Пример за изчисляване на бюджета на паричния поток

Обмислете основния документ за отчитане в предприятието - бюджетът за движението на пари в брой. За да се изгради работата на компанията, са необходими три основни доклада: BDR, BDDS и BBL. Тези три финансови документа са в състояние да организират компетентно управление във всяко предприятие. Всеки от тях има свои цели, цели, форми и особености на попълване, необходими за изучаване и разбиране при осъществяването на бюджетния процес. Фирмите, които нямат компетентни и опитни финансисти, счетоводители и срещат затруднения при отчитането, могат по-добре да използват иновативни системи за бюджетиране, базирани на програмите за кандидатстване. Това ще им помогне да избегнат многобройни грешки и да оптимизират баланса на предприятието.

Правила на живота и бизнеса

Всяко семейство (домакинство), състоящо се от дори двама членове или всяка организация в държава, в която има само няколко служители, прави, настройва и контролира изпълнението на собствения си бюджет за паричните потоци. Това е в основата на бюджетирането. Самият процес на бюджетиране като правило започва с бюджета на доходите и разходите (BDR).

Основната цел на планирането на приходите и разходите е да се предотврати излишъкът на някои от другите, в противен случай юридическо или физическо лице ще има криза на ликвидност (платежоспособност).

Докладвайте формуляри

Контролът върху разходите и доходите на предприятието предполага съставяне на следните документи:

• BDR. Това е подобно на отчета за доходите.
• CFB. Доклад, който прилича на счетоводна форма за паричния поток на средствата.

Такова отчитане дава на собствениците на бизнеса абсолютно разбиране за настоящото състояние на предприятието и възможностите за неговото развитие.

Основата за подготовката на първия доклад е:

• Актове за приемане и прехвърляне на активи.
• Документи, отразяващи приходите и разходите на компанията.

Основа за изготвяне на бюджет за потока на средства:

• Входящи и изходящи поръчки.
• Декодиране на транзакции по банкови сметки.

Road и BDDS

Разработването на бюджета за движението на средства се извършва за разпространение потоци на финансиране. Показва работата на организацията, извършена в брой, и проследява транзакциите по всички банкови депозити. С други думи, това е план за паричните потоци в касата на фирмата и средства по разплащателни сметки в кредитните институции, отразяващи всички постъпления и отписвания на пари. Основната задача на бюджета е да защити предприятието от невъзможността за извършване на дейности поради липса на ресурси.

MDB е разработен за прогнозиране на печалбата, отразява всички данни за производствените разходи и получените приходи и включва следните финансови показатели:

• приходи;
• разходи;
• финансов резултат (печалба).

Целта на безопасността на движението по пътищата

Прогнозният бюджет на паричните потоци е предназначен за следните задачи:

• Управление на ликвидността и платежоспособността на дружеството (осигуряване на навременно изплащане на всички предстоящи разходи). Избягвайки недостиг на финансови ресурси, от една страна, и излишък на парично предлагане, от друга страна. Свободните средства не трябва да се натрупват дълго време по сметки и при плащане.
• Увеличаване на платежната дисциплина (сключване на административни и икономически договори при благоприятни условия). Прилагането, например, на авансови плащания по договори за доставка на стоки и предоставяне на услуги води до неефективно разпределение на паричното предлагане и увеличаване на дълга на контрагентите на предприятието.

Използването на BDSS дава възможност да се отговори на често задавания въпрос на собствениците на компанията относно наличието на печалби и липсата на безплатни пари в същото време.

