KPI - какво е това? KPI - ключови показатели за ефективността. Разработване на KPI

система оценка на ефективността

KPI: какво е това?

KPI (KPIs) - е на английски акроним за "ключови показатели за изпълнение", на руски се нарича KPIs - ключови показатели за изпълнение (понякога - опции) ефективност. Но в оригиналния отвъдморски звук се използва като норма. KPI - система, която ви позволява да оцените ефективността на служителите на компанията, за да постигнете цели (стратегически и тактически).

"Ключовите показатели" позволяват на компанията да анализира качеството на структурата, потенциала си за решаване на проблеми. Въз основа на KPI се формира и система за управление на целите. Това е важен фактор: ако има признаци на насочване показатели за ефективност няма да има "ключови индикатори", които да се прилагат за всичко. Управление по цели и KPI, по този начин, са два взаимосвързани феномена. Първата включва преди всичко прогнозиране на резултатите от работата, както и планиране на това как тези резултати ще бъдат постигнати.

Кой е измислил KPI?

Историята не дава недвусмислен отговор на този въпрос, но е възможно да се проследи как световното управление е отишло до разбирането на KPIs, какво е това и какво е полезно. В края на 19-ти и началото на 20-ти век социологът Макс Вебер определи, че съществуват два начина за оценяване на работата на служителите: т.нар. "Султан" и меритократични. На първия - главният ("султан") по свое усмотрение оценява колко добре човек се справя с неговите задължения. Рационалното начало тук играе второстепенна роля, основното нещо е чисто емоционалното възприемане на работата на подчинените.

Меритократичен метод е, когато резултатите от труда се оценяват с реални постижения, като се свържат механизмите на обективните измервания. Този подход беше адаптиран от теоретиците на управлението в западните страни и постепенно се кристализира в това, което познаваме като система за КПИ. Работата на Питър Дракър, за която се смята, че превърна управлението в научна дисциплина, изигра важна роля в систематизирането на рационалната оценка на работата на персонала. Концепциите на учения изрично посочват, че има цели и има оценка на степента на тяхното постигане чрез ключови показатели за изпълнение.

Професионалисти на KPI

Основната положителна страна на системата KPI е наличието на механизъм за оценка на работата и работата на предприятието като цяло, прозрачни за всички служители на компанията. Това позволява на властите да оценят ефективността на всички подчинени структури в реално време, да предскажат как задачите ще бъдат изпълнени и целта ще бъде постигната. Следващият плюс на КПИ е, че ръководният екип има инструмент за коригиране на работата на подчинените си, ако текущите резултати изостават от планираните.

Ако, например, според резултатите от измервателната дейност през първата половина на годината, че такива и такива параметри ефективността не е достатъчно висока, се провеждат семинари за установяване на причините и насърчаване на персонала да работи по-добре след следващите шест месеца. Друга положителна страна на KPI е обратната връзка между специалиста и супервайзора. Първият ще получи не само ръководства и понякога привидно предубедени заядлив и добре обосновани забележки, втората - подобряване на производителността чрез определяне на грешки и дефекти в работата, извършена от подчинените си.

Против KPI

Резултатите от оценките в рамките на KPI (показатели за ефективност сами по себе си) не могат да бъдат тълкувани правилно и това е основният недостатък на тази система. Като правило вероятността за възникване на такъв проблем е по-малка, толкова по-голямо ще бъде вниманието на етапа на формиране на критерии за оценка на параметрите на ефективността. Друг недостатък на KPI - компанията, за да внедри тази система, ще трябва да похарчи много ресурси (обикновено се оценява във времето, труда и финансите). Разбира се, работата по ключови параметри на ефективността на подходящото ниво на разработка. Възможно е да се проведе мащабно преквалифициране на служителите: специалистите - за променящите се задачи и следователно за условията на труд, ръководството трябва също така да научи нови методи за оценка на работата на подчинените. Фирмата може да не е готова да даде на екипа допълнително време, за да научи нови неща.

Тънкостите на прилагането на KPI

Основната задача при внедряването на системата KPI (от самото начало) не е да се допусне негативно отношение към нея от служителите. Следователно, ръководството на фирмата трябва да информира разбираемо значението и практическото използване на иновациите на всеки от подчинените, чиято работа подлежи на последваща оценка за ефективност. Най-добрата техника е, според някои експерти от областта на човешките ресурси - индивидуално представяне, обяснение на специалисти в конкретни позиции: KPIs - какво и защо да се внедри системата в компанията.

