Таблица с резюме на Excel: как да създавате и работите? Работа с плъгинните таблици на Excel

Много офис потребители често срещат редица проблеми, когато се опитват да създават и редактират всякакви офис документи. Често това се дължи на факта, че компаниите използват няколко офис програми, принципите на работа, в които могат да се различават значително. Особено много трудности могат да създадат електронна таблица в Excel.

За щастие, сравнително наскоро се появи MS Office 2010-2013, което не само включва редица актуализиран софтуер за обработка на текстови файлове, електронни таблици, бази данни и презентации, но също така ви позволява да работите с тях едновременно на няколко служители в корпоративна среда е безценен.

Защо новите версии?

За да разберете този проблем, трябва да си представите всички най-значими промени, настъпили в този офис пакет.

Както и преди, Excel е втората най-популярна програма, която ви позволява не само да създавате прости таблици, но и да създавате доста сложни бази данни. Както и при другите компоненти, бутонът "Office" бе добавен към него, като щракнете върху който можете да запишете документа във вида, от който се нуждаете, да го смените или да определите необходимите мерки, за да го защитите. Модулът за защита на документите е значително актуализиран.

Що се отнася до най-значимите промени в Excel, трябва да се отбележи коригирането на много грешки във формулите, поради което в предишните версии доста често имаше доста големи грешки в изчисленията.

Трябва да се каже, че новата версия на пакета не е просто набор от офис програми, а също и мощен инструмент, подходящ за решаване на дори много сложни задачи. Както разбирате, днес ще разгледаме електронна таблица в Excel.

Какво е и за какво е то?

Най-значителната промяна в новите версии на "Office" е напълно преработеният им интерфейс, наречен "създателите на панделка". В лентите всички 1500 отбора са удобно групирани в категории, така че не е нужно да ги търсите дълго. За да се съобразят напълно с тези параметри, разработчиците добавиха към Excel и усъвършенствани осеви таблици.

Днес ще разгледаме Excel "за чайници". Графитните таблици са специален инструмент, при който резултатите от процеса са визуално групирани. Просто казано, с тяхна помощ можете да видите колко различни продукти продава всеки продавач за своята работа. Освен това те се използват в случаите, когато е необходимо:

• Подгответе аналитични изчисления за писане на окончателните отчети.
• Изчислете всеки от индикаторите им поотделно.
• Направете групиране на данните по техните типове.
• Направете филтриране и задълбочен анализ на данните.

В тази статия ще разгледаме лесни начини да ги създадем. Ще научите как една електронна таблица в Excel ви помага да създавате и анализирате динамични редове, да създавате и разглобявате по-подробна прогноза.

Създайте необходимия документ

Така че как да създадете конфигурация в Excel? Първо, трябва да съставим един прост документ, в който въвеждаме данни за последващия им анализ. Една колона трябва да има един параметър. Да вземем най-простия пример:

• Време на продажба.
• Продадени стоки.
• Цената на всички продажби.

По този начин между всички параметри във всяка отделна колона се формира връзка: предполагам, че маратонките са били продадени в 9 часа сутринта, като печалбата е n-рубли.

Форматиране на таблицата

След изготвяне на всички първоначалната информация, поставете курсора в първата клетка на първата колона, отворете раздела "Добавяне" и след това кликнете върху бутона "обобщена таблица". Веднага се появи диалогов прозорец, в който можете да извършвате следните операции:

• Ако веднага кликнете върху бутона "OK", електронната таблица на Excel ще се покаже незабавно на отделен лист.
• Напълно персонализиране на изводите.

В последния случай разработчиците ни дават възможност да определим диапазона от клетки, в които ще бъде показана желаната информация. След това потребителят трябва да определи точно къде ще бъде създадена новата таблица: на съществуваща или на новосъздаден лист. Ако кликнете върху "OK", веднага ще видите готовата маса пред вас. По този начин създаването на конфигурационни таблици в Excel е почти завършено.

От дясната страна на листа са областите, с които ще работите. Полетата могат да бъдат преместени в отделни области, след което данните от тях ще бъдат показани в таблицата. Съответно, самата конфигурация ще бъде разположена в лявата част на работното пространство.

Задържането при натискане на левия бутон на мишката, за "продукт", да го изпрати в "заглавната лента", и натиснете бутона "Сума от продажбите" в същия начин напред в полето "Стойност" (от лявата страна на листа). По този начин можете да получите размера на продажбите за целия анализиран период.

Създаване и групиране на динамични редове

За да анализирате продажбите за конкретни интервали от време, трябва да вмъкнете съответните елементи в самата таблица. За да направите това, отидете в листа "Данни" и след това поставете три нови ленти непосредствено след датата. Изберете колоната с името на продукта, след това кликнете върху бутона "Поставяне".

Много е важно всички новосъздадени колони да са в вече съществуваща таблица с оригиналните данни. В този случай не е необходимо отново да създавате конфигурационните таблици в Excel. Ще добавите нови полета с необходимите данни.

Използваните формули

Например, новосъздадените колони могат да се наричат ​​"Година", "Месец", "Месеци-години". За да получите данните, от които се интересуваме, всеки от тях ще трябва да напише отделна формула за изчисления:

• В "Годишен" вмъкваме формула на формуляра: "= YEAR" (с посочване на датата).
• Този месец трябва да бъде допълнен с израза "= МЕСЕЦ" (също с позоваване на датата).
• В третата колона вмъкваме формулата на формуляра: "= CLICK" (позовавайки се за една година и за един месец).

