Системата EDI е електронна система за управление на документи. Описание, инструкции и препоръки

EDI (Electronic Data Interchange) на английски означава "електронен обмен на данни". Преди да се появи тази схема, търговските отношения имат дълъг път на развитие. Всяка фирма, която е решила да се присъедини към такава форма на предавателна документация, е в състояние да си сътрудничи с всички членове на системата. За такъв процес се изисква инсталиране на EDI-портала в предприятието.

Каква е целта на тази форма на комуникация?

Системата EDI има възможност за обмен на информация от търговски характер (поръчки, доставки, парични преводи и др.). Това улеснява бързото сътрудничество между компаниите в областта на търговските отношения. Електронният обмен на данни се отнася до иновативни технологии.

Предимства на EDI

Системата за поръчване на EDI има няколко предимства:

• Всички действия се извършват на автоматично ниво без закъснения и грешки, за разлика от ръчното въвеждане на документи.
• Използването на автоматизирани процедури увеличава скоростта и точността на събирането на необходимите данни и дава възможност на фирмите да се фокусират върху основните проблеми, а не върху хартиените забавяния.
• Всеки търговец на дребно, доставчик или логистична компания осъществява само една връзка. По този начин се осигурява неограничена възможност за комуникация с минимални разходи за всички участници. Същевременно техните счетоводни системи, оборот на документи и квалификация на персонала не се вземат предвид.
• Системата EDI може да разреши спорни ситуации, при които един от партньорите твърди, че заповедта е изпратена до тях, а друга - че не е получила. Тази ситуация е обща. В този случай системата улавя всички операции и е в състояние да предостави подробна информация за дадено действие с документацията. Това допринася за бързото разрешаване на конфликта.

Какво гарантира автентичността на документацията?

EDI е електронна система за обмен на данни. В Европа неговият софтуер е гарант за автентичността на цялата документация, която минава през него. Фалшификатите са невъзможни. Ако данъчната служба се интересува от подробностите за някои отчети, включително индикатора за ДДС, всички данни могат да бъдат извлечени от системния електронен архив. Правото да се извършват сделки с документи в електронна, а не на хартиен носител е определено на законодателно равнище.

Пример за изчисляване на ефективността от използването на EDI

Каква е нивото на ефективност на системата EDI? Примерите за изчисление служат като визуално потвърждение.

Лесно е да се изясни броят на различните споразумения за обмен, които участниците трябва да сключат в даден случай:

• За шест участници се използва следното изчисление: N = 6 x (6-1) / 2 = 15.
• За 100 сътрудници изчислението е: N = 100 x (100-1) / 2 = 4450.

С нарастването на броя на участниците растежът на числото нараства експоненциално.

Броят на потребителите е равен на броя на обмена, всеки партньор действа в съответствие с еднакви правила и се свързва с обща платформа. В този случай методът за свързване на други доставчици изобщо не го интересува. EDI доставчикът на всичко е отговорен за себе си поради определена стандартизация на съобщенията.

Нека да пристъпим към анализа на икономическата ефективност. Въз основа на това ще вземем търговска мрежа, изпращаща 4000 поръчки на месец. Ръчната обработка на поръчката се извършва след половин час. Електронната система EDI може да направи това за пет минути. Ако търговската организация има няколко хиляди доставчици, дори и половин час спестяване на време за всеки партньор дава значителен резултат.

Какво мислят потребителите за такова устройство като системата EDI? Прегледите за електронно обръщение на документи са похвалени. Потребителите твърдят, че работата на схемата е ясна и непрекъсната. Без такава система би било трудно да се води бизнес в съвременния бизнес свят, където всяка минута е скъпа.

Доставчици на EDI в Русия

Например търговската форма на системата в нашата страна е възможна поради съществуващия локализиран стандарт за обмен на информация електронно ниво EANCOM. Съществува и глобална местна информационна структура и доставчици на услуги, които изпълняват всички проекти за електронен обмен на документи.

