Какво е управлението на проекта? Плюсове и минуси

Управлението на проектите е неразделна част от модерната система за управление в Русия. Много местни и чуждестранни компании използват управлението на проекти за подобряване на качеството на продуктите и услугите, намаляване на разходите, увеличаване на печалбите. Какво е управлението на проектите и какви са основните му предимства?

Какво представлява проектът?

Концепцията за "проект" може да се интерпретира по напълно различен начин. Първият вариант включва дефиниране на проекта като набор от документи, на които е възможно да се построи сграда или структура. Тази статия ще обсъди второто значение на думата "проект".

Има много дефиниции на проектите, въпреки че всички те се съгласяват едно: проектът е идея, която поема изпълнението на конкретна материална задача в ограничен период от време. В този случай главният характеристики на проекта:

• Уникалност (проектът е това, което е създадено за първи път).
• Времеви ограничения (проектът винаги определя времевата рамка за изпълнението му).
• Целесъобразност (проектът винаги се изпълнява за решаване на конкретни проблеми, изразени като правило в количествени единици за измерване).

Ако всички три условия са изпълнени, тогава съвкупността от действия може да се нарече проект.

Програми и портфейли от проекти

Проектите често се обединяват в програми и портфейли. В същото време програмите се наричат ​​съвкупност от проекти, обединени от обща цел. Например програмата за подобряване на качеството на образованието на населението може да включва проекти за увеличаване на заплатите на учителите с 20%, изграждане на 15 нови училища, издаване на 26 нови учебника по основни теми.

Портфолиото на проекта съчетава проекти, финансирани от един единствен източник, независимо от техните задачи. По този начин, портфолиото на N може да включва проекти за благотворителност, за изграждане на нова корпоративна офис, за да отбележат годишнината от директорите и ще увеличи годишен оборот от 10%.

Проектите в портфейлите и програмите трябва да имат и трите основни характеристики, описани по-горе.

Основни принципи на управлението на проекта

С оглед на динамично развиващия се пазар на технологии, предназначени да улеснят процеса на управление, е трудно да се назоват конкретни методи, които напълно описват управлението на проекта.

Управлението на проекта включва много подходи и инструменти и се основава на следните основни принципи:

• Ориентация към резултата. Този принцип се определя от смисъла на понятието "проект". Управлението на проекта не е само управление на качеството, а целесъобразен набор от взаимосвързани действия.
• Принципът на "триъгълника на проекта". При управлението на проект трябва да се ръководи от взаимозависимостта между: време, бюджет, качество на проекта. Промяната на един от факторите води до промяна в другите, което ги прави страни на един триъгълник.
• Отчитане на жизнения цикъл на проекта. Животният цикъл на проекта започва с формирането на самата идея за създаване на проект и завършва с изтичането на срока, определен в проекта. Животният цикъл на проекта като правило завършва в началото на жизнения цикъл на продукта, създаден в резултат на проекта.
• Процес подход към управлението. Този принцип включва оценката на проекта като съвкупност от процеси, свързани помежду си и завършващи междинни суми под формата на полуготови продукти или важни документи. Този подход позволява наблюдение на изпълнението на проекта без така наречените "слепи зони".

Методи за стимулиране на участниците в проекта

На стимулирането на участниците в проекта обикновено се обръща особено внимание, когато управлението на проектите е избрано за конкретни задачи. Управлението на проекти обикновено включва материални и нематериални мотивационни механизми.

Материалните стимули включват бонуси, глоби, допълнителни такси за ранното приключване на междинните задачи.

Нематериалните методи на мотивация включват грамотност и дисциплинарни дарби под формата на компенсаторни отпуски, както и разгръщане на конкуренцията между участниците в конкурса.

Основни етапи на управлението на проекта

Управлението на проекта се осъществява чрез етапите на жизнения цикъл на проекта и фазите на сложността на управлението. Връзката между фазите и фазите е дадена в таблицата по-долу.

По този начин областите на управление на проекти включват финансови, персонални, структурни области на организацията.

Области на приложение на управлението на проекти

Структурата за управление на проекти включва разделянето на всички произведения на организацията в проекти, които са ограничени по отношение на време и целеви показатели. В същото време се формират екип от всеки проект и екип от ръководители на проекти, които докладват на главата за напредъка на проекта си.

В тази връзка, управлението на проекти се използва по правило в организации от различни отрасли и размери с широк спектър от едновременно изпълнени поръчки. Въпреки това, в малкия бизнес се прилага управление на проекти за решаване на конкретни задачи за модернизиране на производството или, например, въвеждането на нов продукт.

Управление на проекти в строителната индустрия

В строителната индустрия е особено важно прилагането на методологията за управление на проекти. Фирмите, занимаващи се с функциите на клиента или изпълнителя, управление на проекти използва естествена разделение на работата по проектите (принцип на продукта, което означава, че изграждането на всяка сграда - отделен проект), а най-добре структурата за управление на практически не изисква никаква сериозна реконструкция.

