете, за да не правите грешки в този труден въпрос? Как правилно да шиете документи с нишки в снимка? Тези въпроси ще бъдат разгледани подробно в инструкциите стъпка по стъпка.

Защо да шият хартия по старомоден начин?

Съществуват доста държавни структури, в които могат да се изискват документи, които не са пришити по фабричен метод, но ръчно с помощта на нишки. Това е, на първо място, данъчната проверка, архивът, документите се шият заедно с нишки, когато получават документите за регистрация на отделни предприемачи, регистрацията на юридическо лице или регистрацията на документи за участие в търг. Как правилно да боите документи, показва се снимка номер 2. Обикновено се използва здрава нишка и гъста игла.

Смята се, че ценните книжа, подадени по този начин, е по-трудно да се загубят, да се образуват или заменят листове. Някои организации поради това използват тази форма на "дядо" за обвързване на важни документи. Има още един аргумент - понякога документите са строго поверителни и мениджърите, които се страхуват от публичност или влияние на конкурентите, се доверяват на подобна работа само на проверяваното лице, съответно отказват помощта на специализирани фирми.

Важно!

Неправилно подвързани документи може да доведе до отказ на регистрация или пререгистрация на предприятия, приемането на документи на архива, да доведе до отстраняването на организацията от конкурса за търга, за да повлияе на решението на надзорния орган в случай на проверки на организацията.

Има ли единни норми?

В момента няма ясни правила за съвместното шиене на документи, като се използва един шаблон. Има само препоръки и инструкции. По принцип предприятията са Rosarkhiv методически разработки, които бяха одобрени със Заповед № 76 от 2009 г., изискванията на ГОСТ "канцеларската работа и архивиране", както и указанията на Централната банка на Русия.

Подготвителен етап

Всички документи, които трябва да бъдат зашити, трябва да бъдат визуализирани, ако има моливи, те трябва да бъдат изтрити. Важно е внимателно да се третира всяка страница, да се изключва залепването помежду им, да се осигури логическа и точна последователност на документите в стека. Необходимо е да се отървете от остри елементи, щифтове, скоби или скоби, те могат да повредят закопчалката и да доведат до загуба на документа. Страниците за номериране се нуждаят от обикновен черен молив, в десния ъгъл не се допуска използването на мастило, включително цвят. Не можете да преброите твърде близо до текста на документ, особено при препокриване. Само номерът на листа е номериран. Общият обем на облицования документ не трябва да надвишава 250 листа, а височината на кръстосания и номериран документ е 4 сантиметра. На снимката е показан пример за това как да шиете документи с нишки.

Следващият етап от подготовката е изборът на инструменти. За правилното шиене на документи с нишки ще ви трябва: ширина, специални конци, картонено покритие, както е на снимката. В някои случаи се използва удар. Как и какво да шият документи, всеки специалист решава за себе си. Най-удобно е да се използват тежки конци или банкови влакна, в някои случаи да се използват вълнени конци или дантели. Най-често те носят функцията на декорация. Обикновено сериозните отчети използват по-строг стил. Подгответе самите документи и формуляра за инвентара.

Някои тънкости

1. Листовете с голям формат, например A3 или A2, също трябва да бъдат номерирани. За тази цел тя е напълно разгърната и номерирана според общите правила. След това сгънете и леко залепете зад ъгъла.
2. Ако е необходимо да се шие писмо, то се отваря, първо се обновява самият плик, а след това на свой ред страниците на буквата.
3. Корицата на документа не е номерирана. Освен това заглавната страница не е номерирана, ако няма покритие. Вторият лист обаче вече е номериран "2".
4. Ако броят на листовете е над 250, те се разделят на обеми. Тази практика често се среща в съдилищата. Всеки обем трябва да бъде номериран отделно.
5. Как мога да прерязвам документи, ако не е възможно да се определи номерът на листа в горния десен ъгъл или целият лист е зает? Това често се среща, например при номериране на снимки, в този случай е разрешено номерирането отзад.
6. Ако номерацията е грешна, можете да пресечете фигурата. Корекцията обаче трябва да бъде потвърдена с подпис.
7. Ако не бъдат прескочени повече от два листа, е разрешено използването на обозначението на буквите за пропуснатите страници. Цифровото номериране на основния документ не се променя, но броят на листовете се увеличава. В този случай трябва да предупредите за това лице, което ще приеме документите.
8. Ако е необходимо да се номерира документът, който вече е номериран или има номерация, той се номерира отново.
9. Ако листовете не могат да бъдат разделени в документацията или са залепени, те са номерирани като един лист. Това се случва, ако документ, например, е залепен за чек, снимка или изрезки от вестници. Но в същото време е необходимо да се състави списък, а в колоната "Забележка" или в надписа е необходимо да се посочат кои документи са били поставени, на коя страница и какво се съдържа в тях.

