Колко правилно да се осигуряват документи? Право на удостоверяване на копия на документи. Нотариално заверяване на документ

Заверени копия на документи могат да бъдат изисквани навсякъде, особено за тези, които не искат да носят оригинали, или когато са необходими важни документи на няколко места наведнъж. Понякога начинът, по който даден документ е сертифициран, може да повлияе върху резултата от дадено дело, тъй като обикновеното фотокопие няма правна сила и не се приема като доказателство. За да направите това, трябва да имате оригинала за проверка или надлежно заверено копие.

Каква е разликата между копието и оригиналния документ?

Копието възпроизвежда точно типа и съдържанието на оригиналния документ, но не е оригинално. За нея това е възможно да се предвиди вместо оригинала в държавните органи на мястото на работа, обучение, или до съда, и има същия ефект, е необходимо да се уверя, дубликат на документ от упълномощено лице. В копие, което е взето от основния документ, всички данни трябва да бъдат възпроизведени без никакви промени или размиване, затова е важно да се направи това с помощта на висококачествена технология.

В какви случаи е необходимо да се удостоверят копия на документи?

Преди да удостоверите документа, ще бъде правилно първо да проверите за какви цели това е необходимо, след което можете да решите как да удостоверите правилно документите. Ако става дума за подаване на документ на държавни органи (например за получаване на лиценз), изискванията за проектирането на дубликата са съществено заздравени. Необходимо е да се установят предписанията на тази организация, т.е. как да се удостоверят правилно копията от документи за тях. В противен случай лесно можете да направите грешка и документът ще се счита за невалиден.

Ако това е необходимо за вътрешна употреба, то обикновено са спазени общите правила, които са одобрени в дадено предприятие. Най-често се удостоверяват лични документи: удостоверения, издадени от службата по вписванията, паспорти, дипломи, документи за собственост. Ситуациите са различни, и може да се изискват хартията, когато кандидатствате за работа, в образованието, за подаване на заявления в данъчната служба, държавни агенции, при сключване на сделки, участие в конкурси, получаване на безвъзмездни средства, банкови институции, в съдилищата.

Подготовка на документи за сертифициране

Копие от документа се изготвя с помощта на копирна машина, използвайки оригиналния документ или отпечатване на сканирано копие на документа. Основното е, че копието ясно отразява всички реквизити на оригинала, четеният текст, всички печати, подписите, графичните изображения бяха видими. В случаите, когато документът се състои от няколко листа, той трябва да бъде номериран и зашит, като посочва броя на листовете в мястото за залепване. Също така, ако е необходимо, можете да се уверите, че не целият документ, а извлечение от него, съдържащо необходимата информация. В този случай трябва да подготвите копия на листовете, които представляват интерес. След това трябва да се свържете с упълномощени лица, които знаят как правилно да удостоверяват копията на документи.

За кого трябва да се свържа, за да проверя копията на документите?

За предоставянето на тази услуга трябва да се свържете с нотариуса. Това е най-сигурният начин. Нотариусът удостоверява копия на документи, издадени от предприятието, институция, ако е съставен в съответствие със законодателството и е валиден в деня на обжалването. Можете също така да удостоверите копие от документа, издаден на гражданин, ако в оригинала неговият подпис е удостоверен от нотариус. Например, пълномощно за правото да управлява недвижими имоти или представителство в съда.

Документите, издадени от определена организация, се удостоверяват от ръководителя или от друго отговорно лице, което има съответните правомощия, това е тяхната отговорност и те трябва да знаят как да удостоверяват правилно документите. Като правило, този въпрос се разглежда от секретар или офис мениджмънт, счетоводство, персонал отдел. Правото да се изпълняват тези действия се отразява в длъжностните характеристики и специално издадените поръчки. Документът трябва да бъде сертифициран само от специалист, упълномощен от ръководството. В противен случай съществува опасност копието да е невалидно. Работната книга, заповедите за работа, уволнението могат да бъдат осигурени от персонала на работното място.

В някои държавни институции, при подаване на молба за връчване, лицата, осъществяващи приемането, действат като експерти и имат право да проверят оригинала с копие и да го удостоверят със собствен сертификационен надпис. Няма да е излишно предварително да се изяснят как правилно да се удостоверяват документите в органа, на който са предоставени.