Основа за подготовката на BDDS

Анализът на бюджета на паричните потоци предполага оценка на три вида дейности на предприятието:

• Оперативна дейност. Този тип създава приходи и разходи на ресурси чрез производството и продажбата на стоки и услуги и други свързани сделки, свързани с движението на пари. Консолидирането на ресурсните потоци по основни дейности се извършва чрез събиране на информация от графици за приходите от продажби, покупки на ресурси и плащания на данъци. При разработването на графиките могат да се приложат коефициентите на времево превръщане, които определят периода на плащане. Когато създавате поток от ресурси за основната работа на дадено предприятие, е много важно да проверите дали е по-голям от нула. В определени срокове плащанията и пасивите могат да надвишават приходите. Ако това се случва редовно, тогава има трудности във функционирането на компанията, тъй като тя редовно отклонява спечелените средства. Ако потокът на дейността е винаги по-малък от нула, това не означава, че основната посока на работа е нерентабилна. Компанията може да има положителен финансов резултат на месечна база, но поради бързото нарастване на дълговете на клиентите или на ирационалните стокови запаси, има редовно отклоняване на средствата и има проблем с текущата платежоспособност на предприятието.
• Инвестиционна дейност. Свързано е с покупката или продажбата на активи, които не са свързани с основната дейност, за сметка на свободните ресурси. Целта на инвестицията е да се постигне положителен финансов резултат или благоприятен ефект. Финансовите потоци за тази дейност се консолидират въз основа на бюджетите за развитие и графика на приходите от плащания за нематериални дейности (приходи и разходи).
• Финансова дейност. Работа, водеща до промени в основния капитал на предприятието. Това е привличането и погасяването на привлечените средства, необходими на предприятието за разработване на новаторски производствени линии. Планирането на потоците за финансова работа започва след планирането на движението за други дейности и се узнава излишъкът или недостигът на ресурси.

Разпределението на дейността на компанията в даден вид спомага за оценката на въздействието на всяко от трите направления отделно върху финансовия резултат и размера на капитала на дружеството, с който разполага. Компетитно изчисленият бюджет на паричния поток на компанията осигурява постоянна наличност на пари, необходими за работата на компанията. BDDS предлага как, кога и в какъв размер да се използват повече от ресурсите на компанията. Основното правило на бизнеса е, че свободните ресурси не остават неактивни за секунда по банкови сметки, но постоянно работят и носят допълнителна печалба на компанията.

Методът "по протежение на линията" за BDDS

Съществуват различни начини за изготвяне на бюджет за паричните потоци. Пример може да бъде:

• директно;
• непряко.

При изготвянето на бюджет по пряк начин, паричните потоци се използват за приходни и разходни позиции. Когато се използва косвения метод, ресурсните потоци се изчисляват чрез намаляване или увеличаване на бюджетните позиции на предприятието в баланса.

С директния метод паричните потоци в отчета са разделени на три финансови сектора: от основните финансови и инвестиционни дейности. За гладкото функциониране на компанията:

• В дългосрочен план паричният поток от инвестирането на свободни средства трябва да бъде по-малък от нула за дълги периоди, тъй като компанията трябва да развие и увеличи текущите си активи.
• Балансът на финансовата дейност може да бъде негативен за дълго време. Компанията ще има време да използва и върне заемните средства, потокът за тези позиции ще бъде нулев. В същото време лихвата по кредита се отнася или за основната дейност (попълване на текущи активи), или за инвестиционна дейност (придобиване на дълготрайни активи).
• Потокът от финансови средства за финансови и инвестиционни дейности (изплащане на дивиденти) може да бъде по-малък от нула. В този случай балансът за основната работа трябва да бъде положителен и да обхваща всички негативни резултати за другите видове работа.

Ако паричният поток на компанията по основна дейност е по-малък от нула за дълъг период от време, това означава, че тя изпитва финансови затруднения. В крайна сметка, бизнесът трябва да има положителен поток от средства и резултат. В някои периоди балансът на основната дейност може да бъде по-малък от нула. Подобна ситуация не може да бъде постоянна за няколко отчетни периода за успешен бизнес.

