Как да направите съдържание в "Word 2007". Функции за автоматично съдържание

Тези, които имат нужда да работят с обемни текстови файлове, често имат въпрос за това как да правят съдържание в Word 2007. Създаването на ръчно съдържание е много трудно, освен това, при най-малка промяна във форматирането, обема или състава на текста, номерата на страниците в такова съдържание трябва да бъдат съгласувани. Междувременно е много лесно да направите това автоматично.

Функции за автоматично съдържание

Автоматичното съдържание в Word 2007 е списък с заглавия и подзаглавия. Този списък се различава от обичайния със следните функции и функции:

• Списъкът се компилира от програмата, номерата на страниците се вмъкват автоматично.
• Всеки ред в списъка е връзка, която ви позволява да се движите динамично в съответната част на документа. Натискането на мишката върху заглавката, докато натискате клавиша Ctrl, се премества в съответната секция.
• Списъкът може да реагира на промените в документа. Ако главата, която първоначално е стартирана на страница 56, е преместена на страница 57, достатъчно е да актуализирате съдържанието така, че номерата на страниците да се променят (курсора в областта на съдържанието - десния бутон на мишката - "Update TOC"). Същото се отнася до имената, номера и реда на секциите, главите и параграфите.

Маркиране на заглавия и подзаглавия

Преди да направите съдържание в Word 2007, трябва да подготвите текста, като маркирате заглавията и субтитрите. Маркирани от конкретен стил или ниво, текстовите фрагменти могат да се четат от програмата като елементи на съдържанието.

Изберете заглавието, отидете в раздела "Начало" в менюто на програмата, намерете групата "Стилове". Изберете стила "Направление 1". Етикетирането е направено. По същия начин маркирайте всички заглавия на други секции или глави. Ако съдържанието е предназначено две нива (и картата позиции №) или повече, последователно изберете и маркирайте всеки субтитър, съответстващ на стилове ( "дял 2", "заглавието 3" и т. Г.).

Алтернативен начин за маркиране е използването на инструмента "Нива на структурата" ("Връзки" - "Съдържание" срамежлив - "Добавяне на текст" - изберете ниво). По принцип за различните цели се използват както първият, така и вторият вариант, а избраният метод практически не оказва влияние върху начина на вмъкване на съдържание в "Word".

Когато маркирате заглавия на глави, тяхното форматиране се променя според настройките по подразбиране. Тези настройки могат да се променят, но това е още по-лесно - да се преформатира вече е маркирана с глава, а след това използвайте "Format Painter" инструмент (на "главния" обхват "Клипборд"), промяна на външния вид на всички останали полета. Между другото, маркирайте заглавията, също можете да използвате този инструмент: това е достатъчно, за да се поставят етикети и форматиране на заглавието, и всички други марка на извадка.

Допълнителни предимства на автоматичното съдържание

След маркирането на документа ще бъде възможно да се проследи структурата му чрез опцията "Схема на документа". Тя позволява не само да се представи ясно състава на текста, но и много бързо да се премине през него.

Отворете раздела "Преглед", във втората група "Покажи или скрий" намерете тази опция и поставете отметка. Вляво от документа се появява допълнителна област, в която се отразяват заглавията на всички нива. Когато кликнете върху заглавието, курсорът се премества в съответната секция на документа. Това е много удобна функция, която е трудно да се надцени, когато работите с обемни текстове на сложна структура. Същата функция ще ви помогне да премахнете случайни или грешни маркировки.

Отстраняване на случайни или погрешни маркировки

Важно е да се уверите, че документът не съдържа други етикетирани заглавията (това може да се случи, ако текстът се извършва чрез поставяне или тя е създадена от няколко документа, както и в резултат на "произвол" на програмата, която, за съжаление, понякога се случва). Преди да направите съдържание в Word 2007, проверете по-добре текста за заглавните заглавия.

Най-лесният начин да идентифицирате съществуващите заглавки на маркери в текста е да използвате опцията "Схема на документа". Ако не се показва заглавка, когато отворите това поле, текстът не съдържа. Ако те съществуват и не съответстват на действителната структура на произведението, маркировката трябва да бъде заличена, променяйки стила на маркирания фрагмент в "Нормален" или при използване на инструмента "Форматиране по образец", като се вземе текста на обичайния параграф за пробата.

Създаване на съдържание

И така, как да направите съдържание в Word 2007? Процесът се състои от два етапа - подготовка на текста и директно създаване на автоматичен списък с номера на страници.

Поставете курсора на мястото, където трябва да започне съдържанието. В раздела "Връзки" в групата "Съдържание" намерете инструмента "Съдържание". След като кликнете върху този бутон, ще видите меню, в което трябва да кликнете върху раздела, който също се нарича "Съдържание" и причинява едно и също име диалогов прозорец. Лесно е да се разбере възможности: да ги използват, се определя от вида и функционалността на бъдещото съдържание (наличие / отсъствие на номера на страници, тяхното местоположение в дясно, или в непосредствена близост до текста, броят на нива, вида на агрегат, и т.н. ...).

Бутонът "Параметри" ще ви позволи да контролирате възможността за създаване на таблица на съдържанието въз основа на избрания метод на оформление. Ако името е белязана от стил, а след това, тази опция трябва да има отметка ( "Изграждане на таблица на съдържанието, като се използват стилове"), ако се използва в структурата на нивата, кърлежа трябва да застане пред опцията "Изграждане на съдържание с помощта на нива от плана." Обикновено и двете опции са маркирани по подразбиране.

Форматиране на съдържание

Текстът на съдържанието е форматиран по същия начин, както обикновено, с изключение на това, че ако промените формата на една заглавка (линия за съдържание), програмата най-вероятно ще направи идентични промени във всички други заглавки на същото ниво. От една страна, това е много удобно, от друга страна, понякога не се изисква. В този случай е достатъчно да натиснете клавишите Ctrl и Z и тези общи промени ще бъдат елиминирани и ще остане само една промяна.

Често възниква въпросът как да се съгласува съдържанието в "Word". За това е най-удобно да използвате плъзгачи на владетеля. Поставете курсора на линията на нивото на съдържанието, което искате да промените, и преместете плъзгачите и заедно с тях текста, както се изисква от дизайна на документа. Ако искате да промените цялото съдържание, изберете цялата област и използвайте плъзгачите, за да настроите подравняването.