Съответно получаваме три колони с всички първоначални данни. Сега трябва да отидете в менюто "Резюме", да кликнете върху всяко свободно място в таблицата с десния бутон на мишката и след това в отвореното контекстното меню изберете Update. Обърнете внимание! Внимателно напишете формулите в електронните таблици на Excel, защото всяка грешка ще доведе до неточна прогноза.

Как да се водят анализ на продажбите по години?

Отново задържаме елемента "Година" с левия бутон на мишката, след което го плъзнете в "Име на колоната", след което обобщената таблица започва да показва резултатите от продажбата на определен тип продукт за всички години. И ако също трябва да анализирате месечните продажби? Също така, изстискваме LMC "Month", като го плъзгаме под годишната колона.

За да получите визуална динамика на месечните промени в продажбите по години, полето "Месец" трябва да се влачи директно в годишната колона, която преди е преместена в "Име на колоната". След като завършите тази операция, ще видите таблицата в следния изглед:

• Размерът на продажбите на конкретен продукт за цялата година.
• Динамика на продажбите на всеки от тях по години.

Ние премахваме данните от проблема

Да предположим, че от издаването трябва да премахнем данните за октомври, тъй като нямаме пълни статистически данни за него. В обобщителната таблица търсим "Филтър за отчета", след което преместете "Година-месец" в него.

Над таблицата се показва филтър, в който искате да поставите отметка в квадратчето до "Избиране на няколко елемента". След това в списъка, който се показва, премахнете отметката от октомври, след което кликнете върху "OK".

По този начин можете да добавяте и премахвате елементи от филтъра, генерирайки наистина подходящи и необходими анализи. Програмата автоматично ще изчисли цифрите за месеците, от които се интересувате, като ясно показва динамиката на промените в показателите.

Ние изчисляваме прогнозите

Нека се опитаме да предскажем резултатите от продажбите за известно време. За да направите това, първо трябва да деактивирате общите суми, така че да не въвеждат неточности в генерираната прогноза.

За да направите това, поставете курсора в полето "Общо общо", след което кликнете върху бутона "Изтриване на общото общо". След това изпълняваме автоматична актуализация електронна таблица в Excel по начина, описан по-горе (кликнете върху десния бутон на мишката, изберете "Обнови").

В резултат на това тези данни се губят от нашата обобщена таблица. За изграждането на визуално представяне на прогнозите за продажбите, поставете курсора на годината, които се планира да постави началото, а след това щракнете върху бутона ляво на мишката върху бутона "модел за прогнозиране График".

След това се появява красив и информативен график, в който се представят визуализираните резултати от купуващата дейност под формата на прогноза, интересна за вас. Това ще спести енергия и ще спести пари, които могат да бъдат използвани за закупуване на стоки, които наистина са необходими.

Използваме други източници на данни, за да създадем обобщена таблица

Време е да помислите за по-сложни уроци в Excel. Обобщаваща таблица може да бъде създадена от документи, редактирани от други потребители.

Функцията "Обединяване" ще ни помогне в това. Тази програма ви позволява автоматично да обедините текста на документа и необходимите адреси, имена или друга необходима информация, за да създадете персонализирани прогнози, които в нашия случай са необходими.

Функцията за сливане в по-късните версии на "Office" остава практически непроменена в сравнение с Office 2003. Заявките към базите данни за избор на източник на данни обаче могат да се изпълняват чрез Microsoft Query. За да получите данни от конфигурация на Excel, трябва да имате два обекта:

• Главният документ, съдържащ необходимата ви информация, както и полетата, които показват Excel, какви данни трябва да се вмъкнат в документа. Основната таблица е стандартен документ за табличен процесор, но трябва да посочите в диалоговия прозорец Помощ за обединяване по пощата, че тя трябва да се използва като основна таблица.
• Източник на данни, съдържащ информацията, необходима за съставяне на прогнозата. Можете да създадете нова маса по начина, който споменахме по-горе.

Когато се получи процесът на създаване на обобщени документи, програмата създава едно копие за всеки от записите, които се съдържат във файла с източник на данни. Тези файлове могат да се показват като отделни секции от нов документ или да се използват като раздели на обобщената ви таблица.

Просто кликнете върху полето, което ви трябва, с левия бутон на мишката и можете да видите изходните данни вместо имената на полетата, които се появяват в главния документ. Полетата могат да се вмъкват навсякъде в документа.

Използвани категории

Също така можете да използвате категорията ASK, което означава "заявка" и FILLIN, което означава "попълване", NEXT и NEXTIF, ELSE. Можете също да конфигурирате параметрите на тези прогнозни елементи, които ще се показват в крайната таблица. Можете да намерите необходимия запис с помощта на специален филтър или просто да сортирате данните, както споменахме по-горе.

Когато сте готови да създадете основен документ, диалоговият прозорец "Сливане" предоставя на потребителя възможността да идентифицира и коригира индивидуални грешки преди да се появят. Когато всичко е проверено, можете безопасно да натиснете бутона "Обединяване". Ако искате да се слеете чрез имейл, ще бъдете подканени да инсталирате програмата за електронна поща (ако нямате инсталирана програма).

В случай, че възникне грешка по време на сливането, това показва неправилно определено поле в чужд документ или използваните данни са представени в неподдържан формат. Следователно тази процедура трябва да бъде преразгледана отново.

Като цяло Excel (работейки с обобщени таблици, в които обмисляме) позволява не само да провеждаме сравнително сложни анализи на покупателната способност, но и да създаваме прогнози, базирани на тях.