Документиране. Как правилно да шиете документи?

Преди да се работи с документацията, се изисква най-задълбоченото запознаване с големия брой необходими инструкции, отнасящи се до въпросите, свързани с обмена на документи и управлението на документацията. Тези стандарти са доста сложни и съдържат голям брой от всякакви малки детайли и нюанси. Как да шият документи в ъгъла? Какво съдържа прикаченият инвентар? Възможно ли е да подадете счетоводни документи с термосвързваща машина? Началният чиновник има нещо, което да разбие главата му.

Тривиален бизнес?

На пръв поглед процедурата за подаване на дело и поставянето му в архива е доста проста, но практиката показва обратното. В случай на нарушение на някое от правилата за водене на отчетност, тази институция ще откаже да приеме документа, който е предаден, и ще трябва отново да започнем цялата работа. Ако такива ситуации вече са се появили в живота си, прочетете нашата статия - ще се опитаме да разберем този проблем.

Защо подават документи? Има ли някакви стандарти, които управляват тази процедура? Да, и има много от тях. Това е преди всичко за методологическите препоръки за управление на записите, които бяха одобрени през декември 2009 г. по заповед на Розархив. На второ място - за GOST R 51141, посветен на архивния бизнес и управлението на записите и съдържащ всички необходими дефиниции и термини. Освен това съществуват и други правни норми, според които документацията е зашита.

Да започнем с корицата

Ако театърът започва с закачалка, тогава нашата процедура - не по друг начин освен с корицата. И изборът на картон "кора" - една от първите задачи в процеса на "опаковане" на документа. На пръв поглед няма да намерите разликата между многобройните съществуващи сортове. Но, като погледнете тясно, вие ще разберете, че покриващите са стандартни, нестандартни и също така се използват за дългосрочно съхранение.

Най-често можете да намерите стандартен формат на покритието 229х324 мм. Използва се във всички случаи, когато се пришиват листове със стандартен размер. Ако поради определени причини документът има доста специфичен външен вид и параметри, се изисква нестандартна версия на корицата. Последният тип се отнася до този, в който документите ще се съхраняват за 25 или повече години.

Съгласно законодателството такива покрития са направени само от твърд картон поради значителен работен период. Необходимо е да се предприемат мерки за запазване на подходящия вид документ и годността му за употреба след сериозен интервал от време. Документите, предназначени за доставка в държавния архив, се съхраняват в капаци, изработени от такъв материал като безкислородния картон.

Нека да поговорим за номерацията на листа

Преди да подадете правилно документи с нишки, те трябва да бъдат сгънати в правилната последователност. След това процедурата за номериране се извършва с обикновен прост молив. Основното правило тук е да номерирате листовете, а не страниците на документа. На всеки лист е поставен арабски номер в горния десен ъгъл. В същото време нашите марки не са длъжни да "пълзи" в текста. Общото номериране на листовете не се прилага инвентаризация на документи.

Какви тънкости има в процеса на номериране? Ако броят на документите, които трябва да бъдат прикрепени, съдържа буква или няколко от тях, първо, пликът се номерира, а след това последователно - всеки от листовете, приложени в него. Ако броят на входящите единици е над 250, обичайно е да го разделите на няколко обекта. Всеки от тях има свой номер.

В архивния файл може да има документи, които имат отделно номериране на собствените си страници, например периодични издания. Но като заведат случая в архива, те са преброени между другото, без да нарушават общия ред.

Ако приложеният лист има голям формат, обичайно е да го разгънете и да фиксирате фигурата вдясно в горния ъгъл. Трябва да е възможно свободният достъп до текста. Ако на някой от листовете са поставени отделни фрагменти с невъзможност за тяхното изключване, целият даден пакет е номериран като един. Винаги е необходимо да се направи опис на всяка от залепените парчета, което се прави на гърба или на свободното пространство. Позоваването на поставения документ трябва да присъства в надписа или в бележките към общия списък с посочване на името. Най-често такива инвестиции на свободна практика са проверки, извадки или снимки.