През 2004 г. Комитетът по технологиите ECR-Rus проведе търг, в резултат на който бяха избрани компаниите, които получиха правото да предоставят електронни услуги за обмен на документи. Комитетът възнамерява непрекъснато да увеличава броя на доставчиците. Основният критерий при избора е технологичната мобилност в услугата EDI, както и цената на услугите, предоставяни на потребителите.

Основната задача на ECR-Rus е прилагането на системни технологии на EDI не само в сферата на средния и малкия бизнес.

Комитетът сключва споразумение с всички доставчици на услуги, което дава възможност да се контролират и подкрепят основните стандарти за качество, установени от ECR-Rus.

Задължения на доставчиците

Доставчиците на системи EDI са задължени да възлагат своята собствена ИТ структура и да предоставят на потребителя достъп до център за обработка, който има високо ниво на производителност и надеждност. Услугите на системата трябва да са на разположение през цялата година и по всяко време на деня.

За разлика от ИТ структурата на повечето компании, центърът за обработка на данни е снабден с непрекъснато електрозахранване, многостепенна защита срещу хакерство, гаранции за безопасност на информацията за всяка неизправност. Времето, за което документът се изпраща от една точка до друга, не трябва да надвишава 10 минути.

Доставчикът отговаря за бързината на услугата, гарантира изпращането на съобщения и проверката на грешките в тях. В този случай доставчиците комуникират чрез интернет и директните контакти между потребителите се осъществяват чрез мрежа с допълнителна функция (VAN).

Разликата между вътрешния модел на използване на системата от европейския

EDI е електронна система за обмен на данни. Как работи тази схема в Русия? Използването на EDI в нашата страна е фундаментално различно от европейския и американския модел. В тези страни формата се появява през 70-те години на миналия век, а тук се въвежда 20 години по-късно. Поради това доставчиците предлагат различни системи за свързване, които зависят от нивото на ИТ в компанията, количеството изпратени документи и средствата за комуникация. Това позволява на всяка компания да реши проблемите си по най-добрия начин. Трябва да интегрирате счетоводната си система и да станете собственик на уеб интерфейс, който ще осигури обмен на документация с бизнес партньори.

Различните задачи и методи за тяхното решаване поемат различни нива на връзка и поддръжка. Доставчиците в нашата страна обслужват както големи компании, така и малки партньори - доставчици и клиенти.

Първоначално някои фирми с голям оборот са толкова заинтересовани от сътрудничеството с доставчика на EDI, което те предлагат да платят транзакциите на контрагента си за своя сметка или да въведат ниска абонаментна такса за използване на мрежата.

Основни изисквания за доставчиците на услуги

Клиентът излага своите изисквания в писмено споразумение. Той посочва продължителността на услугата, поддръжката, отговора на искането на клиента и премахването на неуспехите. Други важни точки също са определени.

Обикновено доставчиците предлагат различни схеми за свързване към системата, както и различни тарифи, които зависят от нивото на мрежовите услуги.

Изискванията на клиентите могат да бъдат много по-широки от основните разпоредби, установени от ECR-Rus.

Например за големи компании се изискват гаранции за обработката и доставката на съобщения, които не се броят за минути, а за секунди. Предполага се, че едно съобщение ще бъде изпратено не повече от 10-20 секунди.

Основните изисквания към услугите на доставчиците включват:

• подкрепа за всички видове предаване;
• ниски общи разходи за собственост;
• сигурност на връзката;
• оперативна съвместимост с партньорите;
• проста инсталация и конфигурация;
• одит на изпращането на документи чрез мрежата;
• Превод на документа от един формат в друг;
• бързо свързване на бизнес партньори;
• локализиране и разработване на софтуер EDI;
• консултантски услуги, обучение и разработване на решения в системата;
• техническа поддръжка на потребителите.

Степен на риск при използване на системата

Дори и с надежден доставчик на услуги за EDI, са възможни някои вътрешни промени. Например, много руски компании използват вътрешни кодове, без да прибягват до GLN код.

