Примери за доклади за извършената работа. Как да напиша отчет

Няма такъв лидер, който поне веднъж годишно не изисква от подчинените му да докладват какво е било направено. Проблемът е, че при рутинната заетост разработването на подобен документ изглежда доста трудна задача. И например, ние сме притеснени да поискаме примери за доклади за извършената от властите работа. И какво, ако реши, че не отговаряме на неговата позиция?

Кой се нуждае от това?

Този въпрос се изисква от изпълнителя, който е получил задачата да докладва. Най-често служителите на фирми се чувстват почти обидени от подобни искания. Но всичко има смисъл.

Първо, докладът за извършената работа е необходим на изпълнителя. Не формално, но заинтересовано отношение към този процес ще ни позволи да намерим тесни и слаби места в нашата квалификация. Така че, има насоки, в които е възможно (и е необходимо) да се развие. В края на краищата всички ние се учим от нашите грешки.

На второ място, главата се нуждае от това. Докладът за извършената работа ни позволява обективно да преценим качеството и скоростта на решаването на задачите. Благодарение на този документ вече няма да бъде на много въпроси - ". Защо трябва да се промени на вашия компютър към по-модерни" от най-примитивните "Какво правиш през цялото време", за да комплекс Тъй като в отчета се посочва, че отнема много време, за да се запазят промените в документа. И това не зависи от изпълнителя - остарялото офис оборудване не може да работи по-бързо. Всъщност, затова създава усещането, че работникът винаги пие чай - просто чака операцията да бъде извършена.

И въпросът: "Защо трябва да напиша отчет за извършената работа за един месец?" Не е вярна само по себе си. Тъй като натрупването на статистическа информация и попълването на бази данни има смисъл за стратезите, а не за оперативния персонал. Просто е по-лесно за тях решаване на проблема, отколкото да говорим за методите за решаването му.

Какво да пиша

Примери за доклади за извършената работа показват, че трябва да напишете много подробно. Всичко, което е нещо малко или незначителен жест, може да бъде ключов елемент в изпълнението на конкретни функции. Но разбирането за това ще дойде само след като изучим няколко писмени доклада.

Ако работата е рутинна, например, съчетаване на документи и идентифициране на несъответствия, тогава има смисъл да се разработи таблична форма. В този случай, отново в първата таблица трябва да бъде много подробен и съдържа много графика с течение на времето да елиминира нуждата от някои от колоните, както и формата на доклада ще вземе нормален (да се чете - разумен) гледка.

В редица случаи, когато пишете доклад за извършената работа (напр. Учители), човек не може официално да се заеме с въпроса за интроспекцията. В края на краищата, в допълнение към планираното образователно-методическо натоварване и изучаване на необходимия материал, училището се занимава и с образователни дейности. Това изисква специален подход към съставянето на документа: необходимо е да се разберат причините за задлъжнялостта на редица студенти, да се намерят начини да се интересуват децата от техния предмет. В същото време не трябва да забравяме и успешните ученици (и дори талантливи).

Отчет за целите

За правилното компилиране и минималните времеви разходи е необходимо от самото начало да се определи за каква цел и за какво е написана отчетът за извършената работа за годината. Да наречем най-популярните:

- обосновка на реалната полза от определена позиция в организацията;

- потвърждаване на квалификацията на един или друг служител;

- демонстриране на ефективна работа за управление;

- получаване на финансиране за следващия отчетен период;

- получаване на съгласие за развитието на посоката (идеята);

- обосноваване на изразходваните средства и финансиране и т.н.

Добре известната формулировка - правилното изявление на проблема осигурява 50% от решението - работи в този случай. Колкото по-добре разбираме защо е необходим отчет, толкова по-лесно е да го напишем. До точката, в която документът "за кърлежи" не изисква никакъв творчески подход от нас изобщо. И времето.

Структура на документа

Ако предприятието няма развит отчетни форми, тогава трябва да го развиете сами. Познавайки целта на документа, трябва да обмислите структурата му. Примерите за доклади за извършената работа позволяват да се заключи, че е необходима ясна и проста схема.

От самото начало трябва да се обясни целта и логиката на информацията. Обяснете последователността на презентацията и направете таблица със съдържание. За таблицата е необходимо да дадете кратко обяснение защо е избрана тази форма.