Корекция на грешки и инвентаризация на документи

В случая, когато в хода на операция позволи някои не много сериозна грешка (например, прескочи двойката листа), вместо цялата решетка отново преномериране да използвате писмо предназначение. Но номерата в другите листове не се променят. Елиминирането на такива грешки е възможно само в съгласие с персонала на архива. Ако се открият груби грешки, документът трябва да бъде номериран отново. Старите числа се пресичат колкото е възможно по-внимателно и добавят нови. В този случай подновеното номериране отново се потвърждава от буквален надпис.

Без инвентаризация няма да получите никакъв архивен бизнес. Информацията, съдържаща се в нея, се отнася до заглавието на документа, датата на съставяне, анотацията и самата таблица, посочващи номерата на номерата на номерата, техния брой и бележки (ако е необходимо). Тя завършва с информация за броя на документите под формата на число, дублирано с думи, след което всичко е запечатано с подписа на чиновника с дешифрирането на името.

Как правилно да шиете документи с нишки

Когато започнете процедурата за шиене, трябва да сте сигурни, че всички необходими материали и инструменти са на върха на пръстите ви. В допълнение към действителната работа, ще ви трябва шлифован шнур, игла, картон за подаване на документи и специални конци. Тъй като последните са запазени банкови връзки, кърмата или пробитите конци L-210. Последният сорт се използва по-често за работа в офиса.

В началото на работата, всички скоби и други метални предмети се изваждат от документа, а листовете на файла се сгъват равномерно с чист крак. От лявата страна в полето пространство, три дупки са направени с игла или шир. За да ги поставите е най-добре в средата на свободното пространство, което е предназначено да бъде отляво за вдлъбнатина, т.е. на разстояние около един и половина сантиметра. Тази забележка е важна, защото в противен случай ще бъде трудно да ги прочетете след подаване на документи.

Съвети за удобство

Ако гладките ръбове на дупките са от основно значение за вас, вземете удар. Но не забравяйте, че твърде много листа са твърде трудни за него. Уверете се, че и трите дупки са равномерно разположени на разстояние около 3 см един от друг, а средният трябва да пада върху средата на страницата.

За да се предотврати повреждането на заглавната страница и свиването на калъфа, често се препоръчва закрепването на предните и задните седалки с картонени ленти. Върху нея ще премине нишка. Обичайният размер е 70 см. Но във всеки случай зависи от дебелината на стека.

Как да боя 3 дупки

Ето съдържанието на алгоритъма за такова подаване на документи. Първо, иглата преминава през средата на дупките, като края на нишката остава на долната страна. Тогава трябва да го поставите в горната част на дупките. В резултат на това и двата края са поставени на завоя от куп пробити листа. Иглата се издърпва през долната част на дупките и издърпваме конеца от предната страна. След това отново спуснете иглата в средния отвор. По този начин нашата нишка беше изтеглена през всички необходими отвори, след което и двата й края са закрепени на гърба на документа със силен възел. Съветите са дълги около 5 см.

Директно на възела лист хартия е залепен с вербален надпис. По-долу ще разгледаме технологията на нейното производство.

Документът може да бъде зашит с 4 дупки. Как да направите това? Процедурата изобщо не е сложна. Четири дупки преминават вертикално симетрично с устройството на една ос. Оставяйки опашката на конеца от гърба на първата дупка, бодам шевовете, след което свързваме възела по същия начин, както е описано по-горе. Фърмуерът трябва да се дублира два пъти, за да се осигури здравина и надеждност.

Писмо за увереност

Следващата стъпка след номерирането и фърмуерът ни дава словенски надпис. Какво е това? Това е стикер с размери 4х6 см с текст "Пръстен и номериран hellip- листа "(броят им се обозначава с номер и думи). На следващо място, уточни позицията на работника или служителя, моля документира датата и личен подпис. Ако искате да се запечата сертифициране, тя трябва да се отбележи. Надписът е залепен на върха на възел завързани нас съвети, които прежди по този начин следва да останат свободни. подпис сложи в края на процедурата, когато лепилото изсъхне. това се прави, за да се избегне тяхното разпространение. печат (ако има такъв), за да остави част от листа от страна на самия надпис.

И само след като случайът е зашит, номериран, запечатан с подпис и печат, той може да бъде изпратен в архива.

Отношението към дословно надписа трябва да бъде сериозно и внимателно. Именно тя е документалното доказателство за неприкосновеността на делото. В случай на нарушение на неговата почтеност или пристрастия документът може да не бъде приет от контролните органи или да бъде оспорен пред съда.

