Какъв е файловия шкаф: дефиниция и типове

Всяка организация поддържа контрол и документира документацията. То трябва да бъде поставено в отделен отдел. Картовият файл е необходим в банката, библиотеката и много други институции. Използва се за намиране на данни или по искане на клиенти. Какво представлява файловата кутия? Това е отдела на институцията, в която се намира важната информация.

Документите за индекса на картата са в специално помещение. Те са в болници, библиотеки, банки и други институции. Систематичното поставяне на документи ви позволява да ги държите в перфектен ред и под контрол.

Концепцията за

Картографският индекс е счетоводно отчитане на документи, разположени по азбучен ред. Може да има и разпределение на термини, теми. Поради факта, че всичко е в един отдел на предприятието, не е трудно да се намери информация.

Какво представлява файловата кутия в библиотеката? Това са директории, които ви позволяват бързо да намерите интересни книги, защото всички читатели идват за получаване на конкретна информация. Без тях би било трудно да се движите в някоя библиотека.

функции

Системата от каталози, включително библиотечната карта, изпълнява следните функции:

• придобиване, счетоводство, съхраняване на документация, предоставяне на информация, методическа и изследователска работа;
• регистрация и регистрация;
• извличане на информация;
• образование.

В зависимост от вида институция картовият файл изпълнява и други функции. Тя е в офиса във всяка институция.

Банковата индустрия

Какъв е картовият файл в банка? Този термин включва регистрация на платежни документи, които банката не е извършила. Тяхната институция е под контрол. Картовият файл може да бъде от различни типове, в зависимост от причините за неплатените задължения.

Те могат да бъдат нареждания, които не са изпълнени поради липса на средства. Тогава служителят изпълнява регистрация на документ в електронна и хартиена форма. Такова плащане ще бъде по задбалансова сметка. Титулярът на профила е информиран, че документът е в опашка. След получаване на средствата се кредитира на желаната сметка. Файлът съдържа документи, за които се изисква съгласие за извършване на платежна операция, както и тези, които чакат своя ред.

Наличието на индекса на картата показва, че компанията има нестабилна финансова позиция. Ако титулярът на сметката няма, банката предлага кредитна линия или допълнителни. финансиране.

Последователност е редът на изпълнение платежни нареждания. Той е одобрен със закон. Документите не се публикуват преди опашката. Ако профилът има необходимата сума, тогава всичко минава до датата. При липса на необходимите средства се създава следната опашка:

• изпълнение на инструкции за обезщетение за вреди;
• изплащане на заплати, отпуск по болест, отпуск;
• данъчни плащания;
• изпращане на пари в средства;
• други изисквания.

Сфера на играта

Какво представлява картовият файл в игралната индустрия? Това са образователни материали с интересни и развиващи се уроци за деца. Картите включват необходимата информация за изпълнението на дейностите, както и списък на необходимото оборудване. Тя посочва възрастта на децата и необходимостта да помагат на възрастен.

Игралните игри са в детски градини и други образователни институции. Благодарение на присъствието си ще бъде възможно бързо да се намери необходимата информация за извършването на весели действия за деца. Всички игри са подредени по азбучен ред.

Библиотеката

Картографският индекс на литературата заема важно място в образователната институция. Информация за него се дава на читателите от:

• визуална информация;
• събития, разговори, екскурзии;
• дните на библиографията;
• публикуване на предимствата;
• използване на форми и методи на библиотечната дейност.

Управлява системата от каталози и карти в библиотеката с помощта на планиране, координация, контрол. Работата на персонала в тази област се състои в изготвяне на планове, разработване на документация, мониторинг на извършените дейности. Всяка карта на библиотеката подлежи на поддръжка и редактиране, за които служителите отговарят за описанието на длъжността.

Видове директории

Индексът на картите включва редица каталози, които могат да се различават по целта, обхвата на фонда, метод на групиране, технология на създаване и използване.

Ако разгледате целта, тогава каталозите са читатели и официални. Те съдържат например интересна информация за читателите. От гледна точка на покритието на фондовете директорите могат да включват полезна информация за институциите, както и конкретни части от библиотеката.

Чрез метода на групиране на карти са:

• азбучен;
• систематично.

Първият е представен под формата на каталог, където данните се изписват по азбучен ред. За да намерите бързо правилната книга, трябва да намерите фамилното име на автора или името на произведението. Използването на такъв каталог е много удобно.

Обяснява се систематичен каталог, в който информацията се намира в областите на знанието. За целта се използват принципите на библиографската библиографска класификация, в която се предписват правилата за групиране на информацията. Предвид вида на създаването и използването, картотеките са традиционни и електронни.

Правила за съхраняване на документи

Архивът се поддържа от специален служител, работещ въз основа на описанието на длъжността. Служителят осигурява приемане, отчитане и съхранение на документацията. Извършва информационни и справочни дейности, както и организационни и методически.

Във всяко предприятие архивът се намира в отделна стая. Само по изключение се използват рафтове, шкафове, сейфове, изпълняващи функцията за безопасност на документацията. Срокът на тяхното съхранение е 3 години, но може да бъде намален.

След изтичането на този период се определя дали документът ще бъде използван или е постоянно архивиран. Има и възможност за унищожаване. Какво точно трябва да се направи, се решава въз основа на експертна комисия.

Характеристики на картотечния индекс в болниците

Картите за индекса на картата включват необходимата информация за пациентите. Там можете да намерите информация за здравословното състояние, медицинската история, лекарствата, отпускани с рецепта. Документът ви позволява да прехвърляте данни от един лекар до друг.

Картите се съхраняват на специални рафтове, където всичко е подредено по азбучен ред. Мебелите за документация могат да бъдат поръчани под определени размери. Рафтовете имат дълбочина 18-25 см и ширина 1000 мм. Много компании се занимават с производството на мебели по поръчка, базирани на предпочитанията на клиентите.

За архивния отдел има мобилни железопътни мебели. Това ще помогне за компактното поставяне на необходимите материали на малки места. В приемната могат да бъдат стационарни рафтове или комбинирани мебели. Правилно поставената документация бързо ще намери правилната карта.