Кои документи се шият най-често? Първо, съставните и инсталационните документи. Те често имат малък обем, те са по-лесни за пробиване с шило, и за шиене лесно. Има няколко технологии за шиене, можете да направите две пробиви, три или пет. Три от дупките са най-често срещаната опция. Пет пробиви ще бъдат полезни, когато някои документи имат по-малък формат от останалите, свързването на пет пробиви ще им помогне да ги оправя по-добре. Използва се скобата в пет отвора, ако документите са с висока стойност, това ще намали риска от тяхното заместване.

Как правилно да шиете документи с нишки: инструкции стъпка по стъпка

1. Сгънете листовете в купчина, подравнете ги по краищата.
2. Проверете реда на листовете.
3. Маркирайте молива на сайта на бъдещите пункции симетрично в центъра от лявата страна на листа. Това може да се направи както на един лист, така и изобщо.
4. Необходимо е да се отклони от текста поне 1,5 сантиметра.
5. Етикетите трябва да са строго вертикални, като разстоянието до три сантиметра една от друга е позволено.

Ако документът е достатъчно обемн, тогава е по-удобно да го пробиете с шило. Обикновено започвайте от горната дупка.

Ако не можете да използвате на корицата на завода, като на снимката, на първата и последната страница, можете да залепите тънка лента от картон, за да се предотврати повреда на страниците. Важно е да изберете правилната дължина на конеца, обикновено от 50 до 80 см.

Класическата версия на шевната конци - в три дупки

Нека анализираме възможността как да шиете документите стъпка по стъпка на три дупки. Това е класическият и най-разпространеният вариант за подаване на документи в архив или за проверка. Както и в този случай, правилно шият документи с нишки, по-добре да се види на снимката.

Игла с конец, която започваме под куп документи, извеждаме през отвор под номер две. Не трябва да забравяме и за малка "опашка" с дължина 7-8 см, тя все още е полезна. От предната страна насочваме иглата в горния отвор, след което връщаме иглата до най-ниския номер на отвора 3. След това иглата се "потопи" в централния отвор, като в резултат двете нишки остават под нея. Сега те могат да бъдат слепени.

Тогава документът със сигурност е сертифициран, лист хартия е залепен, печатът и подписът на отговорното лице са поставени на върха. Как правилно да шиете документи и да фиксирате нишката нишка, може да се види на снимката.

В допълнение, на гърба на последния лист се слепва инвентара. Надписът може да се направи ръчно или с готови шаблони, както е на снимката.

Как да шият документи в четири дупки?

Технологията на фърмуера в четирите дупки е почти идентична. Единствената разлика е, че шевът на документа започва отгоре надолу. Това е подобно на шевна нота. Само в този случай се повтаря в обратен ред, първо отгоре надолу, после отдолу нагоре. По този начин връзките са хомогенни без пространства, сякаш са зашити върху гигантска шевна машина.

Специални случаи

Понякога можете да свързвате документи не вертикално, а в ъгъла. По принцип това са документи за финансова отчетност, които предполагат фиксиране на касови апарати, чекове от дясната страна. Такива документи се зашиват на ъгъла. Етапите са същите като при стандартното съставяне на документи, само дупките са пробити в ъгъла. Обикновено има два. Листът е залепен точно в ъгъла. След това процедурата е една и съща - тя е сертифицирана и подпечатана.

заключение

В процеса на подготовка и шиене на документ е важно да се мисли предварително как да се шият документи, за да се избегнат всякакви форсмажорни обстоятелства. Например, понякога трябва да направите копие от документите, които вече са били копирани и поставени в архива. За такива моменти е необходимо да се притеснявате предварително. Обикновено специалистите от персонала или от счетоводната служба могат предварително да предпочетат документа, който трябва първо да бъде изпратен чрез копирна машина. Това значително опростява работата и спестява време.