Счетоводно счетоводство в Excel. Проста програма за автоматизиране на счетоводно счетоводство

Счетоводното счетоводство в Excel е отлично решение за всяко търговско дружество или производствена организация, което е важно да се води отчет за количеството използвани материали и суровини.

Кой може да помогне с електронни таблици

Големите компании придобиват готови решения в електронен формат за тези цели. Те обаче са доста скъпи, а някои сложни програми изискват участието на квалифициран служител с висока заплата за работа в склада. Това е извън властта на началните или малките фирми. За щастие има изход и можете да използвате таблици в Excel. Този електронен инструмент, който е вторият в офиса на Word, е достатъчно функционален, за да реши проблемите на счетоводното счетоводство.

Няколко важни правила

Тези, които се интересуват от въпроса за това как да извършват управление на инвентара, трябва от самото начало сериозно да се занимаят с въпроса за създаването на собствена компютърна програма. Същевременно от самото начало следва да се спазват следните правила:

• Всички директории трябва първоначално да бъдат създадени точно и подробно. По-конкретно не бива да се ограничаваме само до посочване на имената на стоките и трябва също така да посочваме статиите, кодовете, датите на изтичане (за някои видове) и т.н.
• Първоначалните салда обикновено се вписват в таблици в парично изражение.
• Необходимо е да се спазва хронологията и да се въведат данни за получаването на определени стоки в склада по-рано от изпращането им на купувача.
• Необходимо е да направите списък, преди да попълните таблиците в Excel.
• Трябва да се посочи каква допълнителна информация може да се наложи и да се въведе в нея, така че в бъдеще да не е необходимо да се уточняват данните за всяка от стоките.

Счетоводно счетоводство в Excel: общи препоръки

Преди да започнете да разработвате електронна таблица, за да гарантирате нормалното функциониране на вашия склад, трябва да обмислите неговите специфики. Общите препоръки в този случай са следните:

• Необходимо е да се съставят директории: "Купувачи", "Доставчици" и "Точки на отчитане на стоки" (малките фирми не се нуждаят от тях).
• Ако списъкът на продуктите е относително постоянен, можете да препоръчате създаването на тяхната номенклатура под формата на база данни на отделен лист на таблицата. В бъдеще разходите, приходите и отчетите трябва да бъдат попълнени с препратки към него. Листът в таблицата в Excel със заглавие "Номенклатура" трябва да съдържа името на продукта, кодовете на продуктите, стоковите групи, мерните единици и т.н.
• Отчетът се генерира с помощта на инструмента Pivot Table.
• Получаване на стоки (продуктите) в склада трябва да бъдат отчетени в листа "Енория".
• Трябва да създадете листи "Разход" и "Баланси", за да следите текущото състояние.

Създаване на директории

За да разработите програма за съхраняване на инвентаризация в Excel, създайте файл с каквото и да е име. Например, може да звучи като "Склад". След това попълваме справочните книги. Те трябва да имат приблизително следната форма:

Че заглавията не са "избяга", те трябва да бъдат фиксирани. За да направите това, в раздела "Преглед" в Excel, трябва да кликнете върху бутона "Плосък области".

По същия начин таблицата "Купувачи".

Осигурете удобен и частично автоматизиран счетоводна складова програма Безплатно може да създаде в него помощния указател за празниците на стоките. Вярно е, че ще се изисква само ако компанията има няколко магазина (складове). Що се отнася до организациите, които имат една точка на издаване, няма смисъл да се създава такава директория за тях.

Собствена програма "Склад": създайте лист "Енория"

На първо място трябва да създадем таблица за номенклатурата. Неговите заглавия трябва да изглеждат като "Име на продукта", "Сортиране", "Мерна единица", "Характеристика", "Коментар".

след това:

• Избираме обхвата на тази таблица.
• В полето "Име", разположено точно над клетката с името "A", въведете думата "Table1".
• Същото се прави и със съответния обхват в листа "Доставчици". Това се отбелязва с "Таблица 2".
• Определянето на приходите и разходите се извършва на два отделни листа. Те ще ви помогнат да запазите инвентара в Excel.

За таблицата "Пристигане" трябва да изглежда като картинката по-долу.

Автоматизация на счетоводството

Счетоводната отчетност в склада в Excel може да се направи по-удобно, ако потребителят може да избере от готовия списък на доставчика, името на стоките и счетоводната точка.

В този случай:

• мярката и кодът на продавача трябва автоматично да се показват в таблицата, без да се засягат операторите;
• номерът на фактурата, датата, цената и количеството се въвеждат ръчно;
• програмата "Склад" (Excel) изчислява цената автоматично, благодарение на математическите формули.

За да направите това, всички директории трябва да бъдат форматирани под формата на таблица, а за колоната "Име" да се създаде падащ списък. За да направите това:

• изберете колоната (с изключение на горната граница);
• намерете раздела "Данни";
• кликнете върху иконата "Проверка на данни";
• в полето "Тип данни" търсим "Списък";
• в полето "Източник" посочваме функцията "= INDIRECT" ("номенклатура! $ A $ 4: $ A $ 8") ".
• поставете отметка в квадратчето до "Игнориране на празните клетки" и "Списък на валидните стойности".

Ако всичко е направено правилно, когато попълвате първата колона, можете просто да изберете името на продукта от списъка. В колоната "Единица. промяна "се появява съответната стойност.

По същия начин се създават и AutoComplete за колоните "Code" и "Vendor", както и падащ списък.

За попълване на колоната "Разходи" използвайте формулата за умножение. Той трябва да изглежда като "= = цена * количество".

Необходимо е също така да се създаде падащ списък, наречен "Счетоводни точки", който да показва къде са изпратени стоките. Това се прави по същия начин, както в предишни случаи.

"Лист завой по завой"

Сега, когато почти сте създали удобен инструмент, който позволява на вашата компания да съхранява инвентара в Excel безплатно, остава само да научим нашата програма да показва доклада правилно.

За да направите това, ние започваме да работим със съответната таблица и в началото на периода от време излагаме нулите, тъй като ние ще запазим запасите от запаси. Ако това беше направено по-рано, в тази колона трябва да се покажат остатъците. В този случай мерните единици и имената на стоките трябва да бъдат взети от номенклатурата.

За да се улесни управлението на инвентара, програмата може свободно да попълва колоните "Изпращане" и "Получаване" чрез функцията РЕЗЮМЕ.

Ние считаме остатъка от стоките в склада, използвайки математически оператори.

Ето програмата "Склад". С течение на времето можете независимо да правите корекции в него, за да правите отчитането на стоките (вашите продукти) колкото е възможно по-удобно.