Бизнес процес: анализ на бизнес процесите. Описание, приложение, резултати

Всеки предприемач трябва поне индиректно да знае какво е бизнес процесът. Анализът на бизнес процесите помага да се намалят разходите, да се подобри рентабилността и в крайна сметка да се увеличи печалбата на предприятието. В икономическата литература тази концепция се забелязва за пръв път в работата на изследователи от 80-те години на миналия век. Тогава САЩ помислиха за факта, че ефективността на цялото производство зависи от набор от взаимосвързани действия, наречени бизнес процеси.

дефинира

Бизнес процесът е сложна концепция. Развитието на бизнеса силно зависи от взаимосвързаните операции, процедури и действия. Не можете да си представите завод без доставка на суровини, обработка, работници за машинни инструменти и счетоводители. Предприятието е затворена система, която функционира като неразделен организъм. И за да се гарантира, че всичко работи правилно без закъснения и забавяния, е необходим основният мозък - опитен мениджър, който ще извърши анализа и ще наблюдава последователността на действията на всички бизнес процеси.

Ако погледнете от икономическа гледна точка, взаимосвързаността на всички възможни мерки, при които обработването на външни ресурси в крайния продукт за потребителя, се нарича бизнес процес. Анализът на бизнес процесите е оценката на ефективността на конкретно действие, операция или събитие, свързано с производството.

За какво са те?

Много е лесно да опишете бизнес процесите. Но най-големият проблем на реалността е, че във всяко предприятие в нашата страна рядко е възможно да се намери лице, което наистина се интересува от повишаване на ефективността на различни процесите на производство. Малък и среден бизнес за дълго време се опитва да използва остарели методи за намаляване на разходите, докато на Запад отдавна са разбрали, че успехът на делото зависи от компетентен нает мениджър, който се интересува от получаване на най-добри резултати от тяхната работа.

Създаването на бизнес процеси дава ясно разбиране кой е отговорен за кой етап, каква позиция заема и какво трябва да направи. Това структуриране прави производствената схема прозрачна и улеснява нейното управление. на половината път дърво на целите на служителите е възможно да се увеличи тяхната мотивация, демонстрирайки, че тяхната работа е насочена към общите цели. Освен това организацията на бизнеса по този начин ще помогне да се определят допълнителните разходи за финансови и времеви ресурси.

Как да създадете

Независимо дали е голям бизнес или малък, подходът към създаването на подробен план е такъв. Да разгледаме конкретен пример. Има фирма за продажба на дивани. Схемата на бизнес процесите е подобна на дървото. На основните клонове се поставят основните функции, които се разклоняват на по-малки. И така, какви са основните етапи на бизнес процеса за търговец на дребно?

1. Доставка на стоки. Това е първият и централен бизнес процес. Какъв вид под-етапи има той?

• Анализ на доставчиците.
• Изготвяне на договори с производствени предприятия.
• Изготвяне на договори с транспортни компании.

2. Седалки на дивани. На този етап има такива моменти:

• Избиране на стая.
• Изграждане или отдаване под наем на стая.
• Създаване на условия за продажби.

3. Процес на продажби.

• Набиране на персонал.
• Покупка на касов апарат.
• Създаване на атмосфера и дизайн за продажби.

4. Маркетинг и реклама.

• Поставяне на табела.
• Създаване на визитки, брошури, брошури, каталози и др.
• Рекламно разположение.

Списъкът може да е дълъг. Важно е да се разбере как създаването на бизнес процеси. И освен това ще доведе до някои златни правила, които бизнес организацията е била успешна.

Правило номер 1

Специален човек отговаря за всяка отделна бизнес фаза. Включете ги в създаването на схеми. Това ще даде възможност да се разбере по-подробно процеса, да се интересуват служителите и да се увеличи тяхната мотивация, насочена към постигане на общите цели. Това е особено важно в ранните етапи от създаването на предприятието. Започването на бизнес винаги е свързано с огромни трудности, а своевременното определяне на цели за конкретни етапи ще даде по-подробен план за действие.

Правило номер 2

Използвайте автоматизирани програми и визуализирайте схемите си. Към днешна дата има много готови програми, които помагат за структурирането на информацията. Малките и средни предприятия ги използват навсякъде.

Ако работите в група, вземете дъска или парчета хартия, за да напишете всичко и в хода на мислите си да начертаете дърво на вашите процеси. Започнете с големи операции, боядисвайте ги на по-малки. За големите предприятия създаването на бизнес процеси е огромна и трудолюбива работа, изискваща максимална концентрация и съгласуваност на действията на всички служители.

Правило номер 3

Формулирането на бизнес процеси се фокусира върху стратегията на компанията, а не върху нейната организационна структура. Същата функция може да надхвърли установените отдели. Например, когато доставяте стоки от доставчик, можете да прецените границата на бизнес процеса, докато стоките не са в самия бизнес, т.е. когато се поставят на рафтовете и са на разположение на потребителя. В този процес, участвайте в няколко отдела, част от организационната структура.

Правило номер 4

Не наддавайте подробно плана. Ако схемата е претоварена с прекомерна информация, това ще доведе до общо объркване и тежко натоварване на отговорния персонал. Ако възнамерявате да правите промени в определен сегмент, тази част трябва да бъде подробна и всички останали трябва да се разглеждат само повърхностно, без да се впускате в подробности. Ефективност на бизнес процесите раболепен Закона на Парето "20 на 80", когато 20% от подробните описания ще донесат 80% от успеха на цялата операция.