Какво и защо ние сме шев

Всички документи, които подлежат на предаване в архива или в някой от контролните органи, включително данъчната инспекция, пенсионния фонд и много други, се събират безпроблемно. Не можете да слагате документи, залепени заедно или сковани със скоби. Както вече беше споменато, в случай на разкриване на несъответствие с нормите за водене на записи, просто няма да го приемете.

Тази процедура е предмет главно на документи за персонала и счетоводството. Тези от тях, документи, за които приключиха, една година по-късно да бъдат депозирани в архивите на организацията или предприятието. В специални архивни институции се прехвърлят случаи с минали периоди на задържане. Тя се определя от закона в зависимост от вида на документа. Например, най-малко 75 години са необходими за съхраняване на нотариални записи, счетоводни книги и документи с информация за персонала.

Срокът на годност на дизайнерските чертежи е много по-малък - само 20 години. Фотодокументацията се провежда за 5 години. Архивните институции подлежат на предаване на бизнеса, както на публичните, така и на частните предприятия. В същото време задачата на всяка недържавна структура е да сключи договор за това с Федералната архивна служба.

Трябва да се помни, че само длъжностните лица, които имат това задължение, се записват в длъжностната характеристика. В случай на лошо свързване на документи, определени санкции ви очакват, особено ако има промени или недостиг на някои важни листове.

Нека се върнем към технологиите за свързващи вещества

Методите за шиене, описани по-горе, са подходящи както за архива, така и за данъчната проверка. Но подаването на счетоводни документи, съхранявани за дълго време (повече от 10 години), трябва да бъде особено силно - по-често на 5 дупки. Проверяващият надпис се изработва върху специална хартия, за да се види ясно възела под етикета и няма съмнение за целостта на документа.

Ако условията на офис перфоратор конвенционалните канцеларски Перфоратор за, а след това, ако е необходимо, да се издават на големи обеми от документи на хартиен носител (например, в печат) използват професионално оборудване под формата на пробивни машини или обвързващ машина. Такива механизми имат сериозен капацитет и могат да бъдат ръчно или електрически.

Машинен механизъм

В сърцето на тези системи или машини е класическият метод, използващ пружини. Такава свързваща машина е снабдена с перфориращо устройство. Друг механизъм е да поставите документа върху пластмасова пружина, след което към дъното и горната част на устройството се добавят картонени или пластмасови капаци.

Предимството на свързващата машина е възможността за закрепване на много големи документи. Дебелината на блока може да достигне до 500 страници. Също така - способността да изтривате или добавяте страници и листове към вече преплетения документ. Недостатъците са доста сериозни трудности и не много висока сила.

Ако подвързване машината за подаване на документи, снабдена с метални пружини, който е разположен в определена стъпка и щанцовани отвори, съответно, за да го блокира хартия се носят върху гъвкава еластична ламарина, която след това се пресова и заключена. Предимства на устройството с метални пружини - в по-изявена окончателна форма и повишена надеждност в сравнение със свързването на пружини от пластмаса. Но не можете да вмъквате или премахвате листовете без повреди.

В допълнение към изворите има устройства, действащи на принципа на свързване към пластмасов гребен, чиито зъби са навити. Също така има връзка със спиралата, която знаем от календарите за календари, тетрадките и дневниците. След перфорирането на дупките в тях, спираловидните ветрове (3-4 завърта ръчно, останалите автоматично).

Напредъкът не спира

Какво е термичното свързване? Това е модерна машина за свързване на документи, в която е възможно бързо и еднокомпонентно свързване. С помощта на термосвързващи машини е възможно да се попълни голям брой материали, както и да се направят единични копия. Тази опция е особено подходяща за изпращане на доклади, договори и промоционални материали.

Машината работи за този вид свързване, като използва термични пръчки и термични листове с различни цветове и размери. В зависимост от броя на листовете на кутията, се избира термично покритие с определена дебелина, след което всичко се сглобява в апарата. Вътрешността на края на капака е намазана с слой полимерно лепило. Машината е снабдена с нагревателен елемент, поради което този полимер се стопява и всички листове се залепват в горещия слой.