Проверка и процедура за потвърждаване

Автентичността на копието се потвърждава чрез поставяне на печата на организацията, попълване на печат или специален надпис на упълномощеното лице. Освен това е важно да се посочат датата, длъжността на специалиста, фамилното име, собствено име, патроним. Понякога се използват специални печати - заготовки, използва се датата, маркирана с помощта на печат, подписът се поставя на правилното място. Служителят, упълномощен да извършва тези действия, знае как да удостоверява документите. "Копието е вярно" - това е един от най-често използваните надписи, понякога е намерен по-къс вариант - "true". Съществуват редица правила как да се осигури зашит документ, който съдържа повече от един лист. По правило всички листове са номерирани, документът е зашит, хартията е поставена отгоре, върху която е посочен броят на листовете и е поставен един идентификационен надпис. Възможно е да се осигури всяка страница поотделно, този метод се използва, ако документът не е зашит.

Нотариално удостоверяване на автентичността на документа

В някои случаи, предвидени със закон, се изисква копие от нотариално заверено удостоверение. В такива случаи потвърдителният надпис на нотариус няма право да заменя служител. Това са най-вероятните изключения, но много агенции се доверяват на нотариално заверени документи. За да се изпълни тази процедура, достатъчно е да се кандидатства за нотариус, представете лична карта, оригинала и копие на документа. Нотариусът внимателно проверява документа внимателно, проверява копието с оригинала, проверява дали документът е издаден законно, дали са налице всички необходими реквизити и подписи.

Колко струва да се осигури документ от нотариус зависи от броя на листовете и самия документ, който подлежи на сертифициране, най-често удостоверява личните документи или хартата и сертификатите на предприятието.

В какви случаи нотариусът отказва да даде уверение?

Ако оригиналът поражда съмнения или явно има следи от подправяне, копието ще бъде отказано в сертификата. Нотариусът има право да се откаже в случаите, когато документът е неразбираем текст, послепис печат неясни, неопределени поправки, когато той не може да се чете, или той има значителни щети, ожулвания. В допълнение към тези случаи на повреда има и такива, където подпис върху документа е направено с помощта на факс, или е ламиниран, издадени в чужбина, но не и легализирани. Медицински документи или документи, съдържащи държавна тайна, също не подлежат на сертифициране. Понякога самият документ може да породи съмнение в неговата автентичност, нотариатът има право да го изпрати за разглеждане.

Сертифициране на извадки от документи

В някои случаи не е необходимо да се удостоверява копие на целия документ. Нотариусите често се адресират от граждани, които се нуждаят само от копия на някои страници от документа. Нотариатът не може да удостовери селективните листове, тъй като това би нарушило целостта на целия документ. Вярно е, че ако в такава книга има няколко различни въпроса, които не са свързани помежду си, то е възможно.

Редът за сертифициране на документите в нотариалната кантора

Колко правилно да се осигурят документи, е възможно да се разбере във всеки нотариално заведение. Изискванията за такава процедура обикновено са еднакви. Това е физическото присъствие на заинтересован гражданин с документа в ръка. Адвокатът може да не се нуждае непременно от собственика на документа, а от всеки гражданин, на когото е възложено да го направи. За да направите това, той трябва да има паспорт, оригинал и висококачествено копие на документа, върху който текстът се чете ясно и се показват графични елементи.

Срокът на валидност на нотариално заверените документи от законодателството не е дефиниран, т.е. той работи неограничено. Въпросът колко струва да се нотифицира документ зависи от тарифите, одобрени в офиса. Като правило, нотариалната камара регулира тези моменти, поради което цената е приблизително еднаква за всички нотариуси. Що се отнася до документи на чужд език, цената на тези услуги е по-висока, тъй като включва разходите за работата на преводач.

Превод на документи и тяхното сертифициране

В случаите, когато документите са написани на чужд език, се изисква да се започне преводът на руски език. Как да сертифицирате правилно документи, които частично съдържат думи или отпечатъци на чужд език, ще ви помогнат да откриете преводача.

За целта е необходимо да се обърнете към специална агенция за писмен превод или до всеки преводач, който има право на този вид дейност. Те ще предадат нотариално преведен документ. Той може да бъде всеки специалист с подходяща квалификация, който е известен и не се съмнява в това, че нотариусът познава езика. Нотариусът удостоверява подписа на преводача на този документ. След това преводът може да се използва в оригинала или да се извади копие от него, но също и нотариално заверено. По-добре е да имаме нотариален превод на документи с всеки чуждестранен гражданин, който е на територията на нашата страна, когато кандидатства за работа, сключва брак, извършва всякакви сделки.

В зависимост от това колко правилно да се осигурят документи, правният проблем може да бъде решен бързо или със закъснение. Много важно е лицето, което има право да удостовери копия на документи, както и процедурата за тяхното сертифициране. В някои случаи наличието на правилно издадени документи играе решаваща роля при приемането от някои органи на положителни решения относно Вашето лечение.

Ако вземете под внимание всички нюанси предварително, подготвите правилно всички документи, уверете ги правилно и в съответствие с изискванията на получаващия орган, тогава няма да има проблеми с документите.