Грешката ще бъде безусловно имплантиране на параметрите на ефективността по един организиран начин, но необходимата стъпка е призив на висшите служители на компанията. Ако например мениджърът на линията информира подчинените в своето отделение за предстоящото въвеждане на KPI, тази информация трябва да бъде потвърдена и от главния изпълнителен директор. Специалистът трябва да разбере, че системата от ключови параметри на изпълнението не е изобретение на шефа, а елемент от стратегическата политика на цялата фирма.

Оптималното време за прилагане на KPI

Сред експертите се смята, че показателите за КПИ, ако става дума за система, трябва да се прилагат едновременно на всички нива на управление на дружеството - от обикновени специалисти до топ мениджъри. Според тази гледна точка времето на въвеждане на ключови показатели за изпълнение не може да се проточи във времето: системата започва да работи незабавно. Единственият въпрос е как да изберем оптимално времето за стартирането му. Има една гледна точка, че е достатъчно да се уведомят служителите за факта, че KPI стартира за около три месеца. Това е достатъчно, за да се гарантира, че персоналът на компанията е проучил спецификата на бъдещата оценка на ефективността на работата им.

Също така има тезата, че за известно време KPI може да работи успоредно с предишната система за плащане. В зависимост от степента на либерализъм на шефовете, служителят ще може да избере, според коя схема ще получи заплата. Можете да мотивирате човек да работи по нов КПИ за сметка на бонуси и бонуси, чиито условия ще бъдат ясно посочени в ключови параметри.

Етапи на създаване на система за КПИ

Всъщност като такъв въвеждането на механизми KPI се предхожда от няколко етапа на подготвителната работа. Първо, това е периодът, свързан с формулирането на стратегическите цели, поставени пред компанията. В рамките на една и съща фаза на работа общата концепция е разделена на тактически области, чиято ефективност трябва да бъде измерена. На второ място, това е разработването на ключови показатели за изпълнение, дефинирането на тяхната същност. На трето място е работата по разпространението на официалните правомощия, свързани с въвеждането на системата, така че всеки отговорник да зададе въпрос като "KPIs - какво е това?"

По този начин всички показатели ще бъдат възложени на конкретни лица (отдели) във фирмата. Четвърто, може да се наложи да коригирате настоящите бизнес процеси (ако това се изисква от актуализираната стратегия). Пето, това е разработването на нова система мотивация на служителите, създаването на формули за изчисляване на възнагражденията въз основа на нови критерии. След като се изпълнят всички тези процедури, можете да стартирате системата KPI.

Изисквания за КПИ

Както бе посочено по-горе, показателите за показателите за КПИ са ключови показатели за ефективността, които са неразделно свързани с целите на компанията. Качеството на насочването е основното изискване за системата KPI. Цели могат да се формират според различни принципи, но една от най-популярните в HR средата е концепцията SMART. Това означава, че "специфични» (специфичен), «измерим» (измерими), «достижим» (постижимо), «отнасяща се до резултата» (приложимо), «обвързани с времето» (ограничен във времето), и, като резултат, като добре развит и качествени показатели за КПИ.

Примери за цели, които съответстват на следните критерии: "за да отворите определен брой (измерими) обекти (конкретни) в град (съответния) през първото тримесечие (за ограничено време)» или «да продават толкова много билети в посока, в такава държава за три седмици. Всяка цел трябва да бъде разделена на задачи, които от своя страна се свеждат до ниво на персонални КПИ (за служители или отдели). Оптималният брой според някои експерти е 6-8.

Автоматизация на KPI

Един от факторите за успешното прилагане на KPI е технологичната инфраструктура. Тъй като основните параметри на производителността са набор от рационални показатели, компютърът ще работи много добре с тях. Има много софтуерни решения за управление на KPI. Наличните функции в такива дистрибуции са доста големи. Първо, това е удобно представяне на информация (под формата на графики, анализи, документация) за процесите, свързани с КПИ. Какво дават? Преди всичко, единството на възприемането на данните, намаляването на вероятността за погрешно тълкуване на цифрите. На второ място, е автоматизация събирането и изчисляването на показателите за изпълнение. Трето, това е многостранен (с много голям брой цифри) анализ, който човек без програма ще бъде трудно да се изпълни. На четвърто място (в присъствието на мрежова инфраструктура), това е обменът на информация между отделните служители и създаването на канали за обратна връзка "подчинени на ръководители".