Бизнес процесът е какво? Разработване, моделиране, оптимизиране на бизнес процесите

Съвременните методи на управление на дружествата все повече заемат чужди методи и технологии. И не защото е модерен, а защото е удобен и ефективен. Една от тези техники разгражда всяка рутинна работа в елементарни компоненти и след това подробно описва всеки получен бизнес процес. Отнема доста време, но получената схема ви позволява да откриете и слабости, прекомерно завишени функционални отговорности и неясни задачи. След като прекара известно време, ръководството може да прехвърли част от своята отговорност на йерархията, като освободи време за стратегическо планиране.

Да живееш според плана

Друго нещо е, че персоналът на фирмите често не разбира значението на тази процедура и не приветства желанието на ръководството да определи основните бизнес процеси. Независимо от това, все повече се налага да се разбират моделирането и описанието на елементарните операции на всяка единица и дори на служителя. Още по-лошо, ако персоналът на компанията има служители, които изучават бизнес процесите на компанията. Те непрекъснато питат за нещо, разсейват и по всякакъв начин се намесват в изпълнението на преките функционални задължения на целия персонал. Какво трябва да направя?

Да започнем от далеч. Всяка сутрин, преди повечето от нас, задачата е да дойде на работа. За да успеете да го решим, трябва да се събудите навреме, да се съберете и да заемате място в някакъв вид транспорт (независимо дали става въпрос за лична кола или метро). На следващо място, всеки компонент може да се раздели на по-малки процедури: за да се събуди навреме, можете да настроите аларма, и можете да помолите някой да ви събуди и т.н. Независимо от резултата от решението метод (навременно пробуждане) се достига ... Но подемът, таксите и начинът за работа се различават по метода на разрешаването и крайния резултат. Всъщност стигнахме до първата дефиниция.

Защо всичко това е необходимо

Така че бизнес процесът е определена последователност от прости действия, които трансформират ресурсите в полезен краен продукт. В нашия пример от живота съществуват три различни процеса, всеки от които изисква първоначална информация и след определени манипулации дава желания резултат. Нека да преминем към предприятието. Независимо от обхвата на дейността във всяка от тях твърда работа дефинирани професионални отношения на работниците и служителите: предаването на информация, определянето на необходимостта от продукта, анализ на производството и ресурси, и т.н. И това е важно да се отбележи, че всички по-горе има стойност само ако са изпълнени три условия ..:

- информацията се прехвърля на съответния служител;

- това се прави в точното време;

- Формата, в която се представя информацията, е сравнително проста и разбираема.

Ако обобщим всичко това, можем да заявим, че бизнес процесът е поток от информация, който отговаря на три въпроса: какво, къде и кога. За да се гарантира, че работата се извършва гладко и непрекъснато, е необходимо да се определят нейните компоненти. В този случай няма да има дублиране на задачи, нито художник, нито свободно време.

Когато бизнес процесът е ясно определен, всеки служител престава да бъде незаменим. Не забравяйте, колко пъти трябваше да чакат, когато ще има болница (или се връща от ваканция) някой колеги във ваше отсъствие по телефона просто не спира да звъни, и всеки се опитва да разбера какво и как се справяте. И ако сте реагирали на искането на ръководството и сте направили доста подробно описание на бизнес процесите, тогава можете да се успокоите спокойно, да се отпуснете и понякога просто да вечеряте ...

Обръщайки се към официалния език на определенията, ние ще твърдим, че когато описваме бизнес процесите, предприятието определя такива цели:

• разбират общата структура на организацията на дейностите и определят динамиката на нейното развитие;
• Определяне на актуални проблеми и възможности за преодоляването им;
• създаване на система от цели и цели, разбираема за всички участници (разработчици, потребители, клиенти и т.н.);
• формулирайте изискванията за необходимия софтуер.

Разбира се, описанието на бизнес процесите сама по себе си не представлява интерес. Но тук, за реинженеринг, това е първостепенна задача. Само след разбиране на структурата, взаимовръзките и начините на потока на информационните потоци може да се говори за преосмисляне на семантичния товар както на самото предприятие, така и на неговите отделни единици. Но реорганизацията трябва да се извърши и с цел постигане на определена цел: подобряване на качеството на разходите за обслужване на клиентите, осигуряване на по-голяма свобода при вземането на решения на ръководни кадри (намаляване на сроковете за изпълнение на работата) и т.н.

