Електронна система за управление на документи (EDS): какви са характеристиките и препоръките

Преди няколко години системите за електронно управление на документи се говореха за светло бъдеще. Днес те вече се използват активно в частни и държавни предприятия. Но най-важното е, че търсенето непрекъснато расте на SED. Каква е системата за управление на електронни документи и как работи, нека разгледаме примера на системите, работещи в Руската федерация.

предпоставки

За да се разбере по-добре как функционира програмата EDS, е необходимо да се разгледат основните понятия и задачи. Ключовите фактори са факторите, които определят избора на конкретна система.

Ако организацията може да функционира в условията на неформално управление, тогава няма нужда от обръщение на документи. С навлизането на бизнес процесите е необходимо да се управлява механизмът чрез организирана документация. Ако не се занимавате с ценни книжа своевременно, те ще започнат да се натрупват и да се изгубят.

Като алтернатива на хартиените носители се използва специална схема за съхраняване на файлове на сървъра. Но няма и дълга продължителност. С нарастването на обемите на компанията се увеличава необходимостта от съхраняване и синхронизиране на информацията.

Има дилема: дали да се използват стари носители на информация или SED за съхраняване на информация. Важното е електронната система? Увеличете ефективността на организацията.

Икономически ефект

Ефективността може да бъде увеличена по два начина: да се намалят разходите или да се увеличи резултатът. Документите на ERMS могат да постигнат две цели наведнъж. Това означава, че въвеждането на системата позволява на организацията да харчи по-малко, но да печели повече.

Намаляването на разходите се осъществява чрез намаляване на разходите за хартия, непродуктивно време, ускоряване на обмена на информация, промяна на корпоративната култура.

За да оцените ефективността на програмата EDS, трябва да изчислите времето, прекарано в обработката на хартиените документи. Според оценките на консултантските компании тези операции заемат 20% от работното време. В системата на руската бюрокрация това отнема още повече - 60% от времето. Прилагането на ERMS ще намали тези разходи най-малко 10 пъти.

Работа в офиса и обръщение на документи

Тези два термина са взаимосвързани. Работа в офиса - това е термин, който обозначава формален набор от правила за работа с документи. Някои ERMS системи могат да бъдат персонализирани за работа в офиса, но също така съществуват и системи, въз основа на които вече се оформя работата в офиса.

Документът е единица за съхранение на информация в ERMS. Циркулацията на документи се формира от различни източници: други системи, приложения, електронна поща, но преди всичко от сканирани носители на хартия. Следователно, скенерите и друго оборудване са неразделна част от SED. Системата съхранява всички документи, поддържа историята си, осигурява движение за организацията и осъществява бизнес процеси с тях.

На такава основа има решение, инструкция и ред на SED. Чрез тях и управлявани от организацията. Всеки документ е снабден с "сертификат". Наборът от полета във формата зависи от вида на документа. В системата информацията се съхранява като база данни за всяко поле на такава карта.

Функции и задачи на SED

Работната програма е разработена така, че да разрешава такива проблеми:

• систематизиране на работата с документи.
• създаване на документи по шаблони, регистрация на съхранение;
• автоматизация на счетоводството;
• класификация на документите.

Нека разгледаме подробно функциите на ERMS. Работната програма се използва за:

• създаване на карти.
• текста на документа;
• съхраняване на данни във формат pdf или ms word;
• Управление на потребителски права за достъп;
• създаване на маршрути;
• управление на движението на документи;
• разпространение на известия, напомняния;
• поддържане на списания, справочници, класификатори;
• формиране на инструкции;
• търсене и подписване на документи;
• изготвянето на доклади.

Сред системните функции са:

• отдалечена работа с документи;
• използване на СУБД за съхранение на данни;
• едновременна работа със SED;
• сигурност чрез сертификати, баркодове и персонализация.

Предимства и недостатъци

Преходът към ЕДС има повече предимства, отколкото недостатъци. Неправилно организираният проект обаче може да унищожи всички предимства на автоматизацията. Целите за изпълнение на ERMS трябва да бъдат постижими. Предимствата включват:

• централизирано структурирано съхранение на информация;
• същият подход към създаването и обработката на документи;
• използване на шаблони;
• търсене;
• достъп до одита.

Недостатъците включват високи първоначални разходи и стриктна работа по обучението на потребителите.

Процеси на обработка на документи

В EDS електронният работен процес преминава през няколко етапа, през които документът получава определени свойства. Обработката се извършва ръчно и автоматично. Във втория случай посочвате:

• условия на преход между етапите;
• разделяне на маршрута;
• цикли на обработка;
• начални подпроцеси, таймери, процедури за обработка;
• потребителските роли са дефинирани.

