Графиката на Гант е вашият асистент в планирането. Каква е диаграмата на Гант и как да я съставят?

диаграма Gantt (Gantt

Какво е това?

Графика Gantt има за цел да илюстрира различните етапи на работа в сферата на малкия и среден бизнес. Визуално представлява прост набор от ивици, състоящи се от две основни оси: случаи и време. Всеки път, когато е определена задача, която трябва да бъде изпълнена.

В диаграмата в допълнение към основните блокове може да има специална допълнителна колона, показваща процента на извършената работа. Специалните етапи - основни етапи - се използват, за да подчертаят две или повече задачи и да демонстрират последователността на тяхното изпълнение.

Графика Gantt е един вид стандарт в областта на управлението на проекти, тъй като с негова помощ е възможно да се покаже визуално структурата на изпълнението на всички фази на проекта.

За какво е графиката на Гант?

Предвид факта, че повечето от хората, е графиката, графиката дава възможност да се реши един от основните задачи и да се покаже на персонала на това, което би трябвало да работи, какви ресурси се използват в процеса и скоростта, с която да изпълнява определени задачи. Цялата информация се представя в компресирана форма, без използването на объркващи таблици и огромно количество текст. В същото време същността е ясна и ясна за всички, без изключение, за участниците в проекта.

Използването на диаграмата значително опростява управлението на проекти на малки мащаби и позволява винаги да се контролира дейността на служителите.

История на появата на първата графика

Първият формат на диаграмата е разработен и тестван от Хенри Л. Гант в началото на ХХ век. Ученият е бил нает да управлява строежа на кораби за употреба през Първата световна война. Специален график му позволява да координира работата на няколко инженери, които контролират изпълнението на задачите в даден момент. Гант започна директно с изброяване на всички необходими задачи и планирането им в съответствие с наличните ресурси.

Важен етап бе демонстрирането на зависимостта на някои задачи от другите. В допълнение, Gant избрана за всеки отделен период от време, по време на която той трябваше да завърши определен вид дейност, посочи кой и какво ще бъде постигнато с оглед на времето, отделено за проекта.

Конструкцията на диаграмата на Gantt се извършва с вертикална ос, представляваща различни задачи, както и с хоризонтална ос, представляваща времето.

Gantt chart в съвременния свят

на метод на планиране не губи значението си в наши дни, защото ви позволява да представите графично представяне на производствения план, опростява мониторинга на напредъка в изпълнението на задачите. Графика Gantt се превърна в толкова мощен аналитичен инструмент, който за почти сто години не е преминал през никакви промени. Едва през 90-те години на миналия век, с цел по-подробно описание на взаимовръзките, бяха въведени комуникационни линии между различните задачи:

• "Finish-start" - действие Б не може да започне преди края на действие А;
• "Start-finish" - действие Б не може да започне, докато не започне действие А;
• "Старт-старт" - действие Б няма да започне по-рано от действие А;
• "Завършване" - действие Б не трябва да завършва преди действието на А.

Съществуват факти, че графиката Гант се използва за конструиране на такива гигантски инженерни структури като Язовир "Хувър" (Las Vegas, 1939) и системата Eisenhower-Highway (която обединява повечето от големите американски градове).

Инструкция: как да се изгради Gantt диаграма в 5 стъпки?

След това ще разгледаме правилата за изграждане на графика на Gantt и ще се опитаме да го създадете сами в електронна таблица на Microsoft Excel.

Стъпка 1. Събиране на данни

За да създадем графика, се нуждаем от следните данни:

• координатите на всички набори от данни (където трябва да започне всяка колона);
• името на всеки етап;
• продължителност на всеки етап.

За удобство ги въвеждаме незабавно в съответните полета в таблицата. След като въведете цялата необходима информация, можем да продължим да създаваме самата диаграма.

Важно: Уверете се, че всички формати на данни са точно зададени: по-специално, това се отнася за дати.

Стъпка 2. Създаване на оформлението

Значи знаем целта на планирането и ключовите данни, въз основа на които ще градим график. Сега в прозореца на табличния процесор трябва да отидете в секцията "Insert -> Chart", след което да кликнете върху елемента "Line". Нуждаем се от обикновени, но с натрупване, тъй като само в нея се предоставя втора поредица от данни, която в нашия случай ще бъде основна.

Стъпка 3. Изтрийте целия излишък

За целта програмата предвижда специални инструменти. На диаграмата, която се показва на екрана, трябва да го направите курсора на мишката на синия бар, кликнете върху него с десния бутон и изберете "Формат на сериите за данни" в менюто, което се показва. Ще се появи прозорец, в който трябва да отидем до елемента "Попълване" и да изберете "Без попълване". След това диаграмата ще изглежда така:

Стъпка 4. Довършителни работи

Тъй като по подразбиране всички данни в нашата графика са в реда отдолу нагоре, ще трябва да я променим донякъде. За да направите това, щракнете с десния бутон на мишката върху категориите на осите (този близо до който имаме списък с задачи), отидете на прозореца "Format axis". Ние незабавно отваряме раздела, от който се нуждаем - "Параметри на осите". Поставете отметка в квадратчето до "Категории за обратна поръчка". Всъщност, диаграмата на Gantt вече е готова, има само няколко полезни trivia останали.

