Отчитане на управлението: основа за съставянето му

Докладът за управление е документ, отразяващ основните процеси, извършени от предприятието отчетния период. Всяка организация има право самостоятелно да определя конкретните съставни елементи на такъв документ. Главно, отчитането е фокусирано върху неговите потребители, а съдържанието зависи от техните изисквания и вид информация, което ги интересува.

Въпреки това, както при подготовката на всеки документ в предприятието, съществуват основни принципи, на които се основава управлението на отчетите. На първо място, тя трябва да отговаря на принципа на простотата. Не е необходимо да се претоварва документът с ненужна и ненужна информация на конкретен потребител, е необходимо да се включат само важни индикатори. В допълнение, неговият размер трябва да бъде ясно определен, например един формат лист A3. Това също ще помогне да изберете най-интересните и информативни факти. Но най-важното: отчитането на управлението трябва да се подчинява на принципа на ефективност, т.е. съдържанието му трябва да позволява на потребителя да предприеме ефективни мерки за подобряване на дейността на организацията. Просто казано, предоставената информация трябва да бъде навременна.

Редовното съставяне на такъв документ ще позволи на ръководителя да бъде сигурен за ефективността на по-нататъшното функциониране на компанията, тъй като персоналът ще действа съгласно разработените инструкции. В допълнение специалистът трябва да извърши цялата работа, за да завърши доклада в рамките на предписания срок. В същото време цялата информация трябва да бъде ясна на управителя на конкретната връзка, за която е предназначена. Правилно написаните и добре написани управленски отчети напълно отразяват дейността на предприятието и не предизвикват появата на допълнителни въпроси.

Тъй като ръководният персонал на предприятието може да определи съдържанието на този документ, формата му се избира и по свое усмотрение. Условно съществуват три начина за показване на информация: графична, текстова и под формата на таблица. Като правило, експертът разчита на потребителя. Например, за един счетоводител най-удобният и разбираем е табличен отчет и всички корекции и обяснения могат да се представят под формата на текстова бележка. Въпреки че е по-лесно за инвеститор или анализатор да прецени състоянието на нещата, като използва графики.

Отделно, искам да говоря за момента на отчитане, тъй като този фактор определя неговата значимост и вследствие на това своевременността на взетите решения. Така че обикновено се използва разделение в краткосрочни и средносрочни сметки, като има и периодично. Последното включва показването на индикатори, които позволяват дългосрочно разработване на конкретни дейности, т.е. да се определят стратегическите цели на компанията.

Документът, който най-пълно отразява динамиката на предприятието, е краткосрочното отчитане на управлението. Нейният пример е под формата на ежедневни и седмични колекции от показатели, въз основа на които развиват конкретни дейности за следващия период. Основните потребители на това ниво са средни мениджъри.

Средносрочното отчитане на управлението се изготвя ежемесечно. Той съдържа не само показателите за предходния период, но и прогнозните стойности на бъдещата дейност. Предоставя се предимно на ръководния екип, тъй като те са тези, които могат да вземат решение относно необходимостта от въвеждане на някои корекции в производствен процес. Такъв документ може да осигури значителна помощ на компанията и уникално положително влияние върху нея финансов резултат. В края на краищата мениджърите и мениджърите виждат какво да очакваме от бъдещия период, като същевременно запазим предишните позиции.