Обикновена класификация

Най-често трябва да се опише информационни бизнес процеси се появява в предприятия с функционално ориентирана структура. Факт е, че цели и цели различните отдели могат да се противопоставят един на друг. Това ще доведе не само до намаляване на рентабилността на компанията, но и до намаляване на нейната конкурентоспособност.

Съвременният подход към управлението е все по-ориентиран към процеса. Цялата работа се разглежда като определен набор от процеси (всеки от които се състои от една или няколко прости операции). За формализирането и стандартизирането на този подход се приемат такива категории процеси (класифицирането се извършва във връзка с добавената стойност на продукта):

• основните са тези, с които предприятието получава доходи: производство, маркетинг, доставка;
• мениджъри - тези, които определят цели и цели за звената и конкретните изпълнители;
• подкрепа - тези, които осигуряват производство на ресурси, но не добавят стойност към крайния продукт: обучение и избор на персонал, финансова подкрепа, правна защита и др.

В допълнение към вече споменатата независимост от човешкия фактор и опростената адаптация на новите служители описанието на бизнес процесите дава възможност за по-ефикасно управление на оперативните разходи на компанията.

свойства

Сега става ясно, че за управлението на едно предприятие е необходимо не само да се идентифицират взаимосвързаните потоци от информация, но и да се опишат ясно всички дейности. Тъй като ние вече знаем, че бизнес процеса - и е част от цялостната работа, преминавайки от един човек на друг (в рамките на своя функционална единица, или не - няма значение), а след това преминете към факта, че всичко в света могат да бъдат обединени. И професионалната дейност - още повече.

Независимо от обхвата на дейността, всеки бизнес процес може да бъде описан със същите характеристики.

- Границата е началото и краят на проста операция.

- Собственикът е служител на компанията, която не само притежава необходимите ресурси за работа, но и планира, анализира, управлява процеса и най-важното, носи отговорност за резултата.

- Въвеждането е информационно съобщение, получено под всякаква форма, прието от предприятието, което определя нуждата от информация и отбелязва началото на процеса.

- Изходът е информация или материална част от продукта, която се консумира от клиента извън контрагента.

- Изпълнителят е персоналът на компанията, ангажиран в един процес.

- Ресурси - материалната или информационната част на дейността, която не се променя по време на операцията (но само улеснява трансформирането на входящата информация в крайния продукт).

- Контрол на качеството - секторни или вътрешни (взети от ръководството на компанията) индикатори, които позволяват да се определи ефективността на работата.

Задължителен подбор на елементарни процеси

Разбира се, не всяка компания се нуждае от описание на бизнес процесите. Независимо от това, има редица случаи, в които не може да се направи без това досадно занимание. Нека да посочим основното:

• Дейността на предприятието е автоматизирана. В този случай диаграмата на бизнес процесите превежда нуждите на клиента на език, който програмистът разбира.
• Подобряване на дейността на компанията. Не само модернизация на оборудване и технологии, за да помогне за подобряване на крайния продукт-оптимизация на бизнес процесите предоставя възможност за идентифициране на силните и слабите страни на работата и да вземете необходимите решения за контрол.
• Сертифициране на организацията по международни стандарти (ISO). Създава се еднаква система за управление на качеството за всички служители.

Как да представите описание на клиента

Моделирането на бизнес процесите изисква описание на всеки елемент. Как може това да се направи безболезнено за организацията? В световната практика бяха приети три основни метода: текст, графика и таблици.

Текстът съдържа описание на целия курс на работа в проста и разбираема последователност. Формата и съдържанието могат да бъдат безплатни (ако все още не са разработени международни или индустриални стандарти) и регулирани документи. Например: продажби офис предава счетоводната документация за периода след отдел персонал в отдела за планиране рутинна аналитична работа, извършена за определяне на разпространението и динамиката трябва да правят каквито и да било корекции на продукция- резултат от отдела за планиране се предава на маркетинговия отдел, където анализът на растежни фактори (падане) маркетинг и и така нататък.

Графичната схема на бизнес процесите ви позволява да визуализирате резултата от аналитичната работа. Не е необходимо да се напомня, че визуалното възприемане на информацията е най-ефективно. Следователно, всякакви графики и диаграми ни дават възможност бързо да разберем какво се случва и да намерим правилното решение.