Видове лечение:

• Създайте документ.
• Редактиране.
• Преименуване.
• Преместването.
• Пестене.
• Индексирането.
• Изтриване.

Разходи за EDS

Циркулацията на документи не може да функционира напълно без лиценз, сървъри, пълна настройка и обучение на всички потребители. Всеки от тези елементи изисква много пари. Освен това не трябва да забравяме интегрирането на SED с други системи, актуализирането на бази данни и софтуера, консултирането на техническата поддръжка и други разходи за поддръжка.

Въвеждане на SED

Изпълнението на проекта може да отнеме няколко месеца. Процесът зависи както от броя на документационните процеси, така и от финансовите, организационните и ресурсните възможности. Изпълнението се извършва в съответствие със следния алгоритъм:

• създаването на работна група, определянето на лидер;
• определяне на цели и цели;
• проверка на съществуващите процеси на документация;
• разработване на технически спецификации;
• избор на SED;
• сключване на договор за изпълнение на EDS;
• разработване и одобряване на трудовите разпоредби;
• проверка на първоначалното попълване на директории;
• предварителен EDS тест;
• обучение на персонала;
• тест за внедряване на SED;
• анализ на резултатите от теста;
• коригиране на грешките;
• пълното прилагане на SED.

Грешки при внедряването

Особено внимание следва да се обърне на процесите, при които е необходим хартиен документ. Основната грешка е дублирането на хартиен документ с електронен документ. Това усложнява работата и предизвиква негативно отношение към автоматизацията. Никой не плаща за двойна работа. Необходимо е да се изградят процеси на автоматизация без дублиране. Втората грешка е неподготвеността на персонала. По-често новите процеси се възприемат като враждебни. Поради това е необходимо да се обяснят на служителите защо EDS се прилага изобщо, така че съзнателно да се приближи към учебния процес.

Технологии за съхранение на документи

В EDS електронният работен процес се състои от атрибути, въз основа на които се извършват търсенето, класифицирането, групирането и отчитането. Понякога се създава документ от шаблон, понякога чрез прехвърляне на данни от база данни. Атрибутите се съхраняват в таблици. Самият файл се поставя в папката за съхранение, информацията от нея в директорията на DBMS. Достъп до данните се получава само от потребители на системата ERMS.

Какво представлява поточното сканиране?

Поточното обработване на документи с последващо поставяне на техните проби в архива се извършва с помощта на скенери. По време на процеса на сканиране може автоматично създаване на баркод на документа и неговата регистрация в базата данни и след това да се съсредоточи върху даден маршрут.

Оптично разпознаване на текст

Тази електронна система за управление на документи SED преобразува електронно изображение на документ във фотографски или jpeg формат в текстов формат. Тя използва специален софтуер, като самостоятелно приложение или интегриран ESCOM.BPM в SED. Какво представлява ESCOM.BPM? Това е програма за разпознаване на документи, написани с различни шрифтове. Трябва да се отбележи, обаче, че самостоятелните приложения имат повече възможности и дори разпознават ръкописен текст.

Бързо кодиране

Тази технология предоставя набор от процедури за създаване и изчертаване на графичен баркод върху документа. Уникален баркод се създава чрез системния сървър. Той също така осигурява идентификация на документа, бързо търсене в базата данни и разпространение в местата за съхранение. При регистриране на документ върху етикета се отпечатва баркод, съответстващ на идентификационния номер на електронната карта. Той е залепен на хартиената версия на документа.

EDS

Цифровият подпис ви позволява да се уверите, че документът е правилен и данните са непроменени. Подписването се извършва с помощта на доставчик на крипто и ключ за софтуерен сертификат. Последният е файл в специален формат, който се регенерира в центъра за издаване на лицензи. За да се гарантира безопасността на информацията, трябва да съхранявате сертификата на ключове с интелигентна карта или I-Token. Те са защитени с ПИН код. Ако PIN кодът е въведен няколко пъти неправилно, сертификатът ще бъде автоматично блокиран.

Пълен текст и търсене на атрибути

Търсенето на атрибутите се извършва чрез специален формуляр на няколко стойности от полетата на картите. Например, критерият "Контрагент" осигурява търсене на данни в полето "Получател" или "Изпращач". В този случай системата сравнява въведените критерии с данните в картите и вмъква в резултата тези карти, за които са минали мачовете. Търсене се извършва, като се взема предвид точното или частичното съвпадение.

Пълното търсене на текст се извършва съгласно данните в самия документ, включително формуляри за думи чрез вградени инструменти за DBMS, като например MS SQL SERVER, ORACLE. За пълно търсене, файловете трябва да бъдат въведени в базата данни във формат на документ (doc), таблици (xls), презентации, съобщения.