Разширен филтър в Excel: примери. Как да направите разширен филтър в Excel и как да го използвате?

Много от служителите на различни организации, които имат по някакъв начин да се работи с Mircosot Excel, дали обикновените счетоводители и анализатори често са изправени пред избора на определен брой стойности от широк спектър от данни. За да се опрости изпълнението на тази задача, беше създадена система за филтриране.

Нормален и разширен филтър

В Excel показва обикновен филтър, който започва с "данни" в раздела - "Филтър" (Data - Филтър в английската версия на програмата), или с помощта на иконата на лентата с инструменти, подобни на конусовидна фуния за прехвърляне на течности в контейнери с тесни отвори.

В повечето случаи този филтър е много оптимален вариант. Но ако трябва да извършите селекция за голям брой условия (и дори няколко колони, редове и клетки), много се чудят как да направят разширения филтър в Excel. В английската версия се нарича разширен филтър.

Първо използване на разширения филтър

В Excel, по-голямата част от работата се извършва с таблици. Първо, това е удобно и на второ място, в един файл можете да запазвате информация на няколко страници (раздели). Над главната таблица е желателно да се създадат няколко реда, от които най-горната част е оставена за заглавката, в тези редове са налице условията на разширения Excel филтър. В бъдеще филтърът със сигурност ще бъде променен: ако са необходими повече условия, винаги можете да вмъкнете друг ред на правилното място. Но е желателно между клетките от редица условия и клетки от първоначалните данни да има една неизползвана линия.

Как да използвате разширения филтър в Excel, примери, разгледайте по-долу.

Прилагане на филтъра

В таблицата по-долу, линии 1 и 2 са за обхвата на условията, линии от 4 до 7 са за обхвата на необработените данни.

За начало въведете съответните стойности в ред 2, от който разширения филтър в Excel ще бъде отблъснат.

За да стартирате филтъра, изберете клетките на изходните данни, след това изберете раздела "Данни" и съответно кликнете върху бутона "Разширени".

В отворения прозорец се показва обхватът на избраните клетки в полето "Начален обхват". Съгласно дадения пример низът има стойност "$ A $ 4: $ F $ 12".

Полето "Обхват на условието" трябва да бъде попълнено със стойностите "$ A $ 1: $ F $ 2".

Прозорецът също така съдържа две условия:

• филтрирайте списъка на място;
• копирайте резултата на друго място.

Първото условие ви позволява да генерирате резултата в пространството, разпределено на клетките от първоначалния диапазон. Второто условие ви позволява да създадете списък с резултати в отделен диапазон, който трябва да бъде посочен в полето "Поставете резултат в диапазона". Потребителят избира удобна опция, например първата, прозорецът "Разширен филтър" в Excel е затворен.

Въз основа на въведените данни филтърът ще формира следната таблица.

Ако използвате условието "Копирай резултат до друго местоположение", стойностите от 4 и 5 реда ще се показват в потребителски дефиниран обхват. Оригиналният обхват остава непроменен.

Лесна употреба

Описаният метод не е съвсем удобен, поради което за подобряване обикновено се използва програмния език VBA, с който са макросите, които позволяват автоматизиране на разширения филтър в Excel.

Ако потребителят има познания за VBA, препоръчително е да проучите редица статии по тази тема и да приложите успешно плана. Ако промените редовете на клетки 2, разпределени в рамките на разширения филтър Excel, за различните условия ще промени настройките нулират веднага и започна отново в правилния диапазон ще формират необходимата информация.

Усложнени заявки

В допълнение към работата с точно определени стойности, разширеният филтър в Excel е в състояние да обработва сложни заявки. Това са вписаните данни, където част от символите се заменя с заместващи символи.

Таблица със символи за сложни заявки е дадена по-долу.

Струва си да знаете, че символът * може да означава произволен брой знаци. Това означава, че с въведената стойност "n *" всички стойности ще бъдат върнати, независимо от броя знаци след буквата "n".

Знакът "?" Означава само един знак.

Пакети от OR и AND

Трябва да сте наясно, че информацията, посочена от един ред в "Обхват на условията", се счита за логически написана (AND) в свързващото устройство. Това означава, че няколко условия се изпълняват едновременно.

Ако данните се записват в една колона, разширеният филтър в Excel се разпознава от свързания логически оператор (OR).

Стойността на таблицата има следната форма:

Обобщителни таблици

Друг начин за филтриране на данните е използването на командата "Вмъкни - таблица - обобщена таблица" в английската версия.

Таблиците, споменати по-горе, работят по същия начин с предварително зададения диапазон от данни и избират уникални стойности, които трябва да бъдат анализирани допълнително. Всъщност изглежда, че работим падащ списък уникални полета (например имената на служителите на компанията) и диапазона от стойности, които се дават при избора на уникално поле.

Неудобството при използването на осеви таблици е необходимостта ръчно да се коригират оригиналните данни, когато се променят такива данни.

заключение

В заключение, трябва да се отбележи, че обхватът на филтрите в Microsoft Excel е много широк и разнообразен. Достатъчно е да приложите въображение и да развиете собствени знания, умения и способности.

Сама по себе си, филтърът е лесен за използване и научаване, лесно да се разбере как да се използват разширения филтър в Excel, но тя е предназначена за приложения, изискващи малко количество от време, за да се направи проверка на информация за по-нататъшна обработка. Като правило не предвижда работа с големи масиви от информация, дължащи се на обичайния човешки фактор. Тук вече са по-внимателни и усъвършенствани технологии за обработка на информация в Microsoft Excel.

Макросите, направени на езика на VBA, са много популярни. Те ви позволяват да управлявате значителен брой филтри, които помагат да изберете стойности и да ги изведете в съответните диапазони.

Макросите успешно заменят работните часове, за да съберат обобщени, периодични и други отчети, заменяйки продължителното време за анализ на огромни масиви само с едно секундно щракване.

Използването на макроси е оправдано и неудобно. Всеки, който е срещнал нуждата от кандидатстване, винаги ще намери, ако е необходимо, достатъчно материал, за да развие знанията си и да търси отговори на въпроси от интерес.