В тези случаи, когато основната задача на реформирането на дейности е оптимизацията на бизнес процесите, струва си да се използва табличната форма на тяхното описание. С негова помощ е по-лесно да се разбере поредицата от действия и насоки на информационните потоци. Типичната таблица съдържа не само описание на функциите на персонала, но и графики на входящи и изходящи документи, изпълнител (можете да посочите както цялото звено, така и конкретен служител) и т.н.

Как правилно да опишем бизнес процеса

Не е достатъчно да се направи анализ на бизнес процесите. Най-важното по този въпрос е точността, но в същото време и простотата на описанието. Първо, трябва ясно да се посочи името на един процес. Това ще помогне да се разберат основните му характеристики, логиката на изпълнението и мястото в цялостната верига от производствени дейности.

След това трябва да определите коя входна информация е необходима за нормалното изпълнение на задачата, както и да посочите сигурността на ресурсите. Записаната последователност от прости операции, от които се състои процесът, ще ви помогне да не пропускате нищо и да не забравяте.

Моделирането на бизнес процесите не може да се направи, без да се посочва собственикът на процеса и системата за наблюдение на напредъка в неговото изпълнение. За тази цел е необходимо да се отбележат регулаторните срокове за работата в описанието и да се изброят документите, които се прехвърлят на следващата връзка. Ако да се опрости, тогава описанието трябва да изглежда така: "hellip - след анализа на продажбите за отчетния период служителят на отдела за планиране изпълнява установения формуляр (таблица), който преминава в маркетинговия отдел ..."

Опростена диаграма на описанието на производствените процеси

При писането на описание служителите често срещат факта, че не знаят как да изразят устно съдържанието на своята работа. За да направите системата на бизнес процесите ясна и структурирана, можете да създадете бележка. Той отразява тези въпроси, на които е необходимо да дадем ясен и максимално подробен отговор. И така, какви са тези въпроси?

• Какво? Описва какво точно се прави в тази операция.
• Защо? Предава целта на операцията.
• Кога? Определя кой инициира изпълнението.
• Кой? Той призовава конкретни изпълнители.
• Как? Записва необходимите ресурси.

Разработването на бизнес процеси предполага, че можете да използвате всички методи на описание. По този начин ще получим най-подробната схема за изпълнение на работата. Графичната версия ще разкрие взаимовръзките на функционалните единици, а таблицата и текстът ще предават съдържанието на всяка операция. За съжаление, автоматизирането на бизнес процесите е невъзможно без тази времева предварителна работа.

Как да събираме информация

На практика има много начини да получите информацията, от която се нуждаете. Първо, трябва да анализирате регулаторните документи, които ръководят служителите на компанията. След това трябва да се провеждат лични интервюта с всеки незабавен изпълнител, за да се опише съдържанието на неговата работа. Освен това, за да се изяснят и изяснят спорните точки, консултантите на анализаторите трябва да използват наблюдението на напредъка на бизнес процесите.

Ако се доближим до задачата по изчерпателен начин, автоматизирането на бизнес процесите няма да изглежда толкова досадно и безполезно.

Работна група

И все пак, ако основната задача на предприятието е автоматизация на бизнес процесите, но ръководството не възнамерява да включва външни консултантски компании, възниква въпросът: "Къде да започнем?" На първо място се създава работна група от служителите на компанията. Желателно е членовете на работната група да са отлични аналитични умения и способността да слушате. В крайна сметка, както вече беше отбелязано, по-голямата част от работата се състои в провеждане на лични интервюта с изпълнители на бизнес процеси.

Освен това е необходимо да се направи реална картина на функционирането на системата. Тъй като преди модернизацията предприятието работи и донесе печалба, вероятно не е необходимо да говорим за перфектно преструктуриране. Поради това е необходимо да се фиксира системата и посоките на информационните потоци по време на оптимизацията.

От какво се състои описанието

За да се избегне объркване и недоразумения в описанието на бизнес процесите, експертите препоръчват да се използват карти на процеса. Това са стандартизирани документи, които позволяват да се обединят всички действия независимо от сферата на влияние на изпълнителя и сложността на описаната операция.

