Когато надписът е "номериран, обвързан и запечатан"

Сред текущите и архивни документи често се намират документи, на гърба на които има надпис "номериран, вързан и запечатан". Кога и за какви цели се използва този метод? С това трябва да разберем по-подробно.

Необходимост от фърмуер

В процеса на извършване на офиса специалистите понякога трябва да се справят с многостранични документи. Ако това е обикновена кореспонденция или хартия за ежедневна употреба, тогава е обичайно да комбинирате листове с хартиени клипове или със скоби. Този метод позволява по всяко време да разделите документа на части или да промените листовете на места. В някои случаи това обаче е абсолютно неприемливо. За да се запази целостта на документа, е необходимо:

• когато го прехвърлите в архива;
• да проверявате отделните копия;
• за подаване на отчети до данъчната инспекция и други фондове;
• при подаване на пакет документи за регистрация.

В този случай се приемат многостранни бизнес документи, които трябва да бъдат зашити, и в крайна сметка да се постави на гърба им надпис, който да е отпечатан с надпис "номериран, вързан и запечатан".

Подобна версия на дизайна е въведена дори на основата на GOST R 51141-98 "Офис работи и архивен бизнес", както и поръчка Rosarkhiva № 76 от 23 декември 2009 г. Тези нормативни актове детайлизират изискванията за обработените документи, както и методологията и препоръките за техния фърмуер. Задължителен елемент в случая е кредитната карта, на която е написана "номерирана, обвързана и запечатана".

Правила на фърмуера

За да отделите отделни страници в един документ от няколко листа, ще ви е необходимо:

• плътна нишка;
• игла с широко око;
• шило;
• ножици;
• служебно лепило;
• лист бяла хартия.

Най-простата версия на шева е направена на три дупки. Цялата работа се извършва на няколко етапа:

1. На първо място, в лявата част на комина на документи, за да се направи с шило 3 дупки, разположени на еднакво разстояние една от друга.
2. Вкарайте в иглата и я прекарайте, като започнете от гърба, в средата на пункта. В същото време най-малко 7 сантиметра от нишката трябва да останат в акциите.
3. От предната страна завийте иглата в отвора вляво. Трябва да има един бод.
4. Отзад, прекарайте иглата и завъртете резбата в останалата свободна дупка отдясно.
5. Върнете нишката в средата (на мястото, където е стартиран фърмуерът).
6. Двете остатъци от конеца от задната страна са залепени така, че шевът да е вътре.
7. От цял ​​лист хартия с ножица отрязан правоъгълен парче с размери 2 х 8 сантиметра, след което го поставете върху възела и краищата на конеца.
8. На залепения лист направете надпис "номериран, завързан и запечатан", като посочите броя на свързаните листове (на цифри и думи). Малко по-нисък е подписът и неговото декодиране.

Така стилизираният документ може безопасно да бъде изпратен до местоназначението.

Фирмени дневници

Съгласно правилата за провеждане на канцеларската работа във фърмуера, са необходими и много счетоводни книги, в които отговорните служители регистрират входящите документи. Това е необходимо за защитата, съдържащата се в тях информация и удобството за търсене. Разбира се, е по-лесно да прелиствате няколко страници в точното време, отколкото да прегледате куп документи, които например не би трябвало да бъдат на разположение на трети страни. За такива цели започват много предприятия регистрационен регистър. Това е книга с чрез номериране, в който се води постоянна регистрация на документи от определен вид (трудови книжки, издадени пълномощни, заповеди, встъпителен брифинг за ДТ и други).

Регистрационният регистър трябва задължително да има достатъчно здраво покритие, за да се предпази от естествено износване. Освен това всички листове, които са вътре в него, задължително трябва да бъдат номерирани и зашити със здрава резба. Краищата на шнура трябва да останат във вътрешността на капака и да са запечатани с празен лист хартия, на който обикновено се прави обикновен шрифт.

Гаранционен лист

След фърмуера документите трябва да бъдат заверени с подписа на ръководителя на фирмата и печата на фирмата. Това е необходима мярка, която се използва, така че някои безскрупулни служители да не могат да извършват фалшифициране и да заменят някои от регистрационните записи. Като гаранционен лист обикновено се използва парче празна хартия с правоъгълна форма. Той трябва да бъде залепен така, че елементите на фърмуера (конекторът и останалата част от нишките) да бъдат блокирани колкото е възможно повече. Нагоре, отговорният работник трябва да направи надпис с определен образец. В някои предприятия се използва специален формуляр за това: "вързани, номерирани и запечатани".

Можете да въведете текста на компютъра и след това да отпечатате готовите проби в точното количество. Под заглавието блок, обикновено показва позицията на отговорното длъжностно лице (управител), както и подписването му с подробно декодиране. Този лист за проверка завършва с датата на фърмуера на този документ.

Обхват на документите, които трябва да бъдат удостоверени

Преди да влезете във фърмуера, трябва да номерирате всички листове, включени в този документ. Има определени правила за това:

1. Числата не са номерирани, а листовете.
2. Цифрите обикновено се поставят в горния десен ъгъл във възходящ ред.
3. Записите се правят на арабски цифри (в редки случаи се разрешава използването на римски цифри).
4. Лист, съдържащ отделни фрагменти, е номериран в общия ред. Освен това инвентаризацията му се съставя отделно.
5. При наличие на залепване целият лист получава един стандартен номер.
6. Ако документът съдържа вътрешни приложения, те също трябва да бъдат номерирани отделно.
7. Понякога при архивиране в случая има писма. В този случай, първо пликът е номериран, а след това - какво е в него.

Общият брой на листовете е посочен два пъти в текста на дословно надписа. Първото нещо е цифровата стойност, а след това в скоби - с думи.

От 2013 г. насам в Русия влязоха в сила нови изисквания за обработка на ценни книжа, прехвърлени на други организации. Но, независимо от факта, че не се споменава на задължителната фърмуера, много компании продължават да използват старомодния начин на изготвяне на настоящия документ.