Как мога да преобразувам Excel в PDF?

Често, когато приключите с работата с документи на Excel, трябва да отстраните възможността за редактиране. Един от начините да постигнете желания резултат е да преобразувате Excel в PDF формат.

Превод в редактора

Един от най-лесните начини да конвертирате Excel в PDF е да запишете документ в този формат. За да направите това, изберете менюто "Файл", където кликнете върху "Запазване като".

В отворения прозорец ще бъдете помолени да изберете пътя и името, под които файлът ще бъде запазен, както и разширението, където трябва да намерите PDF файла. След като изберете параметрите за оптимизация и обхвата на запазените данни, можете да кликнете само върху бутона "Запазване". В резултат на това ще бъде създаден файл на избрания адрес, който съдържа цялата маркирана информация.

Използване на добавката

Въпреки това, в някои ранни версии на Excel няма PDF файл в списъка с валидни формати. В този случай трябва да използвате друг метод, като инсталирате специална добавка за програмата. Това ще ви позволи да конвертирате Excel в PDF, дори ако няма програма, която да работи с този формат. Този плъгин се нарича Запазване като PDF и XPS. Тя може да бъде изтеглена безплатно от официалния сайт на Microsoft.

След като инсталирате приставката, за да съхраните документа в PDF формат, трябва да следвате три прости стъпки. В менюто "Файл" трябва да намерите елемента "Запазване и изпращане" за версиите на програмата за 2007 и 2010 и "Запазване като" за останалите. В първия случай изберете "Create PDF / XPS document" в менюто, което отваря прозорец с настройки, подобни на параметрите за запазване на документ в редактора. Във втория случай в разширеното меню трябва да намерите PDF или XPS, които ще набират същия прозорец. Точно както в редактора, добавката подканя потребителя да запази целия документ и да остави само избрания набор от клетки в таблицата.

Специални услуги

Ако няма възможност да използвате методите, предложени по-горе, тогава специален конвертор може да преобразува Excel в PDF. В момента има както специални онлайн услуги, така и програми, които не изискват връзка с мрежата. Тези и другите използват същия алгоритъм на действията, давайки подобни резултати.

В случай на използване на уеб приложения, трябва само да изтеглите необходимия документ и след известно време трябва да изтеглите резултата. В офлайн програмата просто трябва да изберете подходящия файл, да зададете параметрите и пътя за записване на документа. Едно от предимствата на конвертора (PDF към Excel) е, че може да се превежда и без използване на специални програми.

Обратна реализация

Може да се наложи да възстановите оригиналния формат, ако е необходимо, за да продължите да работите с файла. Така че, ако преобразувате Excel в PDF, тогава всички данни ще останат, но формулите няма да са достъпни за потребителя. По този начин, искайки да запазим процеса на получаване на тайни резултати, е достатъчно да извършим преобразуването на документа два пъти. И ако редакторът може да се преведе и в Портативен формат на документа, тогава само PDF конверторът в Excel е гарантиран, че връща данните.