Всяко описание може да бъде разделено на такива компоненти:

• единна форма на процеса (най-често една таблица);
• карта на бизнес процесите (може да бъде представена под всякаква форма - текстово описание, графичен обект или таблица);
• маршрути (входящи и изходящи потоци информация, ресурси и финанси);
• матрици на различни бизнес процеси (таблица за взаимодействие на различните процеси, която ви позволява да идентифицирате основните и вторичните потоци и операции);
• диаграма (алгоритъм за изпълнение на бизнес процес);
• разширено описание на текста;
• Документация (създаване на документи, потвърждаващи изпълнението на процеса);
• идентифициране на индикаторите за бизнес процесите (търсене на характеристики и показатели, чрез които е възможно да се контролира не само напредъкът в изпълнението, но и качеството);
• регламенти (просто описание на длъжност).

индикатори

Както многократно е отбелязано, всеки процес трябва да бъде нещо, което е измерено. Това е необходимо преди всичко за оценка на ефективността на всички дейности на предприятието. Повечето експерти препоръчват тестване на бизнес процесите за четири показателя: време, разходи, качество и количество.

но модели на бизнес процеси динамичен и разнообразен. Поради това често не е достатъчно да се оценява само скоростта на работа, е необходимо да се вземат предвид условията на труд и инфраструктура на предприятието. Освен това практически всички индустрии не могат да съществуват без доставчици, финанси, логистика и партньори. Това са и измерими показатели.

И, разбира се, не трябва да забравяме информацията и човешкия фактор. Колкото по-високо е нивото на специализираното обучение, толкова по-малко време ще ви е необходимо, за да се запознаете с инструкциите и входящата информация.

В основата на повечето методологии за моделиране сега са принципите на структурния анализ и проектиране (SADT - Структуриран анализ и проектиране), както и някои алгоритмични езици. Може да се говори за съществуването на няколко основни модела за анализ на бизнес процесите:

- Моделирането на бизнес процеси - всъщност, моделирането - разкрива функционалната страна на съществуването на фирмата.

- Моделиране на работния поток - описва работните потоци и е подобно на изготвянето на графики.

- Модела на потока данни - за разлика от предишния, описва потоци от данни (информация) - е предназначен да състави последователност от операции.

Цикълът Шухарт-Деминг

Основни бизнес процеси (1C ви позволява да ги отдели от общия списък) се препоръчва да се опишат в отделен документ, наречен "Правилник за производство на работа." Всичко, което е по-малко значимо или се състои от малък брой прости операции, обикновено е описано в длъжностните характеристики.

При изготвянето на регламентите е необходимо да се вземат предвид условията на цикъла на непрекъснато подобряване на дейността на предприятието (моделът Шухарт-Деминг). Неговите разпоредби гласят, че оптимизацията и подобряването са безкрайни процеси. Това означава, че в управлението на предприятието има определен затворен цикъл, състоящ се от такива управленски решения: планиране, изпълнение, контрол, корекция.

При изготвянето на регламентите трябва да се вземат предвид принципите, които гарантират съответствието на модела Shuhart-Deming:

1. Изчисляване на планираните показатели за бъдещия период.
2. Анализ на динамиката на отклоненията и документирането на предполагаемите причини.
3. Определяне на коригиращи операции и анализ на тяхната ефективност.

Разработването на модела трябва да се извършва в съответствие с бизнес правилата. Обикновено законодателната база на държавата, на чиято територия предприятието действа, действа като общоприети правила. Втората основа на модела е корпоративната политика на компанията.

изпълнение система за управление на качеството, е необходимо да се грижим за развитието и обединяването на бизнес процесите. Както вече беше отбелязано в началото на статията - не винаги персоналът на компанията разбира значението на започналата модернизация. Привличането на всеки служител на важността от създаването на ефективен модел на бизнес процеси е задачата на висшето ръководство.

В крайна сметка прецизираната и внимателно разработена система ще позволи не само да се опрости получаването от предприятието на сертификати за съответствие с международните стандарти за качество ISO 9001: 2008, но и значително да се повиши ефективността на всеки служител.

И двата фактора водят дружеството до повишаване на конкурентоспособността на пазара, което от своя страна има благоприятен ефект както върху инвеститорите, така и върху клиентите.