В секциите и подразделите трябва да се придържаме и към единството на експозицията. Така че документът ще бъде по-ясен, в резултат на което е по-лесно да се възприемат. В доклада за дълъг период от време, илюстрации в диаграмите и графики, които ще улеснят възприятието. Но тук трябва да се придържате към правилото на "златната среда": твърдият текст, както и изключително визуалните материали, много бързо гумата.

стилистика

За обикновените служители може би най-трудно е да се напише терминологията и формулировката. Докладът за патос ще изглежда неестествено и ще предизвика отрицателна реакция от ръководството. Твърде простите формулировки (например двадесет и пет документа) също ще отчуждят читателя.

Въпреки това шаблоните трябва да се избягват. Единственото изключение е документът, който никой никога няма да чете. Понякога срещаме такива проблеми, но в тази статия се интересуваме от реални (не проформа) доклади.

Във всеки случай, не говори само за постиженията. За да ги подчертае, е необходимо да се разкаже за трудностите, срещнати в хода на работата. Наред с други неща, анализът на сложността е храна за мислене за оптимизиране на труда за висшите служители. Примери за работа rabotegovoryat съобщения, че не е необходимо да се прилагат гъвкави фрази като "незадоволително състояние", "срещнали трудности" и др По-добре е да наричаме нещата с истинските им имена: .. "Broken копирна машина", "липса на достъп до Интернет", "липса на или непредвидено пристигане на информация от взаимосвързания отдел ". Всичко това ни позволява адекватно и обективно да оценим сегашната ситуация в компанията.

Оценка на резултатите

Всеки получен резултат трябва да бъде потвърден чрез номера. Такава конкретизация дава представа за динамиката на развитието.

Освен това трябва да посочите критериите за оценка на резултатите. Това ще бъде предишното отчетен период (ако това е отчет за една четвърт например) или, обратно, процентната стойност на постигането на поставените цели, за решаване на автора на документа.

По принцип индиректните показатели могат да разкажат много за процеса на решаване на зададени задачи. За по-нататъшен анализ има и много информация. От определението за работа до разбирането на правилността на задаването на цели.

От проблем до решение

Повечето от докладите са написани в съответствие с принципа за описване на напредъка на работата. Документът изглежда като печеливш, в който ясно се проследяват отношенията между проблема и решението. Читателят веднага разбира какви техники и техники (ако е необходимо) изпълнителят използва за навременно и висококачествено изпълнение на задачата.

В още по-подробна форма веригата "специфичният проблем - причините за неговото възникване - формулирането на задачи - решението" веднага подсказва необходимостта от представяне на дневен отчет в таблична форма. И имената на графиките вече са известни. Представената по този начин информация е лесна за четене и анализ.

Представяне на количествени показатели

В случаите, когато докладът се състои основно от цифрови данни, табличната форма може да бъде много трудна за разбиране. Непрекъснатият поток от числа буквално гуми читателя за няколко минути. Друго нещо - цветни диаграми и графики. Те са ясни, разбираеми, лесни за четене.

Всяка диаграма трябва да бъде коментирана. Освен това е необходимо да се посочи взаимосвързаността на различните графики, обяснявайки взаимоотношенията причинно-следствен ефект, което допълнително улеснява анализа на доклада.

Ако материалите са били изразходвани по време на работата, не само ги изброявайте. Вместо това трябва да посочите закупените стоки. Сухата фраза: "Офис обзавеждане, закупено" ще звучи съвсем различно, ако пишете: "Създадени са две работни места, които позволиха да се увеличи развитието на отдела".

Как да направите документ

Въпреки факта, че няма нито една форма на съставяне, доклад за извършената работа може да бъде направен в съответствие с ГОСТ, която определя основните критерии научна работа. Тя определя изискванията за форматиране, тип и размер на шрифта и така нататък.

Що се отнася до четивността на документа, ето няколко съвета:

- се опитват да имат в един параграф не повече от 5 изречения;

- ключовите индикатори могат да бъдат избрани в шрифт или цвят;

- счупете текста така, че таблицата или графиката да не заемат цялата страница, не забравяйте да оставите място за коментари към тях;

- да направи ясно и кратко резюме на доклада.

Тези съвети ще ви помогнат да улесните възприемането на Вашия доклад и затова първоначално задайте читателя на лоялно отношение към автора на документа. Представете си, че сте шефът. И направете доклада така, както бихте били полезни и интересни за четене.