Оптимизиране на разходите: план, дейности

Оптимизирането на разходите в предприятието е необходим и важен етап в условията на икономическа нестабилна ситуация. Нека разгледаме това подробно.

Основни въпроси

За да направим всичко възможно и да не станем "тиранин и сатрап" в очите на персонала, е необходимо да разберем:

• съществуващи видове и възможности за намаляване на разходите;
• принципи и методи за планиране на съпътстващи мерки за оптимизиране на разходите;
• най-ефективните начини за намаляване на разходите от практическа гледна точка;
• начини за намаляване на разходите за материали;
• ползата от намаляването на транспортните разходи;
• начини за избор на стратегия за намаляване на разходите;
• основни принципи за оптимизация.

бюджет

Често бюджетирането се опитва да се премести в отдела, чиито служители смятат, че по този въпрос те не са напълно компетентни. Бюджетът обаче е важен етап. Участието в него ви позволява да получите голямо количество информация, която е важна за всички отдели.

Бюджетът се формира на няколко етапа:

• Създаване на план-план за бъдещия бюджет;
• разглеждане на проектобюджета;
• одобрение на бюджета;
• изпълнение на бюджета;
• анализ на ефективността.

Оптимизирането на бюджетните разходи е следващата стъпка след бюджетирането.

разходи

Оптимизирането на разходите е невъзможно без разбиране на смисъла на термина "разходи".

Това са тези средства, които участват в формирането на печалби за определен период от време. Част от разходите се натрупват под формата на готови продукти, полуфабрикати, нематериални активи или незавършено строителство в активите на дружеството. Схемата показва опростена структура, която е в съответствие с МСФО.

Просто казано, разходите са увеличение на пасивите или намаление на активите, което води до намаляване на капитала.

оптимизация

Смята се, че оптимизирането на разходите започва с намаляване на разходите в текущото време. Това обаче не е напълно вярно.

Оптимизирането на бюджетните разходи в предприятието не започва в момента, в който те започват строго да контролират разходните средства, които вече се намират в сметката. За съжаление, на този етап няма абсолютно никакъв контрол върху въпроса къде идват парите. Привличането на активно кредитиране, както и управлението само на разходите, води до хроничен недостиг на средства в предприятието, а след това - възможно банкрут.

Ефективността на тази процедура зависи от счетоводните документи и приходите и разходите. Тези статии трябва да бъдат планирани и ръководството трябва непрекъснато да наблюдава цифрите по година, тримесечие, месец или друг финансов период. Винаги има вероятност проекти, които понастоящем са скъпи в дългосрочен план, да бъдат много печеливши.

Насоки на работа

Оптимизирането на разходите не означава извършване в ущърб на бизнес интересите. Задачата за намаляване на разходите трябва да бъде разгледана по най-добрия начин, като се сравнят разходите и приходите помежду си.

Можете да решите проблема по няколко начина:

1. Намаляване на разходите поради вътрешни ресурси (директно намаление). Тези действия включват подобряване на производителността, намаляване на разходите за материали, намаляване на разходите за управление, както и намаляване на персонала на предприятието.
2. Намаляване на производствените разходи (относително намаление). Това може да се постигне чрез увеличаване на обема на производството. В този случай много по-малко пари ще бъдат изразходвани за един детайл.
3. Оформяне на офертата в резултат на проведените маркетингови проучвания. В този случай се стимулира нарастването на обема на покупките от клиенти и се формира поток от нови клиенти.
4. Създаване на строга финансова дисциплина. При такава възможност ограничен брой лица могат да дадат "разход за" разходи.

Програмата за оптимизиране на бюджетните разходи трябва да покрива най-тесните области. Тогава това ще бъде най-ефективно.

Начини на оптимизация

Планът за оптимизиране на разходите може да осигури три направления, според които предприятието може да отиде.

Налице е изрично намаляване, намаляване на разходите на компанията с бързи темпове, системни намаления.

Всеки от методите се прилага в конкретна ситуация. Мерките, прилагани в това отношение, трябва да са в съответствие с текущото състояние на нещата и да разчитат и на дългосрочно планиране.

Експресно намаляване

След като избра такъв метод за намаляване на разходите, е необходимо спешно да спрем плащането на разходите за някои елементи. За да определите резултата, трябва да разберете вероятните последствия от всеки метод за оптимизиране.

Всички разходи са разделени на:

• Висок приоритет. Такива разходи са необходими, за да може предприятието да продължи своята дейност. Те включват заплащане на заплати на служителите, закупуване на суровини за производство.
• Приоритет. Това са разходите за мобилни комуникации, реклама. Ако спрете плащанията за тази статия, тогава работата на компанията ще се провали.
• Приемливо. Те включват обезщетения за служителите, заплащане на лечение за санаториуми на персонала. Ако предприятието няма налични средства, тези плащания могат да бъдат прекратени, но е за предпочитане да се спасят.
• Ненужно. Пример за такива разходи може да бъде плащането на частен полет за ръководителя на компанията. Анулирането на такива разходи няма да окаже отрицателно въздействие върху дейността на компанията.

Когато избират изрично намаляване на разходите, първо спират да плащат за "ненужната" статия и рязко ограничават допустимите. Първите две категории не са желателни за намаляване.

Бързо намаляване на разходите

Оптимизирането на разходите в предприятието с бързи темпове е възможно в резултат на редица дейности. За да се намалят ефективно разходите, ръководството трябва първо да определи какво се спасява.