Управлението на организацията на проекта също често се осъществява на проектна база, като успешно се използват вече създадените екипи от дизайнери като екип по проекта.

Управление на проекти в държавни структури

Управлението на проекти в правителството е съвсем нова тенденция на модерността. Методът за управление на програмите, който се развива от съветския период, вече е под формата на управление на проекти в цялата страна. Сега, за да се решат стратегически важни задачи за държавата, се използват програми, които включват индивидуални проекти с целеви показатели и срокове за изпълнение. Самата методология за управление на подобни програми обаче все още далеч не е идеална и изисква модернизация и обновяване.

Опит в изпълнението на управлението на проекти в региона Белгород

Публичната администрация на проекта се оказа добре в целия свят. В Русия има опит в използването на тази технология в региона Белгород.

Този мащабен експеримент засегна почти всички аспекти на държавната служба в региона Белгород. Сред основните елементи са: Обучение по управление на проекти, организационна и методологическа подкрепа, полеви инспекции, мотивация, оценка на компетенциите на служителите, експертни комисии за преглед на проекти.

Управлението на проекта в региона Белгород вече включва колегиални органи на управление на проекти:

• Междуведомствена комисия, която управлява дейностите по проекта.
• Експертни комисии в индустрията, решаващи за откриването / закриването на проекти.
• Регионален офис на проекта, който контролира спазването на методологията за управление на проекти.

Принципът "един прозорец"

В рамките на прехода към управление на проекти, регионът Белгород през 2010 г. премина към координацията на инвестиционните проекти чрез системата "one window", известна сега в Москва. Ролята на този прозорец се изпълнява само от една от нововъведените услуги - регионалния офис на проекта. Сега точно един месец от момента на кандидатстване в офиса на проекта, бизнес единицата получава документ за одобрение.

Автоматизирана информационна система "Управление на проекти"

Информацията и техническата поддръжка за управлението на проекти в региона Белгород се осъществява чрез автоматизирана информационна система (AIS) "Управление на проекти". Това е уеб приложение, което не изисква инсталиране на допълнителен софтуер и изпълнява следните функции за проекти, портфейли и програми:

• Съхраняване на регистър (база данни).
• Scheduling.
• Бюджетиране.
• Мониторинг на изпълнението на регионално и общинско ниво.
• Разпределение на властта и отговорност на екипа.
• Промяна на съдържанието.
• Система за предупреждения за предстоящи и предстоящи събития за проекти.
• Workflow.
• Автоматизирано аналитично отчитане.
• Интеграция с електронното правителство на региона Белгород.

Предимства и недостатъци на управлението на проекти

Описаният опит в изпълнението на управлението на проекти в региона Белгород бе успешен. Ефектът от тези промени се изразява предимно в увеличението на темповете на растеж на брутния регионален продукт от 0,1% (повече от 3 млрд. Рубли), намаляване на времето, прекарано на координацията на проекти (по 2 месеца на проекта) и увеличаване на скоростта на развитие на инвестициите в региона от 23 %. Въпреки това, най-важният резултат - е формирането на мисленето на проектиране в служителите, които активно се опитват да анализират и да се реши проблема, понякога неконвенционални, иновативни начини.

Мотивация и преструктуриране на структурата за управление дава положителен ефект не само за държавната служба, но също така и за бизнес, създаване на благоприятен инвестиционен климат и премахване на пречките пред предприемачеството.

Населението в региона вече участва активно в подбора и контрола на изпълнението на важни стратегически проекти. За хората управлението на проекти е възможност за използване на услуги с високо качество и висока мобилност.

Въпреки всички предимства на структурата за управление на проекти, обаче, съществуват и недостатъци на този подход.

На първо място, преходният период. Отнема известно време екипът на проекта да работи заедно и да изпълнява функциите си като механизъм за сближаване.

На второ място, при изпълнението на управлението на проекта в предприятието търсенето на добър ръководител на проекти може да се забави. Личните и професионални качества на ръководителя на проекта са много високи изисквания: всеобхватна квалификация, пълна потапяне в проекта, опит в управлението на проектите с изискваните специфики.

Третият недостатък на управлението на проекта може да се счита за необходимост от разделяне на ресурсите на компанията между проектите. В "бедните" фирми това може да не е възможно изобщо. Управителите на проекти ще трябва да "се борят" за финансиране и персонал, което е неприемливо в условията на пълен контрол на всички етапи жизнения цикъл на проекта.

Един от най-важните недостатъци на пътя за управление на проекта в дадена организация е наемането на членовете на екипа по проекта и ръководителя на проекта след завършването му. Зареждането на екипа, както е известно, е най-важното правило за успешен бизнес, а в случай на работа по проекта редовно се затварят групи от специалисти, които са лишени от постоянно натоварване.

За да обобщим, можем да заключим, че управлението на проектите е неразделна част от съвременното бизнес пространство, а проучването на неговите основи е просто необходимо за компетентни управленски решения както на държавно ниво, така и в рамките на един бизнес.