Правило номер 5

Не се страхувайте от истината и изграждайте схема, основана на това, което е всъщност. Много често тази ситуация възниква. Главният мениджър поставя под съмнение подчинените си относно техните отдели с цел изграждане на бизнес диаграма. Те се опитват да кажат как се справят добре. Макар в действителност реалната ситуация далеч не е идеална. Но въз основа на неверни данни ще бъде изградена неправилна схема, след която ще бъдат взети неефективни решения и цялата работа ще се разпадне.

Не бъркайте понятието "както е", "как трябва да бъде" и "как искам да бъде". Колкото и лошо да е, бизнес процесите са проектирани точно за да подобрят това състояние. Ето защо е необходимо да се опише само реалната ситуация.

Автоматизация на бизнес процесите

Много е трудно да следите всички събития, които се случват вътре в компанията, особено ако става въпрос за големи корпорации и синдикати. Големият бизнес е трудно да се представи без цялата система от автоматизирани програми, които ви позволяват да анализирате входящите данни за вземане на решения. Ето защо днес много често става дума за автоматизиране на бизнес процесите.

На практика това означава, че има специална компютърна програма, която обработва всички видове информационни потоци, които поддържат бизнес процеса. Анализът на бизнес процесите се извършва в автономен режим и човекът само се запознава с получените резултати и прави съответното заключение.

Избор на метод за анализ

Изправен пред въпроса как е по-добре да се опишат автоматично бизнес процесите, един местен предприемач ще намери много възможности, които са малко оптимизирани за руския пазар. Почти целият предложен софтуер е създаден за западни компании, които имат опит оптимизиране на производството. Но след като анализирахме някои данни, създадохме собствен списък от програми, които ни помагат да осъществим бизнес процеса.

1. BEST-5 "My Business" е софтуер, който често използва малък и среден бизнес. Програмата е достъпна за всеки компютър и е много лесна за използване. Предимството му е, че може да анализира малки количества данни от малко предприятие.
2. Корпоративен модератор. Той често се използва в съвременните предприятия, главно защото е евтин. Лесно е да започнете бизнес с тази програма, защото е много удобно да се изградят бизнес диаграми, но анализът почти не се извършва.
3. iGrafx Enterprise Central. Много добро канадско развитие. Той е в състояние не само да разпознава и съставя бизнес планове, но и да анализира успешно масивите на входните данни. В нашата страна има много малко разпространение, въпреки че продуктът е много достоен.
4. Бизнес Студио. Най-известното руско развитие. Той е интегриран с други продукти на MS Office (Word, Excel, Visio). За местен предприемач това е оптималният избор за съотношението цена-резултат. Отличен анализ на бизнес процесите. Производството може да бъде успешно оптимизирано благодарение на резултатите, получени въз основа на програмата.

Технология на изграждане на бизнес процеси

Най-често днес съществува интеграция на автоматичния и ръчния метод за изграждане на схемата "Бизнес процес". Анализът на бизнес процесите в този случай се извършва на два етапа: първият, който използва получените резултати на компютъра, а вторият - ръчно от управителя.

Да разгледаме два основни подхода за изграждането на графики и схеми. В този случай технологията на бизнес процесите ще бъде изградена по такива методи:

1. DFD (диаграма на потока данни).
2. РДВ (диаграма на работния поток).

Първият метод DFD включва изготвяне на диаграма на потоците от данни. Те включват: подробната работа на процеса, отговорния персонал, необходимата документация. Такава конструкция дава пълна картина на дейността на фирмата, нейните входни и изходни данни, всички елементи производствен процес и връзките между тях. Този подход ви позволява да идентифицирате свободни (ненужни) бизнес процеси, които намаляват ефективността на резултата и могат да бъдат оптимизирани по различни начини.

РДВ - диаграми на работния процес, които описват бизнес процесите на по-ниско ниво. Развитието на бизнеса може значително да се промени, ако знаете не само вертикалната йерархия на действията, но и хоризонталната йерархия. Какво означава това?

Ако го погледнете, диаграмите на WFD са таблица с времеви рамки, всяка графика от която е отговорна за конкретен процес. Да предположим, че доставката на стоките трае два дни - графикът отбелязва началото и края на процеса. След това идва събитието за поставяне на стоките в търговския етаж и този процес ще започне едва след приключване на доставката. Данните се графикират последователно на графиката. Събитията, операциите и действията могат да бъдат преплетени, ако се изпълняват едновременно. Улеснено е да започнете бизнес развитие на по-ранен етап по този начин, като определите колко време е необходимо за пълното цикъл на производство.

данни

За едно малко или голямо, ново или старо предприятие е необходимо да разберете какво е бизнес процесът. На всеки етап от жизнения цикъл на компанията, оптимизирането на производството може значително да повлияе върху по-нататъшното развитие. В края на краищата основната цел на съществуването на която и да е организация днес е удовлетворяването на потребностите на потребителя. И ако клиентът е доволен, той ще реализира печалба. Връзката тук е пряко пропорционална. Колкото по-високо е удовлетворението на клиентите, толкова по-висока е печалбата на фирмата. И това може да се постигне само чрез анализиране и последваща промяна на процеса в рамките на предприятието.