Непряк метод за BDDS

Бюджетът на паричните потоци чрез косвено изчисление се използва за определяне на взаимната зависимост между финансовите потоци, резултатите и промените в позицията на компанията. От BDR се вземат статии за неразпределената печалба, дивидентите и амортизационните отчисления. Допълнителна информация за намаляването или увеличаването на активите и пасивите за подготовката на косвения метод се взима от BBL, така че бюджетът на отчета за паричния поток се нарича консолидиран документ, показващ промяната в експлоатационно състояние, отразени в баланса на дружеството.

CDM може да се формира индиректно и в дългосрочно планиране. Когато изготвяте план, можете да приложите прост модел, състоящ се от три бюджета, т.е. моделът на обединяване на бюджети не се използва в този модел. Когато планираме за в бъдеще, това може да бъде разрешено, тъй като съставянето на няколко оперативни бюджета за дълъг период няма да даде необходимата точност. Използването на проста оперативна схема чрез изчисляване на косвения метод за изграждане на CDS значително ще опрости изчислителните изчисления. Резултатът ще бъде получен бързо и не изисква разходи за труд.

За да се контролира изпълнението на бюджета на паричния поток на компанията в реално време, също е удобно да се формира в контекста на центровете за оперативни разходи, иницииращи плащания по статиите на БАСА. В този случай е необходимо да се установят стриктно ограниченията за всяка единица.

Етапи на формиране на BDDS

Създаването на бюджети за паричните потоци се състои от няколко стъпки:

• Определяне на минимално допустимото парично салдо в предприятието (крайно салдо). Този индикатор определя особеностите на дейностите на компанията, вероятността от възникване на непредвидени ситуации.
• Създаването на приходната част, въз основа на консолидирания план за продажби, се реализира от инвестиции. Има два възможни начина за определяне на приходите на компанията: "отдолу нагоре" (плановете за приходи от отделите се свеждат до общ набор) и "отгоре-надолу" (централизираният план се разпространява и предоставя на отделите).
• Изготвяне на разходната част въз основа на преките разходи (заплати на работниците, суровини, фактури, производство, общи икономически разходи), инвестиционни разходи и други финансови задължения за изплащане на заеми, лихви и дивиденти.
• Създаване на чист паричен поток (кеш). Паричният поток показва разликата между отрицателното и положителното салдо за определен период от време. Индикаторът характеризира текущото състояние на финансите в предприятието и определя възможностите за неговото развитие. Ако разходите надвишават приходите, тогава възниква ситуацията парична разлика (липса на пари в реално време) на компания. Полученият баланс става отрицателен. В такива случаи се вземат мерки за отстраняване на минус, като се намалят разходите или се използват резервни източници за по-нататъшен бизнес.
• Корекция и одобрение на бюджетните блокове за паричните потоци. Утвърденият доклад е официален документ за целия персонал.

Мониторинг на изпълнението

Бюджетът за движението на средства в организацията трябва не само да бъде внимателно обмислен по време на формирането, но също така да бъде стриктно приложен и при необходимост коригиран. За да направите това, трябва:

• Дисциплинарен персонал във финансовия сектор на предприятието. Оперативният контрол ежедневно е гаранция за правилното разпределение на активите на предприятието. Ако мениджърите и служителите компетентно изпълнят бюджета на компанията, това в крайна сметка ще доведе до предотвратяване на проявите на парични пропуски.
• Използвайте услугите на компании, специализирани в оперативното управление. Ако ръководството на компанията се съмнява в собствените си професионални ресурси, тогава е необходимо да покани експерти. В същото време постоянното поддържане ще бъде по-полезно от еднократната консултация с външни специалисти.
• Използвайте новаторски системи за бюджетиране с помощта на софтуерни продукти. Модерните приложения са модерни дизайнери и генератори на отчети, които правят бюджетирането на паричните потоци на всяко необходимо ниво.

