Както в Словото, направете съдържанието. Автоматично създаване на съдържание

Огромните и структурирани документи на Word предполагат съставянето на съдържание. Съставянето му ръчно е доста неприятна задача. Освен това, ако промените форматирането или всички промени, засягащи структурата и силата на звука на документа, това съдържание няма да бъде от значение. Ето защо, тези автори, които са срещнали този проблем рано или късно, се сблъскват с въпроса как да правят съдържанието автоматично в Word. Това е доста просто и умението да създадете такава страница ще спести значително време и ще избегне неточности и грешки.

Функции за автоматично съдържание

В допълнение към факта, че автоматичното съдържание в Word ви позволява да не мислите номериране на страници ръчно, той също така приема и други удобни функции.

• Самата програма търси заглавия и подзаглавия, така че няма нужда да "събирате" документа. Това значително намалява броя на грешките, свързани с "загубата" на параграфите.
• Автоматичното съдържание в Word може да бъде актуализирано. Това означава, че ако след на редактиране в документа са настъпили значителни или незначителни промени, свързани с отстраняване, добавяне или асоциацията главите и разделите, да ги преименувате и след промяната на състава е достатъчно да се актуализира съдържанието, и програмата ще отразят промените. Това е изключително полезно, когато се работи с тези документи, които са редактирани няколко пъти (например, често се изисква в последния етап от работата по проекта за степен).
• Автоматичните линии за съдържание са интерактивни връзки, когато се кликне върху тях, потребителят се придвижва до страницата със съответната част от документа. Това означава, че ако документът вече съдържа автоматично съдържание, е удобно за тях да се придвижват в документа. В случай, че документът е обем, тази възможност е трудно да се надцени.

Принципът за създаване на автоматично съдържание

Много потребители знаят, че можете да направите такова съдържание, но не знаете как. В "Word" направи автоматично съдържание е съвсем просто, за разлика от някои програми за оформление. Принципът на създаване на съдържание е проста: позиции и подпозиции, които след това ще бъдат доведени до съдържанието на страницата да бъдат маркирани със специални стилове. Това означава, че в заглавния ред, трябва да бъде различен от основния текст и да се форматира по такъв начин, че програмата го прочетете като низ, който след това може да се копира и поставя в списъка на отделна страница, показваща до всеки ред, тя е на една страница.

След като заглавните линии и линиите на подзаглавието са маркирани по този начин, специална команда на отделната страница създава съдържанието, т.е. списък от тези редове. Този списък, както вече беше споменато, трябва да се актуализира, т.е. след извършване на промени в документа, е необходимо да се актуализира съдържанието. (Внимание: програмата не актуализира създадения списък "по собствена инициатива", се нуждае от специална команда).

Последователност на действията

По принцип няма алтернативни начини как да се направи съдържание в Словото. Автоматичното генериране на тази страница се извършва съгласно стандартен алгоритъм.

1. Изберете лентата на заглавието на първото ниво и изберете стила "Направление 1". (Начало - Стилове). Ако е необходимо, променете размера, цвета на шрифта и други параметри. На следващо място, можете да направите същото с всяка от позициите на първото ниво, или да изберете друг цял ред, кликнете два пъти върху "Формат Художник" (Home - Clipboard), а след това, да прелиства документа, изберете всички необходими заглавията: в този случай, те ще бъдат едновременно означени като заглавки и форматирани.
2. Същото нещо трябва да се направи и с заглавията на второто ниво (подзаглавията), но стила за тяхното форматиране трябва да бъде избран "Функция 2". Ако документът има заглавия на трето и по-ниско ниво, които трябва да бъдат отразени в Съдържанието, те също трябва да бъдат маркирани, като изберете подходящите стилове за тях ("Заглавие 3" и т.н.).
3. Придвижете се до празната страница на документа, който е запазен за Съдържанието. Поставете курсора, отворете раздела "Връзки" и кликнете върху бутона "Съдържание". След това има два начина за правене на съдържание в Словото. Автоматичното форматиране и обработката на съдържание ще настъпят, ако изберете типа на таблицата със съдържание от падащия списък. Също така можете отново да кликнете върху думата "Съдържание" - в долната част на списъка. Във втория случай ще се появи прозорец за настройване и избиране на параметрите на бъдещата Съдържание.
4. Ако е необходимо, форматирайте генерираното съдържание.

Съвети

Потенциалните функции на тази функция са доста големи и всеки потребител, след като се запознае с начина на създаване на автоматично съдържание, със сигурност ще намери допълнително удобство и алгоритми за последователността на действията. Все пак, един от съвети все още трябва да бъдат разгледани.

Ако вече знаете структурата на бъдещия документ, отпечатайте линиите на бъдещите заглавия, веднага ги маркирайте и веднага създайте таблица със съдържание. След това можете да попълните вече създадените дялове, да пишете паралелно и да маркирате нови заглавия или да промените старите. Опресняване на страницата със съдържание, ще можете лесно да навигирате в документа си и лесно да го прелиствате. В този случай ще имате опцията "Схема на документа" в раздела "Преглед", което ще направи работата ви още по-удобна.