1. Спазвайте материали за производство и суровини. Начините за оптимизиране на разходите могат да бъдат различни. Преразглеждането на договорите с доставчиците за получаване на стоки на изгодна цена е най-ефективният начин за намаляване на разходите. Също така, доставчиците могат да предложат отлагане на плащания, което ще даде възможност на компанията да събере необходимата сума, без да получи допълнителни заеми.
2. Анализ на транспортните разходи и оптимизиране на този разход. В допълнение, можете да намалите разходите за електроенергия, телекомуникации. Транспортният отдел може да бъде осигурен за аутсорсинг и след това да отиде в логистичния център, който ще направи програма за намаляване на транспортните разходи. За да намалите разходите за електроенергия, контролирана от потреблението му, наблюдавайте нивото на осветеност на тъмно, инсталирайте енергоспестяващо оборудване. Намаляването на списъка на служителите, на които са поверени корпоративните мобилни комуникации, ще намали значително разходите. Можете да преговаряте с мобилен оператор или доставчик на телекомуникационна услуга при сключването на корпоративен договор при благоприятни условия.
3. Намаляване на персонала и намаляване на броя на служителите. Аутсорсингът и командироването на персонал ефективно намаляват разходите за заплащане на персонала, а фирмите за набиране на персонал или отделът за вътрешно набиране на персонал ще помогнат за заместването на неефективните служители. Например, не е необходимо да има чистачка в държавата. Персоналът на аутсорсинг ще спести до 20% от плащанията на служител.

Друга възможност е да се оптимизират разходите чрез намаляване на заплатите, но да се осигурят социални ползи: разширяване на списъка със здравните условия, предоставяне на работниците на храна за сметка на компанията или безплатно кафе в автомати. Проучванията показват, че инвестирането в този случай ще бъде печелившо в дългосрочен план, тъй като ще увеличи лоялността на персонала.

Систематични съкращения

Както се вижда от името на този метод за оптимизиране, същността му се състои в извършването на периодични мерки, насочени към намаляване на разходите.

1. Управление на инвестициите. Дългосрочните инвестиции трябва винаги да бъдат внимателно обосновани, за да може компанията да придобие ново, по-ефективно оборудване, заинтересуваният отдел трябва да спори кои ще бъдат ползите за компанията, когато този проект се отплати, когато започне да го донася. Въвеждането на нови конкурентни технологии помага за развитието на бизнеса. Въпреки това, когато решавате да купите нещо, ръководството трябва да помни основната цел - намаляване на разходите.
2. Управление на обществените поръчки. Тя се състои в периодичното търсене на нови доставчици, които предлагат качествени стоки на по-изгодни цени.
3. Управление на бизнес процесите. "Внезапното управление", което е толкова присъщо на нашата страна, оказва силно влияние върху принципите на правене на бизнес. От гледна точка на новите методи, когато се организират бизнес процеси, се предлага да се разгледа производството от страна на купувача. Извършете анализа на процеса. Ръководителят на предприятието трябва да си зададе въпроса, дали купувачът ще плати за него? Клиентът няма да иска да плати за движението на стоки, престой, повторно оборудване на производството без промени, подобряване на продукта. Следователно, тези разходи трябва или да бъдат намалени колкото е възможно повече или напълно да бъдат елиминирани.

Правила за оптимизация

При разработването на план за действие за оптимизиране на разходите трябва да се помни, че ситуационното решение на проблема не винаги е най-добрият избор. Намаляването на разходите е рутинна работа, чието ежедневно изпълнение трябва да стане добър навик.

Следвайки правилата за оптимизиране, можете да постигнете максималния ефект при най-малката загуба.

1. Разходите не винаги трябва да бъдат намалявани, често трябва да бъдат ефективно управлявани. Понякога, за да се намалят общите разходи, е необходимо да се увеличи размерът на разходите в определена посока.
2. Разходите се минимизират, за да се постигне най-добрият резултат. Правилото за ефективност гласи, че една единица разходи трябва задължително да гарантира максималния резултат.
3. Разходите са винаги - било то действие или бездействие.
4. По въпросите на разходите няма никакви дреболии. Нека служителите на компанията се ядосват за доклада за използването на дузина писалки на месец. Но да се свикне с внимателно отношение към дребните неща, в резултат на това те ще могат да видят увеличението на заплатите или да подобрят условията на труд.
5. Опитът да се сведат до минимум разходите не винаги е полезен. Оптимално може да бъде леко намаляване на разходите и поддържането им на необходимото ниво.
6. Оптимизирането на бюджетните разходи е невъзможно без финансови инвестиции.
7. Има един вид разходи, които предотвратяват още по-големи загуби. Те включват застраховка, наемане на сигурност, инсталиране на аларми, подобряване на качеството на продуктите.
8. Процесът трябва да включва всички служители на компанията, но всеки трябва да има своя собствена, важна за него задача.
9. Вниманието не е излишно. Мисълта, подхлъзване в главата или подозрение, която се появи в резултат на четенето на доклада, налага да се анализират индикаторите по-дълбоко и почти винаги да водят до намаляване на разходите.
10. Оптимизирането на разходите трябва да се извършва постоянно. Новите разходи оказват влияние върху печалбите на компанията. Излизащи внезапно и изведнъж изчезнали незабелязано, те могат да причинят значителни щети на бюджета на предприятието. Разходите за проследяване следва да бъдат задължителна задача, като докладването за изпълнението им се представя пред общото ръководство на компанията.

Оптимизиране на приходите и разходите - процедури, които вървят ръка за ръка. Неконтролираните разходи няма да доведат до печалба на компанията, а растежът на печалбата е пряко свързан с контрола на разходите.

Объркване по отношение на

Програмата за оптимизиране на разходите, съставена от финансовия отдел, често съдържа елементи, които не се отнасят до разходите.

За да се направи най-ефективната програма, мениджърският екип трябва да разбере разликата между видовете разходи.

Например, контролирането на разходите въз основа на PL (сметка за печалба и загуба) няма да се счита за управление на разходите.