Правила за успешно бюджетиране

Бюджетирането е основата на благосъстоянието на компанията, нейното стабилно и печелившо развитие. За силата си е необходимо:

• Точност при приготвянето на CDBM. Финансовите специалисти трябва да постигнат максимална сигурност и точност в разходите и особено в паричните потоци. Това е изключително важно, ако компанията изпитва проблеми с ликвидността (липса на ресурси за оперативни дейности).
• Оперативна корекция на отчета. Ако анализът на план-факти на месечна база не разкрива значителни цифрови разлики, тогава не се налагат промени в бюджета. Анализът се изисква да се извършва редовно, както се изисква от одобрените бюджетни регламенти.
• Изготвяне на календар за плащане въз основа на BDDS. Графикът на плащанията детайлизира бюджета на паричните потоци за примери за по-малки периоди. Инструментът е разработен за ежедневно управление на финансовите потоци. Без календарен разчет е невъзможно компетентно оперативно управление на финансовите потоци, което дава възможност за предоставяне и изпълнение на BDDS. Платежният инструмент може да се изготвя ежемесечно със седмични данни или дори да се разбива по дни, да се коригира всяка седмица или според нуждите.
• Поверителност на отчета. Бюджетът за паричните потоци включва информация за икономическите схеми, използвани в дружеството, приходи и плащания, известни само на собствениците на предприятия. В BDR и BBL такива моменти не са посочени. Няма нужда да се притеснявате, че тази информация ще остане скрита в тези отчети. Изхождайки от горепосоченото, Оперативен директор, одобряващи BDDS и специалистите, съставляващи доклада, носят лична отговорност за поверителността на BDDS.

КМП в Excel

Предвижда се планът за приходи и разходи, като се следват целите, организационната структура на дружеството, потвърдената счетоводна политика, схемата на доходите и разходите и други характеристики на дейността.

Бюджетът на паричните потоци в Excel се създава с помощта на формуляри във формата на това приложение. Отчетите се свързват, използвайки изчислителни формули и макроси. Формулярите на формулярите за отчитане могат да бъдат, както следва:

• С обединени бюджетни позиции за паричен поток или по-подробни показатели.
• Прекъсната за дългосрочни периоди (например годишен отчет за тримесечия) или за по-кратки интервали от време (месечен бюджет със седмична разбивка).

Формата зависи от необходимостта от управлението на дружеството в конкретната форма на бюджета за движението на средства.

Пример в Excel:

Бюджетирането в Excel е трудоемък процес. Необходимо е:

• събира всички функционални арки;
• регистрирайте макроси за надеждно показване на обобщените резултати.

Пример за бюджетиране въз основа на платформата на Excel има огромен брой недостатъци:

• В реално време само един финансов специалист може да работи с доклада.
• Невъзможност за хармонизиране на функционалните бюджети на предприятието.
• Няма ограничение за достъпа до информация на определени лица.
• Сложността на комбинирането на отчети.

Ако си представите предприятие, което има холдингова структура и клонова мрежа, тогава можете да си представите как да усложнявате подготовката на бюджетите в Excel. По този начин процесът на изграждане на отчети в Excel не е най-добрият избор за голяма компания. Много собственици на фирми виждат изход от тази ситуация при придобиването или разработването на свои собствени специални софтуерни продукти за планиране.

В съвременните софтуерни продукти има приложения, които позволяват:

• финансовите специалисти независимо коригират структурата на отчетите, техните взаимоотношения за получаване на реални изчислителни данни;
• взаимодействат с външни счетоводни системи;
• да може да използва външни показатели както за изчисляване на собствени показатели, така и за изготвяне на отчети и за записване на актуални данни в регистрите за бюджетиране.

Интерфейсите на съвременните програми ви позволяват ефективно да изграждате бизнес процеси на всички етапи на компанията:

• разработването на система за бюджетиране в предприятието;
• координиране на докладите на всички етапи и техните оперативни корекции;
• отразяването на фактическите данни относно планирането на статиите според класификаторите на разходите и доходите;
• контрол върху изпълнението на бюджетите на всички нива;
• план-фактически анализ на данните чрез съвременни инструменти за отчитане;
• приемането на управленски решения от собствениците на предприятия за разработване на бизнес линии.