Стъпка 5. Форматиране

Така че, ние продължаваме да работим по графика. Както можете да видите, все още не изглежда толкова добре и сега ще го поправим с помощта на самия процесор:

1. Начертайте графиката на желания размер, като използвате стрелката в горния десен ъгъл.
2. Изберете всички дати в таблицата, кликнете върху областта за избор с десния бутон на мишката и отидете на "Format Cells -> Number". Този раздел представя основните цифрови формати, с които работим. За да не се придържат надписите, съветваме ви да изберете по-кратка версия на записа. След това отново кликнете с десния бутон върху оста с датите в диаграмата, изберете "Axis Format -> Number" и маркирайте квадратчето "Link to Source".
3. Изберете легендата (означението "Дата" и "Продължителност" вдясно) и натиснете бутона Изтриване на клавиатурата.
4. Отворете "Axis Format -> Options" и задайте минималните и максималните стойности (пуснати на 15 декември, тъй като това е понеделник и 3 януари). Тук можем да определим цената на основните поделения (това е удобно в случаите, когато например работата по проекта ще продължи няколко седмици или месеци). В нашия случай е по-удобно да оставите стойността по подразбиране (2.0).

Още няколко експеримента с форматирането - и това е красотата, която получаваме в резултат на това. Преди теб - завършената диаграма на Гант. Разбира се, примерът, който дадехме, е много прост - но това е достатъчно, за да разберем същността на този метод на планиране и демонстриране на процеса на изпълнение на определени задачи.

Други програми за създаване на графики

Разбира се, има много други, по-напреднали програми, които улесняват управлението на проектите. Гант схема на всяка сложност може лесно да се изгради с приложения като:

• SchedRoll;
• Дизайнер на Gantt;
• Mindjet JCVGantt Pro;
• Microsoft Project и много други.

В допълнение, има редица онлайн услуги, които предоставят на потребителите си възможност да се планира не само тяхната дейност, но също така и да получават редовни доклади за текущото състояние на е-мейл уведомление за задачи. Не може обаче да се отрече фактът, че поверителността на съхраняваните в мрежата данни е застрашена и дори стационарният софтуер, инсталиран директно на компютъра на потребителя, има по правило много по-голяма функционалност и надеждност.

Предимствата и недостатъците на метода

И накрая, струва си да разгледаме подробно основните предимства и недостатъци на описания метод на планиране и управление.

Основното предимство, несъмнено, е графичното представяне на материала. Като правило е удобно за бизнесмените да работят с графиките на Gantt - те харесват възможността да определят ясно и да определят етапите на работа по проекта. Поради представянето на задачите под формата на различни цветови ленти, всички членове на екипа могат буквално да определят задачите си на пръв поглед.

Трябва също така да се отбележи, че графиките на Gantt са отличен инструмент за представяне, който може да покаже основните приоритети на проекта. Това означава, че след като лицата, вземащи решения, разпределят и разпределят всеки от наличните ресурси, екипът незабавно се запознава с това и следва допълнителни инструкции. Тази характеристика на диаграмата на Gantt е изключително полезна за висшите мениджъри - използвайки я, много по-лесно е да подготвите подробен и широк отчет за състоянието на изпълнението на различни проекти.

Въпреки това, както всеки друг метод за планиране, диаграмата на Гант има своите недостатъци. Една от тях е зависимостта на задачите. Доста често в този процес проектни презентации мениджърите трябва да посочат кои от тези задачи са свързани помежду си. Но, за съжаление, самият формат на диаграмата не позволява това. За да се заобиколи това ограничение, мениджърите прибягват до различни трикове: например добавете специални вертикални линии към диаграмата, които показват зависимостта на ключовете. Това обаче е само временно решение, което не е в състояние да предаде цялата информация.

Друг недостатък на графиките на Gantt е тяхната гъвкавост. Днес проектите не са статични - те постоянно преминават през някои промени, смени, които не могат да бъдат взети предвид в диаграмата. Преди да започнете да планирате графика, мениджърите трябва да пресметнат всичко до най-малката подробност, защото при най-малката промяна в резултата трябва да преначертаете цялата диаграма от нулата. И това не споменава факта, че липсва и възможността да се илюстрират няколко различни начина на планиране едновременно.

Независимо от това защо ви е необходима диаграма на Гант, програмата (дори най-напредналият) няма да може да покаже значението и потребността от ресурси на тези или други произведения, тяхната същност. Ето защо, при изключително мащабни проекти се използва изключително рядко.

Независимо от това не може да се отрече, че в практиката на управление на проекти този метод е изключително разпространен - ​​повече от един век от неговата употреба хората са имали възможност да проверят ефективността и ефективността си.