Преди да използвате EDI, трябва да получите тези кодове и да ги въведете в системата. Рискът от въвеждане на EDI зависи от нивото на ИТ. С раздробената автоматизация заплахата ще дойде от липсата на нормална счетоводна система.

Рисковете на търговците на дребно на големи компании са свързани с лошото развитие на пазара на EDI. Спирането на развитието е законодателството, въпреки че беше приет законът за електронния подпис. Предприятията, които правят бизнес в Русия, трябва да архивират всички документи, издадени на хартия. Партньорите от регионите се страхуват от електронната форма на правене на бизнес и я отказват, без да я подават на търговеца на дребно.

Разходи за EDI

Що се отнася до разходите, системата EDI не може да бъде скъпа за потребителите, тъй като е предназначена да оптимизира разходите за логистика. Въпреки това, за малките компании такава технология може да изглежда невъобразима, ако те не са използвани за сътрудничество с ИТ, техният бизнес не е различен. Малко вероятно е тези фирми да получат парични облаги при използване на електронни системи за обмен на документи.

Какво е включено в инфраструктурата?

Инфраструктурата включва комутируеми, кабелни линии, мрежи. Интернет в развитието на електронната сфера предлага разнообразие от отворени мрежи (BITNET и т.н.) и вътрешнокорпоративни специализирани мрежи (EDI-Express General Electric, IBM Exchange Information Network). Гръбначните мрежи бяха широко разпространени, които се различаваха по скорост.

Схема за предаване

Транспортът е чрез електронна поща, Telnet и HTTP. Други често срещани протоколи са SMTP, POP3 (ISP), IMAP, HTML.

Електронна система за управление на документи EDI може да осигури транзакции без използване на общи протоколи. В европейските страни, директни средства за свързване на стоманата VPN (виртуална частна мрежа), FTP (Протокол за прехвърляне на файлове) и EDIINT (EDI през интернет), както и мрежи с допълнителни услуги за мрежови услуги (Value Added Networks - VAN).

Създават се и два стандарта: AS1, който позволява прехвърлянето на EDI документи чрез протокола SMTP (електронна поща), стандартен AS2, който служи за предаване през HTTP.

Основните принципи на използване на системата EDI в Интернет чрез стандартите AS1 и AS2:

• поверителност на информацията от неоторизирани лица - възможност да се запознаят с документите само от подателя и получателя;
• удостоверяване - удостоверяване чрез проверка на електронен подпис;
• автентичността на документа - невъзможността за промяна на съдържанието му без участието на получателя;
• надеждно уведомяване - невъзможността за отхвърляне на полученото съобщение.

Основи на XML

Бързото развитие на интернет включваше все по-голям брой потребители в мрежата. Изискванията за обмен на документация чрез Интернет са се увеличили. HTML протоколът престана да удовлетворява исканията на много участници.

Как се реформира системата? XML EDI бе одобрен в началото на 1998 г. от международната организация W3C като нова спецификация.

XML (Extensible Markup Language) стана основа за създаване на нови езици. Съществуват и много уеб сървъри, които използват XML технологията за организиране на съхранената върху тях информация.

Чрез XML можете да опишете цял клас обекти с данни, които са били наречени документи, ориентирани към конкретна област на темата. Системата дава възможност да се определи дали е допустимо да се въвеждат етикети и техните атрибути.

XML предоставя възможност за привличане на клиенти на средни и малки фирми към електронния пазар. Съществуващите системи в съвременния свят на EDI са скъпи (от 10 000 до 100 000 хиляди долара). Много малки компании просто не могат да си позволят.

Представяне и стандарти

Това ниво включва дефиниране на структурата на данните чрез синтаксис и семантика. Важен въпрос е създаването на стандарти за структуриране на данните, като се използват добре познатите стандарти ANSI X.12, използвани в САЩ, UNECE EDIFACT, прилагани в Европа и Азия.